COVID-19 je pokrenuo najveću virtualizaciju u svijetu poslovanja. Preko noći su se organizacije, timovi i pojedinci morali prilagoditi novom normalnom načinu rada. Od sredine ožujka 2020. godine više od 90% radne populacije u svijetu prisiljeno je raditi od doma, dok prema podacima iz State of Global Workforce istraživanja, tijekom 2019. godine s udaljenih lokacija radilo je tek 20% zaposlenika. Ključno pitanje u ovom trenutku je kako će posao izgledati u budućnosti.
Nakon više od dva mjeseca rada od doma, brojne analize ukazuju da su glavni preduvjeti za sigurno i neometano poslovanje:
- Transformacija organizacijske kulture i prilagodba novonastaloj situaciji
- Podizanje razine sigurnosti implementacijom novih sigurnosnih rješenja
Rad na daljinu zahtjevniji je od rada u uredu, i u aspektu timske suradnje i u aspektu sigurnosti. Nedostatak interakcije licem u lice, nepoznavanje i nelagoda s različitim oblicima elektroničke komunikacije mogu kočiti rad timova i poslovnih procesa. S druge strane, upravo su se pravilno implementirana kolaboracijska rješenja pokazala ključnima za otklanjanje takvih nedostataka novog načina rada. U prvom redu, to su rješenja za virtualne sastanke koja uključuju organizaciju, snimanje i transkripciju sastanaka kao i rješenja za timsku kolaboraciju koja će omogućiti svim članovima tima uvid u stvarno stanje projekata i povezanost.
Zaključak je to istraživanja koje je tvrtka Freeform Dynamics provela kroz razgovore s više od 1500 IT lidera. Za neometan nastavak poslovanja nužno je pružiti zaposlenicima tehnološka rješenja koja će im omogućiti interaktivan rad s udaljenih lokacija.
Stvari više nikada neće biti iste
Rad na daljinu je tek početak dugoročnih trendova koji će oblikovati budućnost poslovanja. Mijenja se priroda posla, a zaposlenici žele veću fleksibilnost - integraciju korisničkog i timskog iskustva gdje god bili; u uredu ili doma. Uz kolaboraciju, sigurnost u virtualnom poslovanju postaje jedan od najbitnijih elemenata, a sve to prate i rastuća očekivanja od strane korisnika.
Iako tvrtke polako otvaraju vrata svojih ureda, novi način rada donio je mnoge benefite: povećanu produktivnost zaposlenika, optimizaciju troškova, agilnost u poslovanju te fleksibilnost koja zaposlenicima bolje odgovara nego striktno radno vrijeme. Čak 87% zaposlenika smatra da su za vrijeme rada od doma bolje povezani s kolegama dok komuniciraju online te da su više involvirani u procese i kulturu tvrtke. 54% zaposlenika želi nastaviti raditi od doma, dok njih 75% želi povremeno raditi u uredu, a povremeno doma.
Budućnost je sada
Novonastala situacija zahtijeva prilagodbu svih poduzetnika, bez obzira na veličinu tvrtke. Iako navedene prednosti ne možemo izravno ili isključivo pripisati naprednim mogućnostima rada na daljinu, činjenica je da su virtualni timovi i kvalitetni kolaboracijski alati značajno pomogli da se postignu bolji rezultati, komunikacija i produktivnost. Razmišljajući o razdoblju poslije pandemije, mnogi su već utvrdili kako sigurne i učinkovite mogućnosti rada na daljinu mogu pomoći pri smanjenju troškova najma nekretnina i putovanja u budućnosti.
Nužna je maksimalna fleksibilnost te kombinacija najboljih elemenata od novog i tradicionalnog načina rada, a transformaciju i adaptaciju poslovanja uvelike će olakšati sigurna i kvalitetna kolaboracijska rješenja poput Cisco Webexa.
Jedinstvena platforma za upravljanje hardverskim i softverskim rješenjima
Cisco Webex je moderna kolaboracijska platforma koja omogućava neometanu komunikaciju s bilo koje lokacije. Webex je vaša poveznica s uredom, kolegama, ali i privatnim kontaktima. U zadnja 4 radna tjedna bilježi više od 450 milijuna aktivnih korisnika. Preuzmite besplatni Webex i uvjerite se zašto je najsigurnija kolaboracijska platforma.
