Vještina pisanja dobrog pisma

Vještina pisanja dobrog pisma

Foto: Fotolia

Nema dvojbe da su pisma naša svakodnevica – koristimo ih za privatnu i profesionalnu komunikaciju, za zabavu i za posao. Dok za privatna pisma vrijede isključivo ona pravila koja autor postavi ili ih se želi držati, profesionalna komunikacija je daleko više strukturirana te samim time diktira određenu formu.

Naravno, i ta se forma uvijek može dodatno usavršiti i poboljšati te prilagoditi odgovarajućim situacijama. Ukoliko ste u tome vješti možete ostvariti izravne koristi – veće zadovoljstvo svojih klijenata i bolje prilike za stjecanje novih. Prije no što uopće počnete pisati pismo (bez obzira da li se radi o papirnatom ili elektroničkom), razmislite o osobi koja će čitati vašu poruku.

Stavite nju u prvi plan, a ne sebe, iskreno ističući situacije u kojima vam društvo tih osoba ili korištenje njihovih usluga ili proizvoda pomoglo. Ukoliko, primjerice, radite osvrt na prošlotjedni poslovni ručak ili večeru nemojte (barem ne odmah) govoriti o tome kako se vama svidjelo pojedino jelo ili piće, već pohvalite domaćina na izboru i ukazanoj pažnji, budući da su ti elementi i razlog vašeg zadovoljstva.

Budite izravni i konkretni

Kada pišete uvijek koristite jednostavan i izravan govor, bez kompliciranih izraza. Ukoliko se nekome obraćate u ime tvrtke, uvijek koristite množinu, tipa „Mislimo da…“, „Vjerujemo da…“, „Odlučili smo da…“. Nikada nemojte koristiti impersonalni „institucionalni“ oblik tipa „Odlučeno je da…“ i govoriti o sebi i svojoj tvrtki u trećem licu, kao da ste promatrač razgovora (npr. „Tvrtka je dio razgranate mreže…“).

Ukoliko morate priopćiti lošu vijest uvijek ju pokušajte okružiti pozitivnim elementima i stanovištima. Loša vijest je loša vijest, tu nema spora. No, činjenica je da će ju čitatelj znatno lakše i kvalitetnije prihvatiti ukoliko ga njome ne „udarite“ izravno, kao maljem. Također objasnite kontekst i razlog loše vijesti, a kako bi osigurali mogućnost nastavaka komunikacije i suradnje. U slučaju negativnih odgovora na vaše pismo (osorni odgovor, zbunjenost, tvrdoglavost), radite suprotno – budite pristojni, jasni i strpljivi. Ukoliko vas se proziva za nešto, budite razumni i iskreni u priznavanju vlastitih grešaka i nedostataka.

Budite smireni dok pišete

Nikada nemojte pisati u stanju uzrujanosti, npr. kada sastavljate neku žalbu. I dalje koristite uljudne termine poput „Molim vas“ i „Hvala“, jer se time postiže veći učinak izravnosti, odrješitosti i formalnosti koja je neophodna u takvoj komunikaciji.

U slučaju da zaprimite vrlo negativno pismo, nemojte „uzvraćati istom mjerom“, jer time samo nastavljate i potičete lančanu reakciju bijesa i negativnosti. Koristite rečenične konstrukcije slične onima kakve bi upotrijebili u izravnom govoru kada nekoga razumno „prizivate pameti“. Također, ukoliko ste vi ili vaša tvrtka napravili neku grešku, nikada ju u pismenoj komunikaciji s partnerima ne pokušavajte prikriti ili pripisati nekoj drugoj osobi ili organizaciji. Takvi se slučajevi lako prozru pa ćete samo izazvati dodatno zahlađenje odnosa. Priznajte grešku i iskreno navedite što ste (ili što namjeravate) napraviti kako bi poboljšali svoj proizvod ili uslugu.

Još iz kategorije

VELIKA ICT ANALIZA: Gdje su najviše prosječne neto plaće u softverskoj industriji

VELIKA ICT ANALIZA: Gdje su najviše prosječne neto plaće u softverskoj industriji

23.08.2019. komentiraj

Završavamo s najzanimljivijim dijelom analize domaće softverske industrije i to prosječno isplaćenim neto plaćama. Već je bilo podosta čitatelja koji su pitale kada će rang lista po plaćama pa evo je i to prema dva kriterija – najveća prosječna isplaćena neto plaća i to TOP 100 tvrtki i onda od tih TOP 100 tvrtki ranglista prema broju zaposlenih jer budimo jasni ima mnogo tvrtki koje imaju svega jednog djelatnika i stoga isplaćena neto prosječna plaća i nije usporediva ako uzmemo samo analizu tko je gdje po broju zaposlenih.

VELIKA ICT ANALIZA: Visoka novostvorena vrijednost u softverskoj industriji

VELIKA ICT ANALIZA: Visoka novostvorena vrijednost u softverskoj industriji

22.08.2019. komentiraj

Ukupna novostvorena vrijednost u softverskom segmentu ICT industrije u Hrvatskoj dosegla je 5,17 milijardi kuna uz jako dobar rast na godišnjoj razini od čak 14,38 posto, pokazuje analiza poslovanja domaćih softverskih tvrtki za prošlu godinu koju je ICTbusiness.info proveo zajedno s  tvrtkom Bisnode i portalom Poslovna.hr.

VELIKA ICT ANALIZA: Softverski izvoz porastao 28,1 posto, a tko su najveći domaći softverski izvoznici

VELIKA ICT ANALIZA: Softverski izvoz porastao 28,1 posto, a tko su najveći domaći softverski izvoznici

21.08.2019. komentiraj

Izvoz softverske industrije u 2018. godini porastao je 28,1 posto i dosegao 4,243 milijarde kuna pokazuju podaci iz godišnjih financijskih izvješća ako se gleda samo segment softvera prema NKD-u. Na prvom mjestu s rastom od 6,17 posto smjestio se Span kojem je izvoz dosegao 172,22 milijuna kuna. Na drugom mjestu je vodnjanski Infobip, ali samo njegov hrvatski dio poslovanja, koji je u izvozu rastao 23,67 posto na 166,76 milijuna kuna.