Tokić razvija vlastite digitalne alate - developeri rade za stvarne korisnike, ne za treće strane

Svakako bih definirao digitalnu transformaciju "mindsetom", točnije načinom razmišljanja, a samim time ciljam na ljude. To je transformacija kompanije kroz zaposlenike, odjele i odluke koje se donose, pojašnjava za ICTbusiness.info Josip Kelava, direktor za tehnologiju Tokić grupe koji je u Tokić stigao prije 6 godina u jeku digitalne transformacije.

Mi smo „data driven“ kompanija, sve važne odluke nam se temelje na podacima - koliko je to moguće naravno, pojašnjava Kelava i dodaje kako je analitika strateški važan segment, koji prolazi kroz sve odjele grupe - pa sama brojka od cca 180 izvještaja govori koliko ulažemo u to.

Kako sam ističe još 2019. su osnovali tim analitike unutar Odjela digitalne transformacije i inovacije, koji se na kraju izdvojio u zasebni odjel, a  sada ih interno dijelena podatkovni inženjering i poslovno izvještavanje. Jedni pripremaju i dovlače podatke, provjeravaju točnost i spremaju za krajnju uporabu - tj. za vizualizacijski sloj (izvještaje), što odrađuje drugi set kolega bliži menadžmentu i upravi, objašnjava Kelava.

Tokić se digitalno trasnformira od novih ERP sustava, DWH rješenja, web shopova pa sve do modernizacije call centara. Koje su ključne faze tog procesa i gdje vidite najveće izazove u njihovoj implementaciji? Kako ste uspjeli povezati različite sustave u jedinstvenu cjelinu koja donosi stvarnu vrijednost korisnicima i zaposlenicima? Koliko su ta rješenja unaprijedila iskustvo krajnjih korisnika, a koliko olakšala rad unutar same organizacije? Tako je, u puno toga smo odlučili investirati pa je ovo veoma intenzivan period za tehnološke odjele u Tokić grupi, ali u tome i jest čarolija rada u Tokiću. Jer, mi smo puno više od prodavaonice. Svaki od sustava što razvijamo jest priča za sebe, ali zasigurno najveći jest ERP, koji je motor kompanije, glavna (core) aplikacija na koju se povezuju sve druge. Implementacija tako opsežnog i zahtjevnog sustava kao što je Dynamics 365 Business Central može sa sobom povlači određene troškove. Za samu implementaciju smo odabrali provjerenu Microsoft metodologiju zvanu "Sure Step" koja osigurava uspješan završetak, na vrijeme i unutar budžeta. Sastoji se od šest glavnih faza - dijagnostika, analiza, dizajn, razvoj, uvođenje i produkcija. Nakon faza dijagnostike i analize se razumije trenutno stanje, pa se objedinjuju svi novi zahtjevi korisnika, a na temelju toga se dizajnira sustav koji obuhvaća sve u cjelinu. Sve se to radi u svrhu unaprjeđenja korisničkog iskustva, brže integracije s partnerima, zatvaranje „tehnološkog duga“ te operativnu izvrsnost - a s produkcijom krećemo u prosincu 2025. Ostale projekte implementiramo sličnom metodologijom, te su još u razvoju - zato kažem da su trenutno uzbudljiva vremena za nas u IT svijetu Tokić grupe. Digitalna transformacija često se spominje, ali rijetko se jasno definira. Kako je kod vas izgledao sam početak tog puta i što biste izdvojili kao ključnu prekretnicu na tom putovanju?  U kojoj je mjeri transformacija utjecala na kulturu rada i organizacijske procese? Jesu li zaposlenici prihvatili promjene ili je bilo potrebno dodatno ulagati u edukaciju i prilagodbu? Koje biste dijelove transformacije ocijenili najuspješnijima, a koji su tražili najviše strpljenja i resursa?

