Digitalizacija preduvjet opstanka na tržištu

U ovim kriznim vremenima jako se mnogo govori o digitalizaciji poslovanja, a primjerice zbog EU zakonodavstva od sredine prošle godine obvezna je razmjena računa u elektroničkom obliku s tijelima javne vlasti i institucijama koje su obveznici javne nabave. O razvoju novih digitalnih rješenja i usluga, ali i primjeni e-računa razgovarali smo s direktorom servis Moj e-Račun Markom Emerom.

On ističe da kroz Moj-eRačun mrežu, infrastrukturu u koju je umreženo 300 proizvođača ERP i računovodstvenih softvera u Hrvatskoj, svaki poslovni subjekt može slati i zaprimati eRačune iz svog računovodstvenog programa. Ukupno je u ovom trenutku više od 90 tisuća korisnika.

Sustav elektroničke razmjene računa među tvrtkama i javnim institucijama je obvezan. Kakvo je stanje danas na tržištu i o kolikom je broju razmjene riječ kada se pogleda 2019 godina?

Servis Moj-eRačun broji više od 90.000 korisnika, primatelja i pošiljatelja eRačuna. Taj broj korisnika nije posljedica stupanja na snagu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, štoviše mrežu korisnika gradimo od kraja 2013. godine i više od 70% naših korisnika Zakon su dočekali spremni. Još i prije 2018. godine uporno tvrdimo kako je realni sektor pokretač digitalne transformacije gospodarstva kroz uvođenje eRačuna kao bržeg, jednostavnijeg i efikasnijeg načina razmjene računa. Čim smo stupili na tržište imali smo jednu poruku, a to je da je jedini način da budemo konkurentni na tržištu Europske unije je da poslovne procese posložimo kao najuspješniji među njima, odnosno eliminiranjem administrativnog troška; ispisivanja, kuvertiranja, poštanskog slanja računa pa, nekad i kasnijeg, zaprimanja računa što generira novčane penale, prepisivanja podataka s računa koji zbog obujma posla mogu generirati pogreške, pa arhiviranja računa i pretrage tih arhiva. Najbolje zapravo računovođe znaju koji benefit uživaju ukidanjem tog nekorisnog rada, a menadžeri koliko veći nadzor imaju na svim procesima unutar tvrtke. Upravo to ukidanje administrativnog troška i veći nadzor nad procesom te eliminacija nekorisnog rada jedan su od najvažnijih motiva zašto je EU donijela Direktivu 2014/55/EU kojom je eRačun ugrađen u zakonodavstva zemalja članica, prvo kroz postupak javne nabave, a  uskoro vjerojatno i u B2B sektor. Kada se osvrnemo na 2019. godinu, ona je bila dinamična i stekli smo jasnu sliku o tome zašto neki opstaju unatoč svemu, a drugi nestabilnosti na tržištu osjete u značajnijoj mjeri. Uzmite za primjer Skandinavske zemlje koje nisu čekale ni zakone ni odluke vlade da pronađu najefikasnije poslovne procese kojima će osigurati da su brži, bolji i jači od konkurencije. U Hrvatskoj je postojao otpor prema eRačunu čak i kad je bilo jasno da će Zakon biti donesen. Bez obzira na stotine edukacija koje smo odradili u pet godine, bez obzira na infrastrukturu Moj-eRačun mreže gdje je u više od 300 ERP i računovodstvenih softvera bilo moguće slati i zaprimati eRačune, postojao je dobar dio tržišta, pretežito sektorskih i javnih naručitelja, koji ni 1. srpnja 2019. godine nisu znali što se od njih očekuje i zašto eRačun. Naših 90.000 korisnika u proteklih je šest godina razmijenilo više od 20 milijuna eRačuna i drugih dokumenata. Danas je od tih 90.000 korisnika oko 95 posto njih iz realnog sektora, što samo govori da postoje tvrtke koje su spremne ući u utakmicu ravnopravno s drugima na europskom tržištu, oni su nositelji digitalizacije gospodarstva. No, još je velik broj onih koji ne shvaćaju prednosti elektroničkog gospodarstva i koji se, iz mjeseca u mjesec, guše u troškovima koje ni ne prepoznaju da imaju jer su toliko naučeni na uhodane poslovne procese da ne vide dalje. Ključnu ulogu u promjenama takvog kolektivnog stanja uma treba imati IT sektor koji neće živjeti u uvjerenju da su kozmetičke izmjene dovoljne kako bi zadržali korisnika, nego će širiti svoju uslugu s ciljem edukacije korisnika i njihovim „opismenjavanjem“ za korištenje elektroničkog poslovanja kroz certifikate, digitalne potpise i digitalne dokumente te softvere koji jamče sigurnost i jednostavno upravljanje takvim dokumentima.

Kakvo je stanje danas u 2020 i pogotovo u vrijeme krize?

