Vještina pisanja dobrog pisma

Vještina pisanja dobrog pisma

Foto: Fotolia

Nema dvojbe da su pisma naša svakodnevica – koristimo ih za privatnu i profesionalnu komunikaciju, za zabavu i za posao. Dok za privatna pisma vrijede isključivo ona pravila koja autor postavi ili ih se želi držati, profesionalna komunikacija je daleko više strukturirana te samim time diktira određenu formu.

Naravno, i ta se forma uvijek može dodatno usavršiti i poboljšati te prilagoditi odgovarajućim situacijama. Ukoliko ste u tome vješti možete ostvariti izravne koristi – veće zadovoljstvo svojih klijenata i bolje prilike za stjecanje novih. Prije no što uopće počnete pisati pismo (bez obzira da li se radi o papirnatom ili elektroničkom), razmislite o osobi koja će čitati vašu poruku.

Stavite nju u prvi plan, a ne sebe, iskreno ističući situacije u kojima vam društvo tih osoba ili korištenje njihovih usluga ili proizvoda pomoglo. Ukoliko, primjerice, radite osvrt na prošlotjedni poslovni ručak ili večeru nemojte (barem ne odmah) govoriti o tome kako se vama svidjelo pojedino jelo ili piće, već pohvalite domaćina na izboru i ukazanoj pažnji, budući da su ti elementi i razlog vašeg zadovoljstva.

Budite izravni i konkretni

Kada pišete uvijek koristite jednostavan i izravan govor, bez kompliciranih izraza. Ukoliko se nekome obraćate u ime tvrtke, uvijek koristite množinu, tipa „Mislimo da…“, „Vjerujemo da…“, „Odlučili smo da…“. Nikada nemojte koristiti impersonalni „institucionalni“ oblik tipa „Odlučeno je da…“ i govoriti o sebi i svojoj tvrtki u trećem licu, kao da ste promatrač razgovora (npr. „Tvrtka je dio razgranate mreže…“).

Ukoliko morate priopćiti lošu vijest uvijek ju pokušajte okružiti pozitivnim elementima i stanovištima. Loša vijest je loša vijest, tu nema spora. No, činjenica je da će ju čitatelj znatno lakše i kvalitetnije prihvatiti ukoliko ga njome ne „udarite“ izravno, kao maljem. Također objasnite kontekst i razlog loše vijesti, a kako bi osigurali mogućnost nastavaka komunikacije i suradnje. U slučaju negativnih odgovora na vaše pismo (osorni odgovor, zbunjenost, tvrdoglavost), radite suprotno – budite pristojni, jasni i strpljivi. Ukoliko vas se proziva za nešto, budite razumni i iskreni u priznavanju vlastitih grešaka i nedostataka.

Budite smireni dok pišete

Nikada nemojte pisati u stanju uzrujanosti, npr. kada sastavljate neku žalbu. I dalje koristite uljudne termine poput „Molim vas“ i „Hvala“, jer se time postiže veći učinak izravnosti, odrješitosti i formalnosti koja je neophodna u takvoj komunikaciji.

U slučaju da zaprimite vrlo negativno pismo, nemojte „uzvraćati istom mjerom“, jer time samo nastavljate i potičete lančanu reakciju bijesa i negativnosti. Koristite rečenične konstrukcije slične onima kakve bi upotrijebili u izravnom govoru kada nekoga razumno „prizivate pameti“. Također, ukoliko ste vi ili vaša tvrtka napravili neku grešku, nikada ju u pismenoj komunikaciji s partnerima ne pokušavajte prikriti ili pripisati nekoj drugoj osobi ili organizaciji. Takvi se slučajevi lako prozru pa ćete samo izazvati dodatno zahlađenje odnosa. Priznajte grešku i iskreno navedite što ste (ili što namjeravate) napraviti kako bi poboljšali svoj proizvod ili uslugu.

Još iz kategorije

Kriza je ukazala na slabosti

Kriza je ukazala na slabosti

09.07.2020. komentiraj

Pandemija COVID-19 testira snage i otkriva slabosti državne uprave, obrane, sigurnosnih snaga i privatnog sektora u njihovoj spremnosti i reakciji na krizu. Kako bi buduće reakcije bile snažnije i otpornije, vlade će morati razumjeti na koji način ti čimbenici surađuju i mapiraju prioritete vodstva.

Neven Kaić novi izvršni direktor Sektora financija IN2 grupe

Neven Kaić novi izvršni direktor Sektora financija IN2 grupe

07.07.2020. komentiraj

Novi je izvršni direktor Sektora financija IN2 grupe postaje Neven Kaić koji je bogato menadžersko iskustvo stekao tijekom 25 godina rada u kompanijama u financijskom sektoru. Diplomirao je elektrotehniku na Fakultetu elektrotehnike i računarstva u Zagrebu 1993. te je 2003. stekao MBA na poslovnoj školi Henley u Velikoj Britaniji. U IN2 dolazi iz savjetničke kuće Corellia gdje je proteklih šest godina na poziciji partnera vodio složene projekte u segmentima zdravstva, telekom industrije, turizma, urbanog i ruralnog razvoja.

Bosch bilježi stabilan rast u Hrvatskoj

Bosch bilježi stabilan rast u Hrvatskoj

07.07.2020. komentiraj

Bosch završio je 2019. fiskalnu godinu s oko 442 milijuna HRK (58.9 milijuna EUR) u konsolidiranoj prodaji te time zabilježio stabilan rast od tri posto u odnosu na prethodnu godinu. „Povećanje prodaje u 2019. godini uglavnom je rezultat našeg širokog portfelja inovativnih proizvoda, usredotočenosti na kupce i snažne timske suradnje među odjelima“, izjavila je Mirsada Kudrić, generalna direktorica tvrtke Bosch za Hrvatsku i Sloveniju. Broj zaposlenih na dan 31. prosinca 2019. godine u tvrtki Bosch u Hrvatskoj bio je 65.