Svakako bih definirao digitalnu transformaciju "mindsetom", točnije načinom razmišljanja, a samim time ciljam na ljude. To je transformacija kompanije kroz zaposlenike, odjele i odluke koje se donose. Osnivanje odjela digitalne transformacije 2019. je službeni trenutak, no "mindset" je postojao i ranije tako da je osnivanje Odjela samo rezultat. Tokić je prvi dao šansu tadašnjem startupu Gideon Brothers kako bi testirao svoje autonomne robote u našem skladištu. Uveli smo RPA-tehnologiju u kompaniju, osnovali odjel podatkovne analitike i koristili KaiZen princip rada - to samo govori da njegujemo inovativnost, dajemo šansu novim tehnologijama i ulažemo u budućnost. Stiglo je i priznaje od strane Londonske burze u ELITE programu kao "Future shapers" koji su nas smjestili među među 50 najinovativnijih tvrtki u Europi. To je bila prekretnica koja je uvelike promijenila pogleda na procese, način razmišljanja a počela su se postavljati prava pitanja, en. 5W (who, what, where, when, why), tko, što, gdje, kada i zašto? Neki zaposlenici su na prvu imali otpor, iz nekog prirodnog straha (da su rezultati krivi, da se ne isporuči na vrijeme i sl.), a bilo je i neopravdanih strahova u smjeru razvoja RPA (automatiziranih procesa) - poput da će ih roboti zamijeniti i sl. Kolege nisu trebali raditi dosadne i repetitivne poslove, imali su svoje vrijeme za posao koji donosi dodatnu vrijednost kopaniji - a baš nitko nije dobio otkaz, dapače samo smo zapošljavali i širili se pa sve do danas. Tu smo se jako trudili educirati kolege, pokazati im primjerom da je to samo na pomoć i nikako drugačije - bili smo uporni i uspjeli smo. Moj osobni pogled je to da smo uspješno i brzo odradili izvještavanje i automatizirali operativne dijelove procesa, a najviše vremena i resursa nam je uzelo projekt digitalizacije ( uvođenja digitalne arhive, digitalnog potpisa i generalno micanje fizičkih papira iz kompanije) - dugo radilo na jedan način, pa su kolege bili u grču baciti fizički papir u smeće i sl. Trenutno je digitalizacija duboko utkana u DNA kompanije te nam kolege sami dolaze s prijedlozima za unaprjeđenja i maksimalno koriste benefite digitalne transformacije.

Automatizacija putem RPA tehnologije otvorila je vrata vlastitim inovacijama. Možete li opisati kako je izgledao prijelaz od gotovih alata prema razvoju vlastitih rješenja? Koliko se takav pristup pokazao efikasnijim u odnosu na korištenje vanjskih rješenja? Što vam je donio u pogledu fleksibilnosti i skalabilnosti poslovanja? Postoje li primjeri gdje je razvoj internih rješenja donio i neočekivane prednosti?

Apsolutno se pokazao dobrim pristupom razvijati vlastita RPA rješenja. Krenuli smo sa zapošljavanjem jednog specijalista koji je "probio led" te mu se brzo pridružio i drugi član iz interne akademije preko koje smo vrebali talente. Kada imate vlastiti razvoj unutar kuće, stojite na izvoru i sami diktirate tempo, dodjeljujete prioritete i odlučujete u hodu. Tako smo postali efikasniji, brži i jeftiniji. Velika rješenja i sustavi zahtijevaju implementaciju, obuku i licence - te vam i dalje treba RPA specijalist za razvoj, unos i održavanje. Mi smo to sve dobili u našim specijalistima koji sami znaju programirati, a uvelike pomaže i uloga člana tima koji je spona između poslovanja i tehnologije - razumije obje strane i prevodi ih na njima razumljiv jezik. S druge strane to donosi i odgovornost za stabilnost sustava i održavanje, te potencijalni rizik u slučaju odlaska kolega iz kompanije. Prošli smo sve navedeno i dalje ne bih mijenjao put, jer su rezultati iza nas - bližimo se brojki od 300 razvijenih RPA procesa koji godišnje uštede preko €350k te odrade oko 12M zadataka. Ono što nismo niti mogli očekivati je činjenica da smo ušli u sferu umjetne inteligencije puno prije nego je chatGPT objavljen, kada je nastao hype oko AI. Kroz istraživanje i razvoj smo spoznali da RPA i AI rade u simbiozi, da su kompatibilni i nadopunjuju se - da prevedem, RPA odrađuje dok AI razmišlja. 

