Inovacijski konzultant se susreće s mnogim paradoksima u svom poslu. Neki od njega pogrešno očekuju da mu je zadaća dati im ideju vrijednu „milijun dolara“. Pokušavam pojasniti da konzultant nije tu za „serviranje ručka“, već za osposobljavanje kako bi organizacija sama mogla pripremati svoj „innovation menu“. Ostanimo u gastronomskoj terminologiji: ovdje ćemo predložiti primjer „kuharice“ za disruptivnu digitalnu transformaciju u konferencijskoj industriji.
U prošloj smo kolumni vidjeli kako je tek koji postotak konferencija transformiran u virtualno područje. Takva transformacija znači mogućnost (punog) sudjelovanja u konferenciji „na daljinu“. Srednja linija je „hibridna konferencija“, u kojoj se ravnopravno mogu koristiti mogućnosti F2F („face-to-face“) i „virtual presence“.
JESTE LI ZNALI?
... da je „user experince“ virtualnih konferencija vrlo pozitivno? Prikazani su zgodni primjeri konferencija s tradicijom „virtualnosti“ i „hibridnosti“:
Case study 1:
ACRL (Association of College and Rersearch Libraries - Udruženje visokoškolskih i istraživačkih knjižnica) još od 2011. organizira „hibridne“ konferencije koje imaju sve više i više „virtualnih“ sudionika „na daljinu“. Svih >3.000 sudionika ukupno imaju pristup „virtualnoj konferenciji“, a preko 300 sudionika se odlučilo za samo „daljinski“ pristup. To su oni koji nisu mogli odvojiti vrijeme za izbivanje sa svojeg radnog mjesta ili pokriti troškove putovanja i smještaja. Jedan od „virtualnih“ sudionika ACRL 2015 svoje prisustvo konferenciji „na daljinu“ komentirao ovako:
„Drago mi je znati da mogu pristupati (sadržajima) virtualne konferencije cijelu godinu - to mi je uistinu pomoglo odlučiti se fokusirati na određene teme!“.
Fizički „venue“:
... vs. virtualni:
Case study 2:
Da se stvari uistinu već događaju, ovdje primjer posve virtualne konferencije, održane u prosincu 2016:
2016 SharpBrains Virtual Summit: Reinventing Brain Health in the Digital Age (December 6-8, 2016)
Kroz njihove FAQs se najbolje vidi koje informacije treba dati sudionicima o ovakvim načinima održavanja konferencija (u originalu, Google Translate prevodi dosta dobro!):
Frequently Asked Questions
Where will the Summit take place?
Over the Internet. All speakers and participants access the virtual meeting room from their respective locations — all that is required is a computer with Internet connection.
What is a virtual conference?
The SharpBrains Virtual Summit is essentially just like a physical conference — registered participants can access all presentations, ask pressing questions, and connect with speakers and fellow participants. The main difference is, NO ONE NEEDS TO TRAVEL.
I cannot participate live in all sessions. Will they be recorded?
Yes, all sessions will be recorded and available at no extra cost to registered participants for a full year after the Summit.
How can my organization become a Summit Sponsor or Partner?
Please contact us to discuss details.
Do you offer press passes?
Yes, please contact us with details on your publication and idea.
Do you offer CEUs/ CMEs?
Sorry, we don’t. We do offer a Certificate of Attendance to those who request it.
Ovakvih pojedinačnih primjera virtualnih ili hibridnih konferencija ima dosta, ali je „mainstream“ još uvijek na strani F2F konferencija. Konferencije su dobar primjer postupnog (inkrementalnog) prodora digitalne tehnologije. Stariji skeptici koji sumnjaju u mogućnost disruptivnog karaktera digitalne transformacije se trebaju sjetiti borbe koja se prije 20-30 godina vodila između grafoskopa s folijama i digitalnog projiciranja prezentacija! Postoje li danas još uvijek folije („transparencies“) i grafoskopski projektori?
