Kako držati svoj e-mail inbox pod kontrolom

Kako držati svoj e-mail inbox pod kontrolom

Foto: Fotolia

Najbolji način da preuzete kontrolu nad vašim sandučićem za elektroničku poštu je da donesete odluku o tome što će te učiniti sa svakim e-mailom kada ga prvi put pročitate, umjesto da samo bacite pogled na njega i ostavite ga za kasnije. To ima dvije prednosti. Na prvom mjestu to osigurava vaš sandučić da se ne pretvori u pretrpan nered, te vam štedi vrijeme tako što ne morate čitati isti e-mail više od jednog puta.

Zvuči teško, ali nije, potrebno je samo malo planiranja i nekoliko jednostavnih pitanja.

Izaberite vrijeme

Ako vaš posao zahtijeva od vas da morate odmah reagirati na poruke, potrebno je odrediti koliko puta i u kojem vremenu će te pregledavati novu poštu. Na primjer, odvojit će te sat vremena između 9 i 10 ujutro za pregledavanje pošte, te će te to isto ponoviti između 4 i 5 popodne. U međuvremenu, probrat će te važne poruke a ostatak će te ignorirati.

Ovo zna biti poprilično teško. Ali ako se držite ovog rasporeda , vidjet će te da će vaš sandučić biti mnogo manje neodoljiv. I imati će te veče komade vremena na raspolaganju da se posvetite stvarnom poslu.

Sljedeći korak je prolazak krov vaš poštanski sandučić, čitajte e-mail poruke jednu po jednu i postavite si ova brza pitanja s popisa za svaku poruku.

1. Jeste li trebali dobiti ovaj e-mail

Možda je dosadno, ali se ovo zapitajte svaki puta. To je dobar podsjetnik da se odjavite, filtrirate i sami uklonite s liste za primanje newslettera koji vam ne treba .

2. Trebate li uopće odgovoriti na taj e-mail

Začudo, odgovor nije uvijek da. Ako je poruka informativnog karaktera ili je grupna poruka koja ne zahtijeva vašu reakciju, pročitajte ga, uzmite u obzir korisne informacije i zato ga arhivirajte ili izbrišite.

3. Jeste li vi osoba koja se mora baviti zaduženjem koje se nalazi u e-mailu, ili ga možete proslijediti nekome

Sjetite se da ne morate nositi sav teret i napraviti sve što se od vas traži. Ako imate asistenta a šef baš vama šalje i one najjednostavnije zadatke. Proberite bitne zadatke a ostale manje bitne proslijedite svome asistentu.

4. Trebaju li vam informacije od nekoga kako bi mogli odgovoriti na e-mail?

Ako je odgovor da, odmah potražite informacije od osobe koje trebate kako bi mogli maknuti poruku iz vašeg sandučića.

5. Možete li odmah odgovoriti na e-mail, u manje od 5 minuta?

Dobar broj e-maila ne zahtijeva dodatne informacije od vas ili od bilo koga drugoga, pa se na njih može odgovoriti poprilično brzo. Ako je takva vaša poruka , odmah odgovorite na nju, to će vam uštedjeti vrijeme ponovnog čitanja, obrade i razmišljanja. A bonus je što su kratki odgovori kod brzog odgovaranja više prihvatljiviji.

6. Je li to hitno?

Hitnost nažalost ne ovisi o vama, ako je e -mail hitan, sami odlučite hoćete li na njega odmah odgovoriti ili će te ga ostaviti za kasnije kad završite s čišćenjem sandučića.

Što učiniti s ostatkom pošte?

Ako vam je potrebno više od pet minuta za odgovoriti na e-mail, takav e-mail nije hitan te sami odlučite kada će te odgovoriti na njega.

Još iz kategorije

Legendarni potez Stevea Jobsa na kritike

Legendarni potez Stevea Jobsa na kritike

11.08.2020. komentiraj

Bihevioralna psihologija koristi se kao tehnika u borbi protiv kriminala, ali može se primijeniti i u svakodnevnom životu, što je najbolje pokazao tijekom jednog intervjua Steve Jobs. Naime, upotrijebio je tehniku S.T.O.P. da bi se suočio sa žestokim i argumentiranim kritikama jednog developera, nezadovoljnog činjenicom da se Apple 1997. bez ikakvog razloga i povoda odlučio odbaciti podršku za OpenDoc.

Emil Tedeschi: Ne postoji kristalna kugla koja garantira uspjeh

Emil Tedeschi: Ne postoji kristalna kugla koja garantira uspjeh

06.08.2020. komentiraj

Predsjednik Atlantic Grupe jedan je od najuspješnijih biznismena u Europi, a njegov poslovni put do vrha inspirativna je priča o poslovanju u kojem uvijek treba imati rješenje u rukavu za najgore situacije.

Bill Gates kaže da je uspjeh stigao tek nakon što je naučio jednu posebnu vještinu

Bill Gates kaže da je uspjeh stigao tek nakon što je naučio jednu posebnu vještinu

31.07.2020. komentiraj

Bill Gates je prošle godine tijekom obraćanja srednjoškolcima u Lakeside školi, koju je i sam završio, otkrio kako nije mogao postići uspjeh sve dok nije naučio jednu posebnu vještinu - kako izabrati pravog zaposlenika i pravi posao za njega.