Kad je krajem veljače objavljeno da je u Hrvatskoj zabilježen prvi oboljeli od koronavirusa, bilo je jasno da će ICT sektor morati pojačati kapacitete u slučaju da dođe do uvođenja karantene kao u nekim zemljama koje su prije nas to učinile. Automatski smo osmislili aktivnosti za više različitih scenarija kako bi u roku od 24 sata omogućili dislocirani rad, prvenstveno za sebe, kako bismo ostali na raspolaganju  desecima tisuća naših korisnika. Sljedeći korak je bio uvođenja posebnih paketa mjera pomoći za same korisnike. Krajem ožujka Stožer civilne sigurnosti izdao je naputak da se umjesto računa šalju eRačuni kako bi se izbjegao socijalni kontakt, međutim, mi smo i prije toga pokrenuli aktivnosti besplatnog slanja eRačuna za sve one tvrtke koje do tada nisu prešle na bespapirno poslovanje. Doslovno je situacija bila takva da je pošta obustavila prijem pošiljaka u tvrtkama, ograničila radno vrijeme poslovnica, uz obavezno pridržavanje mjera socijalnog distanciranja. Poslovni subjekti koji nisu bili privremeno zatvoreni odlukom Stožera morali su nastaviti rad s drugih lokacija, najčešće iz doma svojih zaposlenika, bez ikakve sigurnosti da će moći naplatiti svoj rad iz elementarnog razloga što nisu znali hoće li njihova faktura pronaći ikoga u sjedištu kupca. Odmah smo plasirali mogućnost besplatnog postavljanja sustava i besplatno slanje računa za tvrtke koje još nisu započele sa slanjem eRačuna. Istovremeno, kod naših postojećih kupaca  javlja se povećana potreba za širenjem baza kupaca kako bi i onima, koji su dosad zaprimali alternativne račune, nesmetano mogli slati eRačun. Čitava tehnička i prodajna korisnička služba bila je na ispomoći kolegama u bazama kako bi se prikupile email adrese primatelja i sve se postavilo na noge u što kraćem roku. To je bila druga faza naših mjera i uvod u treću fazu gdje smo još jednom pokazali odgovornost i prema kupcima i prema situaciji odrekavši se prihoda od povećanog volumena eRačuna naših korisnika. Cilj je bio omogućiti tvrtkama brzu i sigurnu dostavu računa kako bi se osigurala likvidnost tijekom ove teške zdravstvene, a potom i gospodarske krize. No, kako smo vječiti optimisti i u svemu tražimo nešto pozitivno, uvjereni smo da su mnogi prepoznali korist digitalnog poslovanja. Kako su mnogi već zaključili, upravo je tehnologija zaslužna što gospodarstvo tijekom prethodna dva mjeseca nije u potpunosti zamrlo i ulaganje i razvoj digitalnog poslovanja jedino je što će izvući Hrvatsku iz krize. Puno puta sam rekao da IT ima kapacitete biti jedna od najjačih gospodarskih grana u Hrvatskoj, a ako se ujedinimo i počnemo tržištu nuditi više, sigurno je da ćemo promijeniti način razmišljanja onih koji bi trebali koristiti naše proizvode.

Postoji li razumijevanje među tvrtkama da se i računi izmjenjuju na taj način?

Od 2014. godine realni sektor je pokretač digitalizacije u Hrvatskoj. To je ono što ponavljam i iza čega stojim. Kada smo izašli na tržište, javni sektor nam uopće nije bio u fokusu jer oni egzistiraju sami po sebi i nerijetko ne moraju, ili barem ne u tolikoj mjeri, racionalizirati troškove kako bi ulagali u razvoj ili bolji plasman na tržištu. Tvrtke na sjeveru Hrvatske među prvima su počele sa slanjem eRačuna i, na neki način, s nama su kreirali ono što imamo danas. Krenuli smo s misijom da ono u čemu uživa jedna INA, a to je potpuna digitalizacija poslovnih procesa, bude dostupno i mikro, malim i srednjim poduzećima u Hrvatskoj, stoga smo i razvili takav sustav koji nije zahtijevao dodatna ulaganja u vlastite informacijske sustave za koje, većina, nema sredstava. Kroz Moj-eRačun mrežu, infrastrukturu u koju je umreženo 300 proizvođača ERP i računovodstvenih softvera u Hrvatskoj, svaki poslovni subjekt može slati i zaprimati eRačune iz svog računovodstvenog programa. Za njih to može činiti i njihov knjigovođa kroz naše posebne pakete za knjigovodstva ili putem aplikacije Kreiraj u slučaju da ne koriste računovodstvene programe. Ono što želim reći je da eRačun nikad nije bio dostupniji za korištenje, sve ovisi samo o tome koliko je krajnji korisnik educiran ili spreman mijenjati ustaljene poslovne procese i iskoristiti postojeće alate za unaprjeđenje svoga posla. Postoji uvriježeno mišljenje da se nas u Hrvatskoj na sve lakše natjera batinom, nego mrkvom, odnosno da država treba propisati kako se što radi kako bismo mi to nevoljko prihvatili pa onda u tome ipak vidjeli svoju korist, no mi smo i dalje stava da većina ipak shvaća da je digitalizacija pitanje opstanka na tržištu. Naravno, postoji i onaj dio tvrtki koje će čekati da država propiše da je eRačun obavezan i u B2B sektoru, kao što već godinu dana stižu najave da hoće, no pandemija koronavirusa malo je odgodila te planove na razini cijele Europske unije. To nije tako neizgledni scenarij, ipak, mnoge države već provode slične aktivnosti s ciljem većeg nadzora nad porezima i boljeg planiranja proračuna.

