Prednosti korištenja neovisnog alata za arhiviranje e-pošte za M365 i Google Workspace korisnike

Prednosti korištenja neovisnog alata za arhiviranje e-pošte za M365 i Google Workspace korisnike

Organizacije danas sve više razmišljaju o prebacivanju poslovanja u oblak i prilagođavaju svoje poslovne procese kako bi mogle u potpunosti iskoristiti fleksibilnost cloud rješenja kao što je Microsoft 365 i Google Workspace, jednih od najpopularnijih aplikacija za poslovnu komunikaciju. Međutim, osim pogodnosti koje nude takvi sustavi, svaka kompanija mora uzeti u obzir i moguće rizike i primjereno se pripremiti kako bi se izbjegla nepotrebna izloženost gubitku podataka iz e-mail komunikacije koja vrlo često sadrži vrlo vrijedne informacije za poslovanje (račune, narudžbe, ugovore, osobne informacije…).

Kritične točke u kojima može doći do problema u funkcioniranju cijelog sustava brojne su: korisnici, njihovi e-mail klijenti i aplikacije, lokalna pohrana podataka, poslovično ogromne PST datoteke, neažurni backup, pravni zahtjevi… E-mail arhiviranje obično je usluga rezervirana samo za najskuplje pakete, a ono na što bi korisnici ovih cloud aplikacija posebno trebali obratiti pozornost je uključuje li njihova usluga e-pošte i mogućnosti:

  1. Jednostavno vraćanje poruka i njezinih priloga: u slučajevima kada je potrebno vanjsko rješenje za vraćanje izvezenih e -poruka, dostupnost e-pošte može biti otežana
  2. Zaštita podataka ako se izbriše račun zaposlenika ili licence: organizacija treba imati na umu mogući gubitak podataka ukoliko ne želi više plaćati višak licenci u slučaju odlaska zaposlenika
  3. Neovisnost o platformi: Ako email poslužitelj ili platforma nije dostupna iz tehničkih razloga, bitno je osigurati dostupnost klijenta e -pošte kao i pristup arhivi
  4. Dostupnost lokalnog rješenja: mogućnost pohrane e-poruka i na lokalni poslužitelj
  5. Poruke i podaci nadohvat ruke: bitno je krajnjim korisnicima omogućiti lak i jednostavan pristup i pretraživanje poruka kako bi se IT odjel i administratori rasteretili ovakvih svakodnevnih zadataka
  6. Usklađenost s pravnim zahtjevima i novim pravnim regulativama (GDPR): omogućava izbjegavanje financijskih troškova povezanih s nepoštivanjem regulativa

IT odjelima i specijaliziranim kompanijama zadatak je osigurati da sve radi savršeno i glatko, a da korisnici i vlasnici kompanija budu zadovoljni. Zadržavanje kontrole nad e-mailovima i visoka razina sigurnosti prioriteti su u tom slučaju, a jedno od mogućih rješenja za ovakva pitanja može ponuditi MailStore Server.

Prednosti MailStore rješenja za korisnike M365 i Google Workspace

Zaštita od gubitka podataka: slučajno ili namjerno, kada god zaposlenici brišu e -poštu, može doći do mnoštva problema. Scenariji u kojima korisnik briše cijeli sadržaj poštanskog sandučića pri napuštanju tvrtke posebno je ozbiljan. U kompanijama diljem svijeta kritični se podaci gube na ovaj način svaki dan. Uz pomoć rješenja za arhiviranje e -pošte, sav postojeći i budući ulazni i odlazni promet e -pošte može se u potpunosti arhivirati i zaštititi od manipulacija, pri čemu se učinkovito sprječava gubitak podataka.

Smanjenje IT troškova: Arhiviranje e -pošte može pomoći smanjiti troškove upravljanja e -poštom uključujući povezane zadatke administratora (npr. korisnici koji podnose posebne zahtjeve za porukama e -pošte vraćene sa sigurnosnih kopija ili poslužitelja e -pošte). Zahtjevi za pohranom, a time i veličinom poštanskog sandučića često se mogu značajno smanjiti i time utjecati na smanjenje troškova IT opreme.