Dakle, samo je pitanje vremena kada će se dogoditi disrupcija konferencijskog biznisa. Odlučujuće je da samo jedan od jačih „igrača“ u toj industriji krene strateški u tom smjeru i „technology push“ će biti obogaćen s „market pull“. Mainstream konferencijskog businessa će se s F2F koncepta preseliti u virtualni. Tamo će glavni „stakeholderi“ - organizatori, posjetitelji, mediji i sponzori konferencija - prihvatiti benefite koje nose prvo hibridne, a kasnije i u potpunosti virtualne konferencije.
Ovdje dva izvora koja su prikazala te benefite:
Malo modificirana „kuharica“ za promotore virtualnih konferencija bila bi ovakva:
- Manje vremena za putovanje znači više radnog i slobodnog vremena kako za organizatore, tako i za sve kategorije sudionika
- Priključujete se kada i gdje želite bez da se prisustvo/odsustvo vidi (prisustvujete od kuda i kada želite)
- Nema neugodnosti oko odgađanja letova, sigurnosnih i graničnih kontrola, gubitka prtljage
- Možete žonglirati sa zahtjevima na poslu i prisustva konferenciji
- Nema pakiranja i raspakiravanja osobnih stvari
- Pokazat ćete svojem šefu dokazive uštede troška i vremena
- Povezujete se sa širom i globalnom publikom, mnogi od njih ne bi pribivali F2F konferenciji zbog troškova i vremena
- Pristupite cijeloj konferenciji, uključivo gledate i ocijenite unaprijed prezentacije predavača u udobnosti svoga doma ili ureda
- Lako pronalazite sudionike konferencije i dogovorite razgovor, umjesto da ljude lovite po hotelskim lobby-jima ili smetete kod večera; to stvara potencijal lakšeg stvaranja poslovnih prilika
- Ne troši se uzalud papir (koji se odmah baca u smeće po povratku kući), sve je digitalizirano
- Zbog manje putovanja se uštedjelo i na gorivu i smanjio utjecaj na okoliš
- Naknadno možete pregledati sva događanja koja ste propustili
- Ako niste familijarni s novom tehnologijom, virtualna konferencija Vam je odlična vježba za ovladavanje tom nužnom vještinom
- „Millenialsi“, a pogotovo mala djeca odrasla uz smart-phones i socijalne medije će sami zahtijevati isključivo virtualne skupove jer potpuno vladaju tom tehnologijom
- Nema kompliciranog i odloženog obračuna za troškove putovanja
- Vrijeme koje gubite na putovanju iskoristite za dijeljenje informacija o konferenciji sa svojim uredskim kolegama - najvažnija svrha pribivanja konferencijama
- Kotizacija F2F konferencije je najmanje četiri puta skuplja od iste za virtualnu, čemu se dodaju troškovi puta i hotela (uz svu gnjavažu oko rezervacija)
- Alati virtualnih konferencija nude bogatu analitiku prisustva i ocjena pojedinih trackova i predavanja.
- Sponzori i izlagači imaju na virtualnim konferencijama bitno veću mogućnost prikaza svojih proizvoda (fizičkih i usluga), uz značajno nižu cijenu sponzorstva, ali i vlastitih troškova (sales experts i hostese)
- Mediji imaju bitno više informacija o podrobnostima eventa, mogućnost on-line intervjuiranja sudionika, opet uz značajno smanjene troškove.
U korištenoj terminologiji se može primijetiti pomak konferencija à event (događanje). To mogu biti sastanci svih vrsta („virtual meetings“), dakle i sjednice vlade. U javnom (vladinom) sektoru je „technology push“ jednak, ali ne postoji „market pull“. Umjesto toga imamo „authority pull“, ono što bismo mi slobodno preveli kao „politička volja“. Ima li u nas volje za digitalnu transformaciju rada Vlade? O tome, da li digitalna tehnologija omogućuje dislokaciju ministarstava iz Zagreba u njihova „prirodna staništa“, više u ovoj kolumni naredni ponedjeljak!
Dr.sc. Miroslav Mađarić
Nezavisni inovacijski konzultant
