PMO tranzicija – novi trend ili pomicanje granica?

PMO tranzicija – novi trend ili pomicanje granica?

Foto: Fotolia

Svjetske statistike pokazuju da čak 60% projekata koji isporuče krajnji rezultat ne donose korist organizaciji, a projekti koji i ostvare korist u 40% slučajeva se stvarne vrijednosti razlikuju u odnosu na projekcije.

Diljem svijeta velike organizacije ulažu velik novac u provedbu projekata i programa. Upravljanje promjenama je postao kritičan faktor uspješnosti organizacije, a unaprjeđenje upravljanja projektima i programima je ključno za taj uspjeh. Većina stručnjaka podržava činjenicu da su organizacije koje prate realizaciju projekata i vrijednosti koje donose gotovo duplo uspješnije od ostalih, a ključan faktor u tome je PMO.

Različiti su razlozi zašto organizacije imaju PMO  a neki od njih su:

  • Povećanje uspješnosti projekata i programa s ciljem ostvarivanja dodatne vrijednosti za organizaciju.
  • Smanjenje rizika neuspješnosti projekata s ciljem boljeg planiranja i završavanja projekata u roku, budžetu i očekivanoj kvaliteti.
  • Efikasno upravljanje resursima s odgovarajućim vještinama.
  • Efikasnije upravljanje promjenama mijenjanjem poslovnih modela i prilagodba trendovima.

Zvuči korisno? Da, ali.... Mnoge organizacije su i dalje sumnjičave, jer postoje mnogobrojni primjeri uspješno vođenih projekata i programa bez PMO-a. Također, PMO se smatra samo dodatnim troškom, koji donosi malo dodatne vrijednosti u projektnim isporukama, a s druge strane ima dosta birokratskih procedura koje je potrebno slijediti. Iz tog razloga ću vam detaljnije pokušati približiti uloge i modele zrelosti te ključne faktore za uspjeh ukoliko se odlučite realizirati ideju PMO-a u svojoj organizaciji.

Uloge i modeli zrelosti

Vjerojatno, kao većina na spomen termina PMO pomislite „administracija“.  Međutim, stvarnost je potpuno drugačija. PMO ima višestruke uloge u organizaciji koje možemo podijeliti prema složenosti vrsta usluga koje pružaju (operative i strateške) i prema uključenosti u aktivnosti opskrbe („supply“) i potražnje („demand“). Na primjer, kontrola projektnih isporuka i koristi (operativna uloga), upravljanje resursima i portfeljem (strateška uloga), unapređenje alokacije resursa na odobrenim projektima (aktivnosti opskrbe), identifikacija isplativosti ulaganja, portfelj menadžment i odluke o prioritetima (aktivnosti potražnje).

Detaljnije ću još objasniti vrste usluga jer su preduvjet pri odabiru modela zrelosti.

Usluga podrške podrazumijeva definiranje, uvođenje i evaluaciju PPM (Project Portfolio Management)  metodologija, unaprjeđenje procesa, standarda izvještavanja i dokumentiranja, administrativna podrška voditeljima projekata, itd. Usluga savjetovanja podrazumijeva razvoj stručnih kompetencija, kao i mentorstvo i treniranje voditelja projekata, evaluacija performansi i savjetovanje voditelja projekata, širenja znanja o naučenim lekcijama na projektima i programima. Usluga upravljanja podrazumijeva identifikaciju, odabir i prioritet novih projekata, upravljanje i alociranje resursa, savjetovanje višeg menadžmenta, kontrola „zdravlja“ projekta i post-mortem, itd.

PMO možemo promatrati ovisno o zrelosti organizacije kao PO (Project/Program Office), PMO (Project/Program/Portfolio Management Office), međutim konačni cilj organizacije je uspostaviti Strateški PMO ured (u literaturi i EPO – Enterprise Project Office).

PO je primjenjiv ukoliko imate jedan veliki projekt ili program, funkcijsku organizaciju, nekoliko politika i procedura, jednog voditelja projekta/programa te ima funkciju podrške projektima.

PMO ima smisla osnovati ukoliko imate više projekata, više voditelja projekata, neku od matričnih tipova organizacije, te politike, procedure i metodologije upravljanja projektima. PMO osigurava funkciju savjetovanja i podrške nad studijima isplativosti, rizicima i izvođenju projekata.

