Vještina pisanja dobrog pisma

Vještina pisanja dobrog pisma

Foto: Fotolia

Nema dvojbe da su pisma naša svakodnevica – koristimo ih za privatnu i profesionalnu komunikaciju, za zabavu i za posao. Dok za privatna pisma vrijede isključivo ona pravila koja autor postavi ili ih se želi držati, profesionalna komunikacija je daleko više strukturirana te samim time diktira određenu formu.

Naravno, i ta se forma uvijek može dodatno usavršiti i poboljšati te prilagoditi odgovarajućim situacijama. Ukoliko ste u tome vješti možete ostvariti izravne koristi – veće zadovoljstvo svojih klijenata i bolje prilike za stjecanje novih. Prije no što uopće počnete pisati pismo (bez obzira da li se radi o papirnatom ili elektroničkom), razmislite o osobi koja će čitati vašu poruku.

Stavite nju u prvi plan, a ne sebe, iskreno ističući situacije u kojima vam društvo tih osoba ili korištenje njihovih usluga ili proizvoda pomoglo. Ukoliko, primjerice, radite osvrt na prošlotjedni poslovni ručak ili večeru nemojte (barem ne odmah) govoriti o tome kako se vama svidjelo pojedino jelo ili piće, već pohvalite domaćina na izboru i ukazanoj pažnji, budući da su ti elementi i razlog vašeg zadovoljstva.

Budite izravni i konkretni

Kada pišete uvijek koristite jednostavan i izravan govor, bez kompliciranih izraza. Ukoliko se nekome obraćate u ime tvrtke, uvijek koristite množinu, tipa „Mislimo da…“, „Vjerujemo da…“, „Odlučili smo da…“. Nikada nemojte koristiti impersonalni „institucionalni“ oblik tipa „Odlučeno je da…“ i govoriti o sebi i svojoj tvrtki u trećem licu, kao da ste promatrač razgovora (npr. „Tvrtka je dio razgranate mreže…“).

Ukoliko morate priopćiti lošu vijest uvijek ju pokušajte okružiti pozitivnim elementima i stanovištima. Loša vijest je loša vijest, tu nema spora. No, činjenica je da će ju čitatelj znatno lakše i kvalitetnije prihvatiti ukoliko ga njome ne „udarite“ izravno, kao maljem. Također objasnite kontekst i razlog loše vijesti, a kako bi osigurali mogućnost nastavaka komunikacije i suradnje. U slučaju negativnih odgovora na vaše pismo (osorni odgovor, zbunjenost, tvrdoglavost), radite suprotno – budite pristojni, jasni i strpljivi. Ukoliko vas se proziva za nešto, budite razumni i iskreni u priznavanju vlastitih grešaka i nedostataka.

Budite smireni dok pišete

Nikada nemojte pisati u stanju uzrujanosti, npr. kada sastavljate neku žalbu. I dalje koristite uljudne termine poput „Molim vas“ i „Hvala“, jer se time postiže veći učinak izravnosti, odrješitosti i formalnosti koja je neophodna u takvoj komunikaciji.

U slučaju da zaprimite vrlo negativno pismo, nemojte „uzvraćati istom mjerom“, jer time samo nastavljate i potičete lančanu reakciju bijesa i negativnosti. Koristite rečenične konstrukcije slične onima kakve bi upotrijebili u izravnom govoru kada nekoga razumno „prizivate pameti“. Također, ukoliko ste vi ili vaša tvrtka napravili neku grešku, nikada ju u pismenoj komunikaciji s partnerima ne pokušavajte prikriti ili pripisati nekoj drugoj osobi ili organizaciji. Takvi se slučajevi lako prozru pa ćete samo izazvati dodatno zahlađenje odnosa. Priznajte grešku i iskreno navedite što ste (ili što namjeravate) napraviti kako bi poboljšali svoj proizvod ili uslugu.

Još iz kategorije

EU će financirati Bolt s 50 milijuna eura

EU će financirati Bolt s 50 milijuna eura

17.01.2020. komentiraj

Europska investicijska banka (EIB) potpisala je plan poduzetničkog financiranja (quasy-equity loan) Bolta s 50 milijuna eura, estonskom platformom za pružanje usluge prijevoza na zahtjev koja pruža svoje usluge u svim većim gradovima Hrvatske kao što su Zagreb, Split, Zadar, Rijeka, Pula, Dubrovnik te najnovijem pojačanju Osijeku. Financiranje podržava Europski fond za strateško ulaganje, glavni stup Plana ulaganja za Europu poznatim pod nazivom Junckerov plan.

Nova prilika za novac iz EU

Nova prilika za novac iz EU

17.01.2020. komentiraj

EIT InnoEnergy, europski investicijski fond koji je posvećen promicanju inovacija, poduzetništva i obrazovanja na području održive energije, čiste tehnologije, pametnih gradova i mobilnosti, pokreće novi ciklus ulaganja u potrazi za najperspektivnijim tvrtkama srednjoistočne Europe, tzv. „jednorozima“. Pored financijskih ulaganja, InnoEnergy start-up tvrtke čini uspješnijima te malim i srednjim poduzećima omogućuje rast i kroz pružanje stručnog znanja, suradnju sa stručnjacima iz industrije te kroz podršku respektabilne mreže partnera.

PlanRadar udvostručio prihode u 2019., a planira rast od 300 posto u 2020.

PlanRadar udvostručio prihode u 2019., a planira rast od 300 posto u 2020.

16.01.2020. komentiraj

Tvrtka PlanRadar koja se bavi rješenjima digitalizacije poslovanja u građevinskoj industriji i tržištu nekretnina nastavila je rasti u 2019. godini te je udvostručila prihode u usporedbi s prošlom godinom. Također, tvrtka je povećala broj zaposlenika na 80 uključujući i prodajni tim koji se udvostručio u usporedbi s 2018.