Razmjena elektroničkih računa mogla bi biti dobar putokaz za razmjenu svih drugih dokumenata pogotovo onih koji u sebi sadrže i elektronički potpis. Razmišlja li se o nekom takvom rješenju?

Digitalizacija poslovanja ne podrazumijeva samo eRačun jer računi čine tek četvrtinu dokumentacije koja prolazi kroz jednu tvrtku. Od prvog poslanog računa mi smo radili na digitalizaciji drugih knjigovodstvenih dokumenata. Neki su bili, što bi se reklo, rađeni po narudžbi za klijente, no većina je punopravna zamjena papirnatih knjigovodstvenih isprava. Razvili smo eOdobrenja, ePrimku, eOtpremnicu, tu su i eNarudžbenica, eIOS i eOpomena koje skraćuju određene poslovne procese s 20 i više dana na svega nekoliko minuta. Jednako kao s eRačunom koji smo, kroz Moj-eRačun mrežu, htjeli dovesti u svaki softver za računovodstvo, tako trenutno integriramo taj dodatni set dokumenata u sve te programe. U jeku najveće zdravstvene, a vrlo vjerojatno i ekonomske krize u proteklih deset godina, mi smo započeli postavljanje navedenih eDokumenata u rješenja koja imaju najveći broj korisnika. Kojim tempom će ostali proizvođači ERP i računovodstvenih softvera pokrenuti te procese integracija, ne možemo napamet precizirati jer to ovisi isključivo o njihovoj spremnosti da svojim korisnicima daju dodanu vrijednost i mogućnost da kroz digitalizaciju sačuvaju svoje poslovanje. Kako sam već rekao, IT sektor može i treba biti nositelj gospodarskih promjena jer koliko je jak pokazao je upravo u trenucima kad je tvrtkama, klijentima, trebalo osigurati nesmetani rad od kuće. Nužda nas je sve natjerala da promišljamo na nove načine, mnogi su kroz nju spoznali važnost jačeg korištenja tehnologija i IT sektor u Hrvatskoj to sad mora iskoristiti kako bi, prvenstveno, promijenio mindset  svojih korisnika i osigurao im likvidnost u izazovnim vremenima koja ih očekuju. Često ističemo prednost upravljanja digitalnim dokumentima, povlačeći paralelu koliko je primjerice, fizički arhiv, što bi podrazumijevalo neke police i registratore i prostorije u kojima se oni nalaze, skuplji od elektroničkog arhiva, rijetko tko je te kvadrate shvaćao kao dodatni, nepotrebni trošak. No, ova nam je kriza pokazala koliko znači kada je arhiv u elektroničkom obliku, kada mu možemo pristupiti gdje god se nalazili pomoću korisničkog ID-a i lozinke, koji pretražujemo ključnim riječima ili nekim drugim indeksima i sve tražene podatke imamo odmah. Isto tako, pokazala se potreba za drugim informacijskim sustavom servisa, Moj-DMS, koji omogućuje odobravanje, potpisivanje, likvidaturu i pregledavanje digitalnih dokumenata, nevezano je li ured na mjestu sjedišta ili na zaslonu mobitela zaposlenika tvrtke. Važno je naglasiti da, oni koji misle opstati na tržištu, nevezano je li riječ o tvrtkama korisnicima ili proizvođačima softvera, tko ne bude brzo usvojio, odnosno ponudio alate za digitalno poslovanje, teško će opstati na tržištu. A propos navedenog, do kraja godine ćemo ponuditi nekoliko novih usluga koje će, u najvećoj mogućoj mjeri, zadovoljiti  te potrebe. Vjerujemo kako će nas partneri, integratori, aktivno pratiti kako bi iz gospodarske krize njihovi i naši klijenti izašli jači.

Kakvo je stanje na tržištu?

Svakako trebati raditi i na komunikaciji svih dionika s čim otpočetka postoje određeni problemi. Trenutno je 19 informacijskih posrednika unutar infrastrukture Centralne platforme koji broje više desetaka tisuća poslovnih subjekata koji putem te infrastrukture razmjenjuju eRačune. Ono što nedostaje je temelj dobre komunikacije, odnosno dvosmjerna komunikacija u kojoj će upravitelj platforme na vrijeme obavještavati druge dionike, a tu prvenstveno mislim na informacijske posrednike, kada dođe do određenih poteškoća u procesu razmjene.  Jedini način da svi budemo maksimalno efikasni i provodimo procese kako je to i zakonom propisano je da budemo pravovremeno i potpuno obaviješteni o potencijalnim greškama koje mogu narušiti sami doživljaj korisnika o digitalnom poslovanju, a u krajnjem slučaju i kvalitetu usluge za korisnike koji bi trebali biti razlog zbog kojih svi poslujemo na tržištu.