Kako držati svoj e-mail inbox pod kontrolom

Kako držati svoj e-mail inbox pod kontrolom
Fotolia

Najbolji način da preuzete kontrolu nad vašim sandučićem za elektroničku poštu je da donesete odluku o tome što će te učiniti sa svakim e-mailom kada ga prvi put pročitate, umjesto da samo bacite pogled na njega i ostavite ga za kasnije. To ima dvije prednosti. Na prvom mjestu to osigurava vaš sandučić da se ne pretvori u pretrpan nered, te vam štedi vrijeme tako što ne morate čitati isti e-mail više od jednog puta.

Zvuči teško, ali nije, potrebno je samo malo planiranja i nekoliko jednostavnih pitanja.

Izaberite vrijeme

Ako vaš posao zahtijeva od vas da morate odmah reagirati na poruke, potrebno je odrediti koliko puta i u kojem vremenu će te pregledavati novu poštu. Na primjer, odvojit će te sat vremena između 9 i 10 ujutro za pregledavanje pošte, te će te to isto ponoviti između 4 i 5 popodne. U međuvremenu, probrat će te važne poruke a ostatak će te ignorirati.

Ovo zna biti poprilično teško. Ali ako se držite ovog rasporeda , vidjet će te da će vaš sandučić biti mnogo manje neodoljiv. I imati će te veče komade vremena na raspolaganju da se posvetite stvarnom poslu.

Sljedeći korak je prolazak krov vaš poštanski sandučić, čitajte e-mail poruke jednu po jednu i postavite si ova brza pitanja s popisa za svaku poruku.

1. Jeste li trebali dobiti ovaj e-mail

Možda je dosadno, ali se ovo zapitajte svaki puta. To je dobar podsjetnik da se odjavite, filtrirate i sami uklonite s liste za primanje newslettera koji vam ne treba .

2. Trebate li uopće odgovoriti na taj e-mail

Začudo, odgovor nije uvijek da. Ako je poruka informativnog karaktera ili je grupna poruka koja ne zahtijeva vašu reakciju, pročitajte ga, uzmite u obzir korisne informacije i zato ga arhivirajte ili izbrišite.

3. Jeste li vi osoba koja se mora baviti zaduženjem koje se nalazi u e-mailu, ili ga možete proslijediti nekome

Sjetite se da ne morate nositi sav teret i napraviti sve što se od vas traži. Ako imate asistenta a šef baš vama šalje i one najjednostavnije zadatke. Proberite bitne zadatke a ostale manje bitne proslijedite svome asistentu.

4. Trebaju li vam informacije od nekoga kako bi mogli odgovoriti na e-mail?

Ako je odgovor da, odmah potražite informacije od osobe koje trebate kako bi mogli maknuti poruku iz vašeg sandučića.

5. Možete li odmah odgovoriti na e-mail, u manje od 5 minuta?

Dobar broj e-maila ne zahtijeva dodatne informacije od vas ili od bilo koga drugoga, pa se na njih može odgovoriti poprilično brzo. Ako je takva vaša poruka , odmah odgovorite na nju, to će vam uštedjeti vrijeme ponovnog čitanja, obrade i razmišljanja. A bonus je što su kratki odgovori kod brzog odgovaranja više prihvatljiviji.

6. Je li to hitno?

Hitnost nažalost ne ovisi o vama, ako je e -mail hitan, sami odlučite hoćete li na njega odmah odgovoriti ili će te ga ostaviti za kasnije kad završite s čišćenjem sandučića.

Što učiniti s ostatkom pošte?

Ako vam je potrebno više od pet minuta za odgovoriti na e-mail, takav e-mail nije hitan te sami odlučite kada će te odgovoriti na njega.