Strateški PMO (EPO) ima ključnu ulogu u osiguravanju da će odluke organizacije o investicijama donijeti najveću vrijednost sa raspoloživim resursima. To podrazumijeva uključenost u strateško planiranje pri identifikaciji projekata i izradi studija isplativosti za opravdanost investicija, planiranje i alokaciju resursa (optimizacija). Međutim, zamka je što EPO neće biti efikasan ukoliko obavlja i sve prethodno navedene funkcije koje imaju PO i PMO, te funkcionira isključivo u organizacijama koje imaju visoku stručnost i vještine u upravljanju projektima i programima.

Ključni faktori uspjeha

Pretpostavimo da sam vas uvjerila i odlučili ste osnovati ili unaprijediti PMO u svojoj organizaciji unatoč svim preprekama. Odakle krenuti? Odaberite model sukladno zrelosti organizacije, naoružajte se strpljenjem i hrabro naprijed.

Ključni faktori uspjeha za osnivanje i napredovanje PMO-a je podrška (sponzorstvo) Uprave, usklađivanje sa ciljevima organizacije, definirane uloge i odgovornosti i naravno stručni djelatnici, oprema i infrastruktura.

Glavni problem s kojim ćete se susresti je otpor višeg menadžmenta iz razloga što ne razumiju vrijednost koju PMO nosi organizaciji. Jednostavno rečeno, voditelji projekata su koordinatori, a PMO koordinira koordinatore.

Nadalje, tu su i postojeća kultura organizacije, odabir pogrešnog modela koji nije u skladu sa zrelosti organizacije, ograničenje u vremenu/budžetu, nejasno komuniciranje koristi koje PMO može donijeti organizaciji, mogu se promijeniti prioriteti organizacije, politički faktori, itd. Zato budite spremni argumentirati svoju ideju i identificirati faktore za mogući neuspjeh.

Kako biste pridobili svoj menadžment razmišljajte o terminima poput „uvećanje vrijednosti“ za organizaciju, unaprjeđenje procesa tehnika i alata za „prioritete“, te efikasno „1 Tim“ upravljanje resursima. I na kraju,  najvažnije od svega je „vidljivost“, odnosno konstantna promocija vrijednosti koje PMO donosi organizaciji.

Dobra vijest je da trendovi pokazuju kako organizacije razlikuju projekte od redovitog poslovanja, projektni, programski i portfelj menadžment, te čak 70% organizacija koristi jedan od modela PMO-a.

Uspostava PMO-a nije jednostavno rješenje za kompleksne probleme, što znači da uvođenje PMO-a neće automatski značiti i povećanje uspješnosti projekata. Bitno je identificirati ključne probleme i s kojima se susrećete u poslovanju i koje želite da PMO unaprijedi. U skladu s tim odaberite model jer ne postoji „One size to fit all“ koji se može primijeniti u bilo kojoj organizaciji.

Osigurajte konstantnu podršku višeg menadžmenta i promovirajte vrijednosti koje PMO donosi organizaciji, te strateški upravljajte promjenama i uspjeh neće izostati.

Još iz kategorije

10 najvećih ubojica produktivnosti na radnom mjestu i savjeti kako ih riješiti

10 najvećih ubojica produktivnosti na radnom mjestu i savjeti kako ih riješiti

23.11.2020. komentiraj

Smetnje i distrakcije su jednostavno dio života. I dok postoje svaki dan i u svakom aspektu života, ometanja na radnom mjestu mogu „ubiti“ produktivnost i usporiti performanse tima. Smetnje dolaze u mnogim oblicima. Kako tehnologija postaje sveprisutna, može odvući pozornost u bezbroj različitih smjerova. Neučinkoviti unutarnji procesi, s druge strane, usporavaju timove, ostavljajući ih ranjivijima na ometanja.

EU se mora požuriti sa svojim cloud projektom ako misli sustići rivale

EU se mora požuriti sa svojim cloud projektom ako misli sustići rivale

17.11.2020. komentiraj

Europska komisija 24. rujna ove godine donijela je prijedlog odluke kojom regulira kako banke i druge financijske institucije koriste cloud usluge, što je nužan korak kako bi Europska unija bila konkurentnija Sjedinjenim Američkim Državama i Kini, koje su već podosta odmakle po pitanju pružanja usluga u oblaku.

Što u prodaji znači dobiti „NE“?

Što u prodaji znači dobiti „NE“?

11.11.2020. komentiraj

Nesvjesni prodavač će pretpostaviti da ovo 'ne' znači 'nema prodaje' i krenuti dalje. Dobro obrazovani prodajni profesionalci razumiju da to 'ne' samo znači, 'razgovarajmo još malo'.