U prošloj smo kolumni prikazali kako konferencijska „industrija“ teško prihvaća promjene. To vrijedi čak i za male „add-on's“ kao što je uključivanje sudionika u postkonferencijsku mrežu socijalnih medija. Zato nije čudno što se još uvijek održava na stotine tisuća konferencija godišnje u obliku koji je poznat desetljećima.
Što izvorno znači „konferencija“? Latinski „conferre“ (sabirati), gdje se sudionici sabiru, sakupljaju. Može biti politička, ali u konferencijskoj „industriji“ nas zanima akademska konferencija. Grčki „symposion“ (skup, sastanak, ali i gozba, večera s pijankom). Znanstvene konferencije je uistinu teško „digitalizirati“, jer pri tome otpada ovo lateralno, a mnogima privlačno značenje.
Može li se biznis vezan uz konferencije nazvati „industrijom“? Je li procjena o stotinama tisuća konferencija godišnje pretjerana? Točan broj im je naravno teško precizno utvrditi, no indikativan je broj „hitova“ na Google pomoću pretraživanja „conference agenda“ za 2017. godinu: 130.000 takvih evenata je već najavljeno za sljedeću godinu (samo s engleskim nazivom)!
Da se uistinu radi o značajnoj „industriji“ govori i knjiga uvaženog stručnjaka u toj branši Tony Rogersa „Conferences and Conventions (A global industry)“, zainteresirani je mogu pogledati OVDJE. U enormnoj količini podataka u toj knjizi nalazi se i nepobitni dokaz da se radi o pravoj „ industriji“: samo u SAD je konferencijska „industrija“ generirala prihod od 107 milijardi US$ za sve skupove održane 2006. godine!
Unatoč ovako zamamnom „venue“ (mjestu održavanja konferencije), čija je slika naslovnica knjige, Tony Rogers se bavi i tehnološkim napretkom koji utječe na konferencijsku industriju. Zanimljivo je vidjeti koje je on zaključke izvukao 2008. godine kad je knjiga objavljena i što (ne) vrijedi (još i) danas!
U jednoj mini-SWOT analizi autor navodi sljedeće snage (prednosti) F2F (face-to-face) konferencija u odnosu na virtualne:
- Tehnologija prodire u sve pore našega života pa mnogi žele konferencije kao oazu osobnih susreta;
- F2F ostvaruje mnoge željene ciljeve, kao što su: razmjena informacija, učenje, suradnja, interakcija itd.
- F2F je emocionalno superioran: „Nema takve stvari kao što je virtualno pivo!“ J
- F2F omogućuje suptilnosti i nijanse koje se ne mogu ostvariti virtualno: na primjer, predavač odmah uočava razinu zanimanja publike po njihovom govoru tijela;
- F2F je superioran u području brainstorminga, povezivanja i interaktivnosti; može razdijeliti publiku u male grupe, koristiti kontakte izvan dvorana za predavanja
- Kada se ode na konferenciju nema više odvlačenja pažnje događajima u uredu
Netko bi mogao prigovoriti zašto je ovdje prikazana analiza načinjena prije gotovo 10 godina kad su mreže socijalnih medija bile u povojima. Interaktivna komunikacija putem interneta (uključivo na mobilnim klijentima) je bila skupa ekskluziva, a ne „commodity“? Ovo je izabrano namjerno zato da se pokaže kojim se sve argumentima dokazivalo da je neka inovacija nemoguća - „Nikada virtual conferencing neće zamijeniti F2F!“.
Činjenica je da virtualne konferencije niti danas nisu mainstream: ako opet na Google tražimo „virtual conference agenda“ 2017, nalazimo manje od 1.700 hitova, dakle ispod 1,4% od pretrage općih konferencija, bez „virtual“. Ove brojke, makar samo indikativne, govore da konferencijska industrija nije digitalno transformirana. Iako je „technology push“ odstranio gotovo sve slabosti koje su prije 10 godina dokazivale da će F2F konferencije „živjeti vječno“. O tome koliko je navedenih slabosti virtualnih konferencija u međuvremenu odstranjeno, čitatelji mogu sami procijeniti iz osobnog tehnološkog iskustva!
JESTE LI ZNALI?
... da niti emocionalni argument više ne poznaje tehnološke granice? U raspravi o budućnosti F2F konferencija je autor ovih redaka ipak dozvolio da zajednički ručkovi ne mogu biti virtualni. Time sam se time svrstao uz notorne inovacijske skeptike obzirom da mi je čovjek iz branše kratko odgovorio: „Zašto Podravka ne bi isporučivala sastojke za 3D printere za printanje hrane?“.
Trebamo li za to čekati daljnjih 10 godina? Ne! Čokoladice i keksi u djeci primamljivim personaliziranim oblicima se mogu 3D printati na veliko! Već je prošle godine na CES 2015. prikazan (i isproban!) 3D printer za „printanje“ pizze:
Cijeli video s degustacijom možete vidjeti OVDJE.
Dakle, umjesto zajedničkog ručka u pauzi F2F konferencije, printat će se hrana po dogovoru sudionika, sjedit će sučelice oni koje smo odabrali, komentirati 3D printanu hranu i nazdravljati na sličan način proizvedenim pivom, vinom ili pjenušcem!