U poslovanju sve važniju ulogu imaju umjetna inteligencija i prediktivni alati. Na koji način koristite AI, primjerice kroz Lokad ili slične sustave, i kakve rezultate postižete? Može li umjetna inteligencija u vašem slučaju u potpunosti zamijeniti ljudsku procjenu ili je riječ o kombinaciji koja daje najbolje rezultate? Koje procese AI najviše unapređuje – predviđanje potražnje, optimizaciju zaliha, korisničku podršku? Koliko je implementacija AI rješenja zahtijevala prilagodbu internih procesa i timova?

Kako smo zagrebli po površini umjetne inteligencije razvojem RPA, nanjušili smo priliku za novu značajnu uštedu u operativnom dijelu. Uzeli smo tisuće računa i označavali ih, kako bi stvorili set podataka koji su potrebni za sustav odobravanja, digitalnu arhivu i proces kolanja dokumentacije po kompaniji. Tako smo i došli do svoje prve aplikacije SimplyDoc koja pomoću umjetne inteligencije očitava i unosi oko 100 000 metapodataka sa raznih dokumenata u sustav, što se sve prije unosilo ručno. Zatim se ukazala prilika da u lancu opskrbe podignemo raspoloživost i optimiziramo zalihe auto dijelova - za što smo angažirali francusku renomiranu tvrtku Lokad, koja radi recimo i s Boeingom, specijaliziranu za lanac opskrbe. AI i ML (strojno učenje) koristimo kod naručivanja robe gdje učimo ponašanje svakog dobavljača i higijenu isporuka njihovog asortimana. Značajno smo podigli našu raspoloživost (95% konstantno na svim lokacijama u Sloveniji i RH), optimizirali dane zalihe na brzo okretajnim artiklima - i sve u skladu sa valutom plaćanja pojedinih dobavljača. Od nas se tražila higijena podataka, promjena načina rada i prihvaćanje novih tehnologija koje smo trebali nadzirati u početku. Jako brzo dolaze novi modeli, aplikacije i mogućnosti su nam na dohvat ruke više nego ikada. Vrlo je uzbudljiv period i vesele me nove inicijative na kojima trenutno radimo... Bitno za naglasiti da ništa ovo ne bi funkcioniralo bez kolega koji su na početku i kraju procesa, sve između radi AI - samim time teorija da će nas umjetna inteligencija zamijeniti, pada u vodu. 

Analitika i rad podatkovnog tima postali su temelj strateških odluka. Kako je strukturiran vaš tim i na koji način se rezultati njihovog rada ugrađuju u svakodnevno poslovanje? Možete li navesti konkretan primjer odluke ili projekta koji je u potpunosti proizašao iz analize podataka? Kako osiguravate kvalitetu i točnost podataka na kojima se temelje odluke? Na koji način se rezultati analize prenose prema menadžmentu i operativnim timovima?

