TOP 10 preporuka za rad od kuće i stvaranje ureda na daljinu za dulje vrijeme

Svjetska kriza izazvana korona virusom, epidemija koja je ugrozila gospodarstvo donijela je novu paradigmu i prisilila kompanije na rad od kuće. Iako će se mnogima činiti jednostavno rad od kuće će biti veliki izazov iz nekoliko razloga. Kompanije i pojedinci moraju odgovoriti na te izazove i upravo ćemo vam u ovom tekstu dati možda neke od korisnih smjernica kako se organizirati za rad od kuće.

S obzirom na cijelu situaciju vrlo je važno da zajedno sa svojim poslodavcem stvorite i adekvatan set softverskih alata za komunikaciju na daljinu, održavanje radne i timske atmosfere. Analize stručnjaka koji proučavaju rad na daljinu kao fenomen koji nam je donijela tehnologija preporučuju da unutar tima, ali i s vašim pretpostavljenima stvorite okruženje povećane komunikacije uz pomoć tehnologije i da uvedete mini kolegije ujutro na početku radnog dana, ali i na kraju radnog dana. Neka od rješenja za komunikaciju i produktivnost dok ste kod kuće su Microsoftov Office 365 paket, Skype i MS Teams za kolaboraciju, Webex, Eyeson, ali i mnogi drugi alati i cloud bazirana rješenja.

Najbolje je to obaviti nekim od videokonferencijskih alata kako biste se međusobno i vidjeli jer mnogima će ostanak kod kuće predstavljati i problem jer ljudi su socijalna bića koja vole i žele osobni kontakt. Družite se i sa svojim ukućanima ovo je izvanredna situacija i uobičajena pravila za rad od kuće ne vrijede.

U anketi koju je prošle godine na 7,000. ispitanika proveo FlexJobs pokazalo se da čak 65 posto ispitanika smatra da su produktivniji uz rad od kuće, navodeći prednosti poput manjeg broja prekida kolega, minimalne uredske politike i smanjenog stresa zbog putovanja na posao i s posla.

Treba shvatiti da kada je riječ o radu od kuće postoje zapravo dvije opcije - povremeni rad od kuće i trajni rad od kuće. To su sasvim različite kategorije i u ovom trenutku tvrtke i njezini zaposlenici su zapravo u ovoj drugoj opciji jer po nekim procjenama najviša razine ove krize trajat će gotovo sigurno barem mjesec dana.

1. Pripremite svu potrebnu tehnologiju od pristupa internetu, računala i svih softverskih alata za uspješan rado od kuće. Konzultirajte svoj IT udjel u tvrtki kako bi vam pomogao da to još bolje i brže pripremite i ne gubite vrijeme kada počnete raditi iz svog kućnog ureda.
2. Jutarnja priprema za rad od kuće treba sličiti jednakoj pripremi kao da se spremate za posao. Nužno to ne znači da se morate obući kao da idete na posao, potrebnije se pripremiti za radni dan tako da se isplaniraju dnevne aktivnosti, softverski i drugi alati za komunikaciju kako biste olakšali komunikaciju s kolegama i poslovnim partnerima. Ujutro je potrebno dan početi kao i svaki drugi, obavijestiti ostale ukućane da radite od kuće kako biste osigurali fokus na posao i rješavanje problema kojih je možda i više negoli da ste u uredu u direktnoj komunikaciji s kolegama.
3. Prilagodite kućni poslovni prostor - ako nemate radnu sobu, poseban prostor osigurajte za rad i stvorite si mjesto na kojem ćete moći raditi u miru i fokusirani. Za rad od kuće svakako će vam trebati to mjesto na kojem će te moći koristiti prijenosno računalo spojeno na Internet bez obzira da li koristiti mobilni ili fiksni/ WiFi pristup internetu.
4. Kako bi vaš kućni ured mnogo više sličio vašem svakodnevnom normalnom poslovnom okruženju prilagodite i svoje radno vrijeme u kućnom uredu onim uobičajenim radnim navikama. Počnite uvijek u isto vrijeme, odredite vrijeme za pauzu i vrijeme kada završavate s radnim vremenom. Pritom shvatite da će te u kućnom uredu imati destrukcije pogotovo ako imate djecu koja su sada doma i koja imaju svoju školu na daljinu, kao što vi imate ured na daljinu.
5. Nemojte se libiti uzeti i dodatne pauze, jer nije važno koliko radite nego da posao bude napravljen kvalitetno i na vrijeme. Uzimanje dodatne pauze, za razbistriti misli pogotovo jer je riječ o situacija koja nije nimalo jednostavna za sve jer ovo nije klasična situacija rada od kuće.
6. Budite pripravni i na još rigoroznije mjere u vrijeme epidemije korona virusa. Dakle pripremite se za sve opcije i o tome komentirajte s kolegama s posla, s vašim timom i s nadređenima. Stvorite planove za rad u takvoj opciji jer to može biti od iznimne važnosti za ostvarivanje kontinuiteta poslovanja.
7. Stvorite unutar tvrtke interventne timove koji će biti spremni zbog izvanredne situacije odgovoriti u bilo koje vrijeme na zahtjeve vaših korisnika. Za rad od kuće je vrlo važno da se to unaprijed zna kako bi se kućni ured mogao prilagoditi takvim radnim zahtjevima. Interventni timovi moraju biti upućeni u kojim situacijama moraju reagirati, na koji način. Stvorite radno okruženje u kojem će se znati dežurstva, tko je za što zadužen jer to morate prilagoditi i svojem kućno-radnom okruženju.
8. Pazite na produktivnost tako da u trenutku kada shvatite da vam nešto baš i ne ide od ruke kako ste doma, odradite nešto drugo, razbistrite vlastite misli, nazovite kolege, prokomentirajte ili čak odradite neki kućanski posao.
9. Nemojte cijelo vrijeme sjediti, ne zaboravite se i barem malo razgibati, prošetati. Dobro će doći za cjelokupni radni proces. Ako je preporuka ne izlaziti van onda nemojte.
10. „Zatvorite ured“ kao da odlazite s posla kući. Zbog cijele situacije budite spremni zbog izvanredne situacije ako to od vas vaši korisnici očekuju i na brzu reakciju ako je to potrebno.

I za kraj, velik broj tvrtki zbog situacije s koronom prešlo je na rad od kuće, omogućene su mnoge pogodnosti kako bi taj rad bio jednostavan i moguć.

Powered by A1Hrvatska