Netko će prigovoriti da je ova vizija paradni primjer desocijalizacije i sa sadašnjeg će stajališta biti u pravu. Da je netko prije 100 godina govorio kako više po selima neće biti prela i sijela, nego će svatko u svojem domu navečer gledati filmove s drugog kraja svijeta, to bi uistinu bilo nevjerojatnije nego ideja o „3D food printing“ u 21. stoljeću.
Iako virtualne konferencije s nekoliko postotaka udjela u konferencijskoj industriji tek čekaju „market pull“ (ozbiljnog igrača koji će digitalnom transformacijom predstavljati realnu tržišnu prijetnju), budućnost je već počela. DX ide svojim tijekom u nekim konferencijskim nišama, te na način koji DX ovdje (za početak) ne čini disruptivnim. To znači da se digitalna tehnologija koristi kao neizostavan dodatak F2F konferencijama ali ne ukida fizički „venue“ i fizičko skupljanje sudionika na jednom mjestu. To može biti dobra paradigma za DX i drugdje, jer je teško prevladati strah od „ubijanja“ vlastitog, uspješnog proizvoda (sjetimo se Kodaka!).
Tako osim F2F i virtual konferencijskih atributa dolazimo do pojma „hybrid conference“: za 2017 se na Google nalazi takvih 1.300 hitova. Dakle ne mnogo manje od broja najavljenih virtualnih konferencija. Što je „hybrid događanje“? F2F konferencija koja ima „virtualnu“ online komponentu. Organizatori time nisu pošteđeni značajnih troškova i drugih izazova vezanih uz „venue“. Štoviše, osim F2F trebaju organizirati i virtualnu komponentu ih kvalitetno integrirati. Sudionici su u ogromnoj prednosti: mogu se fizički pojaviti, a ne moraju (cijelo ili dio vremena konferencije), imaju mogućnost naknadnog uvida u događanja, ne propadaju im paralelne sesije, moguć je on-line networking itd itd.
Case Study 1: WLNC - World Live Neurovascular Conference
Kako to izgleda prikazano je u newsletteru IAPCO (International Association of Professional Congress Organizers). Tehnologija pomiče granice i samih F2F konferencija: „World Live Neurovascular Conference“ održanoj u Istanbulu prenosi operacije u živo tijekom konferencije iz pet gradova: Istanbul, Buenos Aires, Kobe, Shanghai, Chicago i Buffalo. Cijeli članak o ovoj konferenciji možete vidjeti OVDJE.
Naravno da ovo nije virtualna konferencija u punom smislu te riječi ali predstavlja digitalnu transformaciju prikaza sadržaja: umjesto već klasičnih predavanja s prezentacijama imamo prikaz stvarnog rada neuroendovaskularnih kirurga, uz mogućnost da sudionici vide rad kolega u realnom vremenu, pristupa svim dijelovima provedenih postupaka, postavljanja pitanja o izazovima u dnevnoj rutini, glasanja o predloženim opcijama, naknadnog uvida u sve prikazano i raspravljeno.
Case Study 2: ACTE Hybrid Conferences
ACTE (Association of Corporate Travel Executives) je zanimljiva organizacija sa članovima iz više od 100 zemalja. Ona za svoj cilj postavlja istraživanje i osvajanje obrazovnih i tehnoloških novosti koje omogućuju da poslovna putovanja budu produktivna, troškovno djelotvorna i opravdana. ACTE između ostaloga radi i na promociji virtualnih i hibridnih sastanaka i drugih vidova okupljanja poslovnih ljudi. To na prvi pogled može izgledati kao „kanibalizacija“ osnovne uloge njihovih članova - šefova odjela za poslovna putovanja u korporacijama!
Obratno, ACTE je otvoren prema inovaciji i razumije da su virtualne konferencije i drugi on-line sastanci budućnost. Zato je za svoje članove organizirao 2015. organizirao prvu hibridnu konferenciju, detalje vidjeti OVDJE. Sudionici su slobodni odlučiti doći na F2F konferenciju ili se priključiti on-line. Virtualno „prisustvo“ omogućuje gledanje dviju općih sesija, razgovarati s kolegama uokolo zemaljske kugle, postavljati predavačima pitanja u realnom vremenu. Odmah po završetku emitiranja sesija on-line sudionici imaju mogućnosti raspravljati s predstavnicima inovativne industrije.
Zaključak je jasan: virtualnost je win-win situacija za sve sudionike u konferencijskoj industriji - organizatore, posjetitelje, industrijske sponzore.
Sve ovdje prikazano je bila priprema za evaluaciju kapaciteta digitalne transformacije u konferencijskoj industriji, što smo najavili u prošloj kolumni. U ovom su se uvodu otvorile mnoge teme, a različiti izvori navode brojne argumente zašto smatraju da je virtualnost nedvojbena budućnost konferencijske industrije. Argumenti koji govore „za“ virtualne konferencije su općerazumljivi i mogu poslužiti kao dobar primjer analize potencijala digitalne transformacije u bilo kojoj „industriji“. O tim argumentima više u ovoj kolumni naredni ponedjeljak!
Dr.sc. Miroslav Mađarić
Nezavisni inovacijski konzultant
