Vještina pisanja dobrog pisma

Vještina pisanja dobrog pisma

Foto: Fotolia

Nema dvojbe da su pisma naša svakodnevica – koristimo ih za privatnu i profesionalnu komunikaciju, za zabavu i za posao. Dok za privatna pisma vrijede isključivo ona pravila koja autor postavi ili ih se želi držati, profesionalna komunikacija je daleko više strukturirana te samim time diktira određenu formu.

Naravno, i ta se forma uvijek može dodatno usavršiti i poboljšati te prilagoditi odgovarajućim situacijama. Ukoliko ste u tome vješti možete ostvariti izravne koristi – veće zadovoljstvo svojih klijenata i bolje prilike za stjecanje novih. Prije no što uopće počnete pisati pismo (bez obzira da li se radi o papirnatom ili elektroničkom), razmislite o osobi koja će čitati vašu poruku.

Stavite nju u prvi plan, a ne sebe, iskreno ističući situacije u kojima vam društvo tih osoba ili korištenje njihovih usluga ili proizvoda pomoglo. Ukoliko, primjerice, radite osvrt na prošlotjedni poslovni ručak ili večeru nemojte (barem ne odmah) govoriti o tome kako se vama svidjelo pojedino jelo ili piće, već pohvalite domaćina na izboru i ukazanoj pažnji, budući da su ti elementi i razlog vašeg zadovoljstva.

Budite izravni i konkretni

Kada pišete uvijek koristite jednostavan i izravan govor, bez kompliciranih izraza. Ukoliko se nekome obraćate u ime tvrtke, uvijek koristite množinu, tipa „Mislimo da…“, „Vjerujemo da…“, „Odlučili smo da…“. Nikada nemojte koristiti impersonalni „institucionalni“ oblik tipa „Odlučeno je da…“ i govoriti o sebi i svojoj tvrtki u trećem licu, kao da ste promatrač razgovora (npr. „Tvrtka je dio razgranate mreže…“).

Ukoliko morate priopćiti lošu vijest uvijek ju pokušajte okružiti pozitivnim elementima i stanovištima. Loša vijest je loša vijest, tu nema spora. No, činjenica je da će ju čitatelj znatno lakše i kvalitetnije prihvatiti ukoliko ga njome ne „udarite“ izravno, kao maljem. Također objasnite kontekst i razlog loše vijesti, a kako bi osigurali mogućnost nastavaka komunikacije i suradnje. U slučaju negativnih odgovora na vaše pismo (osorni odgovor, zbunjenost, tvrdoglavost), radite suprotno – budite pristojni, jasni i strpljivi. Ukoliko vas se proziva za nešto, budite razumni i iskreni u priznavanju vlastitih grešaka i nedostataka.

Budite smireni dok pišete

Nikada nemojte pisati u stanju uzrujanosti, npr. kada sastavljate neku žalbu. I dalje koristite uljudne termine poput „Molim vas“ i „Hvala“, jer se time postiže veći učinak izravnosti, odrješitosti i formalnosti koja je neophodna u takvoj komunikaciji.

U slučaju da zaprimite vrlo negativno pismo, nemojte „uzvraćati istom mjerom“, jer time samo nastavljate i potičete lančanu reakciju bijesa i negativnosti. Koristite rečenične konstrukcije slične onima kakve bi upotrijebili u izravnom govoru kada nekoga razumno „prizivate pameti“. Također, ukoliko ste vi ili vaša tvrtka napravili neku grešku, nikada ju u pismenoj komunikaciji s partnerima ne pokušavajte prikriti ili pripisati nekoj drugoj osobi ili organizaciji. Takvi se slučajevi lako prozru pa ćete samo izazvati dodatno zahlađenje odnosa. Priznajte grešku i iskreno navedite što ste (ili što namjeravate) napraviti kako bi poboljšali svoj proizvod ili uslugu.

Još iz kategorije

INFOGRAFIKA: Gameri nisu oduševljeni novim Nvidia grafičkim karticama

INFOGRAFIKA: Gameri nisu oduševljeni novim Nvidia grafičkim karticama

25.04.2019. komentiraj

Nvidia je objavila zaradu ostvarenu u posljednjem kvartalu prošle godine i lošija je od očekivanja pa su u kompaniji izrazili blagu zabrinutost, kao i potrebu za promjenom strategije kako bi potražnja ipak počela ispunjavati zacrtane ciljeve.

Include se vraća na Funderbeam SEE po najmanje 1,2 milijuna eura kapitala

Include se vraća na Funderbeam SEE po najmanje 1,2 milijuna eura kapitala

25.04.2019. komentiraj

Solinski Include, tvrtka proizvođač pametnog urbanog namještaja, osnivača Ivana Mrvoša, danas je pred brojnim zainteresiranim ulagačima u prostorijama Zagrebačke burze lansirala novu kampanju za prikupljanje kapitala na crowdfunding platformi Funderbeam SEE. Time je Include, nakon svoje prve uspješne kampanje u kojoj su prikupili 465 tisuća eura, postala prva kompanija koja se na zagrebački Funderbeam SEE vraća po novi kapital, ovaj put po minimalno 1,2 milijuna eura.

Uspostava sustava sljedivosti duhanskih proizvoda u RH: Započinje registracija proizvođača i trgovaca

Uspostava sustava sljedivosti duhanskih proizvoda u RH: Započinje registracija proizvođača i trgovaca

25.04.2019. komentiraj

Sukladno EU Direktivi kojom se propisuje uspostava sustava sljedivosti duhanskih proizvoda za zemlje članice, AKD je, kao nacionalni izdavatelj za Republiku Hrvatsku, 23. travnja započeo s izdavanjem jedinstvenih identifikacijskih oznaka gospodarskim subjektima. Neregistrirani gospodarski subjekti nakon 20. svibnja 2019. neće moći prodavati duhanske proizvode.