Mi smo „data driven“ kompanija, sve važne odluke nam se temelje na podacima - koliko je to moguće naravno. Analitika je strateški važan segment, koji prolazi kroz sve odjele grupe - pa sama brojka od cca 180 izvještaja govori koliko ulažemo u to. Još 2019. smo osnovali tim analitike unutar Odjela digitalne transformacije i inovacije, koji se na kraju izdvojio u zasebni odjel. Sada ih interno dijelimo na podatkovni inženjering i poslovno izvještavanje. Jedni pripremaju i dovlače podatke, provjeravaju točnost i spremaju za krajnju uporabu - tj. za vizualizacijski sloj (izvještaje), što odrađuje drugi set kolega bliži menadžmentu i upravi. To nam se pokazalo potrebnim u zadnjih nekoliko godina jer se isprepliću poslovno znanje sa podatkovnim znanostima. Tako smo prošle godine i pokrenuli projekt implementacije novog skladišta podataka (DWH), s ciljem bržeg i boljeg izvještavanja za menadžment i Upravu - ali također i kao temelj za AI koji treba veliku, strukturiranu, a brzu bazu točnih podataka. Razne odluke se donose na temelju naših izvještaja, samo neki od primjera su lokacije otvaranje novih poslovnica (na temelju izračuna potencijala i voznog parka), proširivanje asortimana te ciljani obilasci terena. Praćenje prodaje na razini artikla, kupca, programa, udio marže, web prodaja i ponašanje kupaca, efikasnost skladišta i transporta, financijski kontroling - samo su neke od raznih prilika za donošenje odluka na temelju analiza koje dostavljamo kroz alat dostupan svima, pa i na mobitelu.

Tehnološki odjeli postaju ključni pokretač razvoja svake moderne kompanije. Koji su vaši planovi kada je riječ o širenju usluga i daljnjem jačanju tih odjela? Gdje vidite najveći potencijal rasta – u novim tehnologijama, daljnjoj optimizaciji procesa ili internacionalizaciji usluga? Koliko pritom računati na suradnje i partnerstva, a koliko na vlastiti razvoj? Na koji način planirate privući i zadržati stručnjake u sve zahtjevnijem tehnološkom okruženju?

Primarni cilj i svrha naših timova je podrška operativnom dijelu poslovanja - mi se bavimo prodajom auto dijelova. Tu naravno dolaze i dodatne vrijednosti za naše kupce u digitalnom svijetu, kao što su online sustavi za naručivanje, mobilne aplikacije, program vjernosti, tehničke informacije za vozila i mnogo drugih digitalnih dodirnih točaka. Konstanto radimo na novim uslugama i platformama, a trenutno vidimo priliku u pružanju udaljene tehničke podrške za naše kupce - kombinacijom uređaja za daljinsko kodiranje vozila i softwarea za komunikaciju. Budući da su moderna vozila računala na kotačima (oko 300M linija koda), tako i mi moramo biti u korak s voznim parkom, te omogućiti dostupne alate našim kupcima. Sve to u suradnji s partnerima te jednim okom na stranim tržištima, gdje vidimo ogroman potencijal za rast grupe. Interno smo fokusirani na spomenute projekte, a plan za budućnost je biti brži, jači i bolji u primjeni umjetne inteligencije koja nam može donijeti izvanredne rezultate. Aktivni smo na terenu i tech-konferencijama, članovi smo globalne digitalne komisije pri najutjecajnijoj trgovinskoj IAM-organizaciji ATR International, a od samih početaka smo dio hrvatske udruge za umjetnu inteligenciju CroAI te njegujemo kulturu inovacija. To se prepoznaje i cijeni, tako da nove kadrove nađemo bez problema. Štoviše, kada shvate da Tokić nisu samo autodijelovi, već da interno i izravno razvijamo tehnologije za vlastite potrebe – javljaju se sami sa željom za rad u Tokiću. Naime, imamo okruženje gdje developeri i analitičari ne rade za neke treće strane, nisu outsourcani za tuđi biznis koji jedva poznaju, već djelujemo izravno i interno u poslovnom okruženju gdje će se naš tehnološki proizvod koristiti. Zato kao developeri možemo uživati i dati sve od sebe, dok „sjedimo“ na podacima s preciznim uputama i slobodnim rukama i zato je u Tokiću cool raditi u IT sektoru.