U složenim ICT projektima rani problem često se vidi kao trend odstupanja od plana, a ne kao propušten rok. Pomicanje ključnih aktivnosti, veći utrošak čovjek-dana, nedostupni resursi i neispunjeni preduvjeti mogu najaviti da dinamiku treba prilagoditi. Kada nekoliko projekata istodobno traži iste stručnjake, voditelji projekata, tehnički voditelji i nadležni organizacijski rukovoditelji zajednički usklađuju prioritete. I nove korisničke zahtjeve treba procijeniti prije prihvaćanja, budući da i manja izmjena može tražiti dodatni angažman ili pomaknuti povezane aktivnosti. Tada se razmatraju utjecaji na tehničko rješenje, opseg, troškove, rokove i kvalitetu, a odluku potvrđuje sponzor projekta. Završena implementacija potvrđuje ispunjenje projektnih obveza, ali ne govori sama po sebi kakvu je korist rješenje donijelo korisniku. Poslovni učinak može se procijeniti nakon određenog razdoblja korištenja, kroz učinkovitost procesa, dostupnost sustava ili kvalitetu usluge. O ranom prepoznavanju odstupanja, usklađivanju resursa i praćenju vrijednosti nakon implementacije, ističe za ICTbusiness Media - ICTbusiness.info Veronika Petrović, voditeljica projekata u Combisovu Uredu za upravljanje projektima.
Combisov Ured za upravljanje projektima razvijao se usporedno s kompanijom koja je od manje IT tvrtke izrasla u jednog od većih ICT integratora u regiji. U posljednjih pet godina PMO je narastao s četiri do pet na 11 članova, a godišnje kroz njega prolazi 30 do 40 projekata, ovisno o veličini i složenosti. Raspodjela projekata nastoji se organizirati tako da voditelji imaju dovoljno vremena za kontrolu isporuke i komunikaciju s korisnikom. U posljednjih godinu dana tim se sve više bavi primjenom umjetne inteligencije u projektnom menadžmentu. AI pomaže u ranom otkrivanju rizika, izradi početnog plana i pripremi statusnih izvještaja, a koristi se i za analizu dokumentacije, izdvajanje zadataka te pripremu zapisnika i prezentacija. U Combisovu PMO-u umjetnu inteligenciju opisuju kao dvanaestog člana tima, a Microsoft Power Automate automatizira procese i povezuje različite alate. Konačna procjena, odgovornost za odluke i komunikacija u izazovnim situacijama ostaju na ljudima. O tome kako se AI koristi u projektnom radu i koje će kompetencije voditeljima biti ključne, ističe za ICTbusiness Media - ICTbusiness.info Tena Galić, voditeljica projekata u Combisovu Uredu za upravljanje projektima.
Combisovi voditelji projekata u PMO-u zaduženi su za najsloženije i najveće isporuke. Za konkretan projekt voditelj odgovara za plan, rokove, resurse, rizike i komunikaciju s naručiteljem, dok je tehnički voditelj zadužen za izvedbu i provjeru rješenja. PMO na razini organizacije razvija metodologiju, dodjeljuje voditelje složenim projektima i provjerava primjenu dogovorenih pravila. Uspješnost se prati kroz ključne projektne točke, utrošene čovjek-dane, financijski rezultat i kvalitetu dokumentacije, testiranja i primopredaje. Posebna se vrijednost vidi kada se rizik otkrije dovoljno rano da se prilagode plan ili prioriteti, odnosno uključe osobe ovlaštene za odluku. Veliki infrastrukturni projekt koji navodi dovršen je u ugovorenom roku i budžetu unatoč nepotpunoj dokumentaciji i odlukama koje su ovisile o naručitelju. Naučene lekcije s projekata zatim se analiziraju i koriste za prilagodbu metodologije, procesa i svakodnevnog rada. O podjeli odgovornosti, mjerenju rezultata i prijenosu iskustava, ističe za ICTbusiness Media - ICTbusiness.info Ivana Skočanić, voditeljica projekata u Combisovu Uredu za upravljanje projektima.
