Vještina pisanja dobrog pisma

Vještina pisanja dobrog pisma

Foto: Fotolia

Nema dvojbe da su pisma naša svakodnevica – koristimo ih za privatnu i profesionalnu komunikaciju, za zabavu i za posao. Dok za privatna pisma vrijede isključivo ona pravila koja autor postavi ili ih se želi držati, profesionalna komunikacija je daleko više strukturirana te samim time diktira određenu formu.

Naravno, i ta se forma uvijek može dodatno usavršiti i poboljšati te prilagoditi odgovarajućim situacijama. Ukoliko ste u tome vješti možete ostvariti izravne koristi – veće zadovoljstvo svojih klijenata i bolje prilike za stjecanje novih. Prije no što uopće počnete pisati pismo (bez obzira da li se radi o papirnatom ili elektroničkom), razmislite o osobi koja će čitati vašu poruku.

Stavite nju u prvi plan, a ne sebe, iskreno ističući situacije u kojima vam društvo tih osoba ili korištenje njihovih usluga ili proizvoda pomoglo. Ukoliko, primjerice, radite osvrt na prošlotjedni poslovni ručak ili večeru nemojte (barem ne odmah) govoriti o tome kako se vama svidjelo pojedino jelo ili piće, već pohvalite domaćina na izboru i ukazanoj pažnji, budući da su ti elementi i razlog vašeg zadovoljstva.

Budite izravni i konkretni

Kada pišete uvijek koristite jednostavan i izravan govor, bez kompliciranih izraza. Ukoliko se nekome obraćate u ime tvrtke, uvijek koristite množinu, tipa „Mislimo da…“, „Vjerujemo da…“, „Odlučili smo da…“. Nikada nemojte koristiti impersonalni „institucionalni“ oblik tipa „Odlučeno je da…“ i govoriti o sebi i svojoj tvrtki u trećem licu, kao da ste promatrač razgovora (npr. „Tvrtka je dio razgranate mreže…“).

Ukoliko morate priopćiti lošu vijest uvijek ju pokušajte okružiti pozitivnim elementima i stanovištima. Loša vijest je loša vijest, tu nema spora. No, činjenica je da će ju čitatelj znatno lakše i kvalitetnije prihvatiti ukoliko ga njome ne „udarite“ izravno, kao maljem. Također objasnite kontekst i razlog loše vijesti, a kako bi osigurali mogućnost nastavaka komunikacije i suradnje. U slučaju negativnih odgovora na vaše pismo (osorni odgovor, zbunjenost, tvrdoglavost), radite suprotno – budite pristojni, jasni i strpljivi. Ukoliko vas se proziva za nešto, budite razumni i iskreni u priznavanju vlastitih grešaka i nedostataka.

Budite smireni dok pišete

Nikada nemojte pisati u stanju uzrujanosti, npr. kada sastavljate neku žalbu. I dalje koristite uljudne termine poput „Molim vas“ i „Hvala“, jer se time postiže veći učinak izravnosti, odrješitosti i formalnosti koja je neophodna u takvoj komunikaciji.

U slučaju da zaprimite vrlo negativno pismo, nemojte „uzvraćati istom mjerom“, jer time samo nastavljate i potičete lančanu reakciju bijesa i negativnosti. Koristite rečenične konstrukcije slične onima kakve bi upotrijebili u izravnom govoru kada nekoga razumno „prizivate pameti“. Također, ukoliko ste vi ili vaša tvrtka napravili neku grešku, nikada ju u pismenoj komunikaciji s partnerima ne pokušavajte prikriti ili pripisati nekoj drugoj osobi ili organizaciji. Takvi se slučajevi lako prozru pa ćete samo izazvati dodatno zahlađenje odnosa. Priznajte grešku i iskreno navedite što ste (ili što namjeravate) napraviti kako bi poboljšali svoj proizvod ili uslugu.

Još iz kategorije

Otvorene prijave za peto izdanje PowerUp! natjecanja startupa

Otvorene prijave za peto izdanje PowerUp! natjecanja startupa

15.02.2019. komentiraj

Od ovog su tjedna otvorene prijave za peto izdanje start-up natjecanja PowerUp! Sudionici će se natjecati za glavnu nagradu od čak 50 tisuća eura i priliku za razvoj poslovanja na globalnoj razini.

Krajem siječnja blokirano 18.854 poslovna subjekta i 264.586 građana

Krajem siječnja blokirano 18.854 poslovna subjekta i 264.586 građana

15.02.2019. komentiraj

Zbog neizvršenih osnova za plaćanje, 31. siječnja 2019. godine, bila su blokirana 18 854 poslovna subjekta, što je za 108 ili za 0,6 % manje u odnosu na prosinac 2018.  Ukupan iznos neizvršenih osnova za plaćanje poslovnih subjekata iznosio je 6,59 milijardi kn, što je za 320,85 milijuna kn (4,6 %) manje u odnosu na prosinac prošle godine.

Cloud, nove tehnologije i 5G će pogurati tehnološki sektor na nove rekordne vrijednosti

Cloud, nove tehnologije i 5G će pogurati tehnološki sektor na nove rekordne vrijednosti

13.02.2019. komentiraj

Tehnološka industrija prema prognozi bi trebala rasti četiri posto u ovoj godini i dosegnuti pet bilijuna američkih dolara, s tim da postoji mogućnost da rast dosegne i 6,4 posto, ali i svega 1,5 posto, stoji u izvješću CompTIA. Razlog moguće negativnije prognoze leži u činjenici da je na globalnoj razini moguće usporavanje ekonomskog rasta općenito pa bi svaka industrija mogla patiti.