Povećanje produktivnosti: Univerzalan pristup informacijskom resursu e-pošte značajno poboljšava produktivnost unutar poduzeća jer korisnici mogu na razne načine pristupiti arhivi i brzo pregledavati poruke e-pošte zahvaljujući iznimno moćnoj funkciji pretraživanja cijelog teksta poruke.

Brzi povrat ulaganja: Korištenje rješenja za arhiviranje e -pošte smanjuje opterećenje IT odjela i može pomoći u smanjenju troškova pohrane. U pravilu, početni troškovi rješenja za arhiviranje e -pošte se brzo isplate. Tvrtke se mogu istovremeno zaštititi od financijskog rizika od gubitka podataka ili kršenja zakona. A kod odabira pristupačnijih paketa cloud email platformi koji ne uključuju funkciju arhiviranje e-pošte, vanjsko rješenje može biti povoljnije od kupovine dodatnih paketa funkcionalnosti.

Veća neovisnost: Čak i kada cloud usluga ili poslužitelj e-pošte nije dostupan, svaki korisnik može kroz arhivu pristupiti svim porukama e-pošte. U bilo kojem trenutku može se povratiti bilo koja poruka iz arhive u standardnim formatima. Time se jamči dugoročna neovisnost sustava, čak i od samog poslužitelja MailStore.

Arhiviranje e -pošte jedan je od najvažnijih elemenata upravljanja poslovnim informacijama i trebao bi biti sastavni dio IT strategije svake tvrtke. Prilikom odabira uvijek uzmite u obzir kako bi se Vaši podaci trebali čuvati na sigurnom i biti lako dostupni kroz duže vremensko razdoblje.

Sustav za arhiviranje MailStore Server podržava sve važnije sustave za razmjenu elektroničke pošte pa tako i Google Workspace i M365. Odlikuje se skromnim zahtjevima za sustave na kojima se “vrti”, što olakšava njegovo korištenje i arhiviranje e-mailova. Sustav je moguće lako i brzo instalirati na bilo koje računalo s Windowsima i nema potrebu za vanjskom bazom podataka – ova tehnologija koristi vlastiti sustav baza, a sve potrebne komponente dostupne su odmah po instalaciji.

Više od 60 tisuća malih i srednjih poduzeća u proteklim je godinama prihvatilo MailStore Server, a njihove povratne informacije poslužile su za poboljšanje i unaprjeđenje ovog sustava.


 

Saznajte više detalja na live webinaru 5.10. u 14 sati, prijavite se na:

https://attendee.gotowebinar.com/register/2213060037732181774

Za više informacija, kao i besplatnu trial licencu, obratite se na mailstore@veracompadria.com

Još iz kategorije

Lansirana nova verzija Kali Linuxa 2021.3

Lansirana nova verzija Kali Linuxa 2021.3

24.09.2021.

Kali Linux verzija 2021.3 puštena je sa setom novih alata, ali njeni kreatori otvoreno kažu da sve te nove mogućnosti jesu sjajne za penetracijsko ispitivanje, ali istovremeno Kali čine lošijim za općenitu uporabu.

Asseco kupnjom IT Sistema i eVisiona širi svoj portfelj usluga

Asseco kupnjom IT Sistema i eVisiona širi svoj portfelj usluga

23.09.2021.

O najnovijem domaćem preuzimanju razgovarali smo s Igorom Gržaljom, predsjednikom Uprave ASEE Hrvatska koji ističe kako će im novo pojačanje olakšati proširenje postojećih rješenja koja omogućuju korisnicima da što brže i efikasnije provedu proces digitalne transformacije.

ICT rješenja za održive gradove

ICT rješenja za održive gradove

22.09.2021.

U sklopu Europskog tjedna mobilnosti u gradu Osijeku sudionici ovog događanja posjetili su osječki ured Ericssona Nikole Tesle. Održano je predavanje na temu kako tehnologije budućnosti omogućuju kreiranje novih digitalnih usluga koje će dovesti do značajnih promjena u navikama građana u gradskoj mobilnosti i održivom razvoju pametnih gradova.