Mali savjeti za sprječavanje većih ometanja na poslu

Svi znamo koliko je frustrirajuće kada se pokušavamo koncentrirati na neki zadatak i onda nas u ključnom trenutku netko ili nešto omete, bio to šef koji konstantno kuca na vrata, suradnik koji treba pomoć ili možda čak notifikacija na Facebooku. Koji god razlog bio, normalno je da takve sitnice ometaju kontinuitet rada i onemogućavaju kvalitetno izvršavanje zadataka. Za to postoji rješenje. U nastavku navodimo nekoliko savjeta koji bi vam trebali pomoći da osigurate svoj mir i da takva ometanja ne postanu vaša svakodnevica.

Komunicirajte s kolegama

Ako radite na nekom velikom projektu i pritišću vas rokovi, pokušajte to objasniti vašim suradnicima. Komunicirajte s njima, objasnite im kada je trenutak da vas traže za pomoć ili uslugu i koje je vrijeme da se prave da ne postojite. Ako radite u manjem uredu, slobodno pošaljite kolektivni e-mail u kojem objašnjavate zbog kojih razloga ste nedostupni. Ako ste pak zaposleni u većoj tvrtki objasnite samo najbližim suradnicima i šefu da vam je potrebno određeno vrijeme privatnosti i mira da dovršite zadatak.

Isključite vaše uređaje

Vaš mobitel s razlogom ima opciju vibracija ili nečujno - koristite je. Nema ništa gore nego kada radite u potpunoj tišini i odjednom vaš mobitel počne vrištati, bilo poziv ili poruka. Taj zvuk može vas potpuno izbaciti iz kolosijeka i većina nas teško ćemo se oduprijeti da ne pogledamo tko je zvao, a takve sitnice ubijaju trenutačnu motivaciju i kreativnost. Na kompjuteru isključite sve tabove i stranice koje vam ne trebaju, to se najviše odnosi na društvene mreže.

Imajte frazu kojom jednostavno dajete do znanja da ste nedostupni

Je li moguće spriječiti ometanje kada već vidite da netko dolazi do vas? Pokušajte prije nego što ta osoba s vama počne komunicirati o nekim drugim stvarima, odmah uskočiti sa npr.“radim, odmah dođem do tebe kad završim.“ Neka vam to ili neka slična verzija postane fraza kojom ćete jednostavno objasniti da ste u situaciji kada ne možete trpjeti ometanje i s druge strane, pristojno dati kolegi do znanja da ste registrirali njegovo prisustvo ali da sada ne možete reagirati, već  onda kad budete imali vremena. Ako imate svoj ured i ako to uredska pravila dopuštaju, ostavite neki znak na kvaku poput “Ne ometaj“ ili zalijepite neku šaljivu sliku na vrata kojom dajete do znanja da ste nedostupni

Naravno, sve distrakcije nije moguće spriječiti, pogotovo ako radite u dinamičnom okruženju, gore napisani savjeti trebali bi pomoći pri minimaliziranju štete kod ometanja. No, ostaje pitanje kako se ponovo koncentrirati kada do ometanja ipak dođe?

Kada “brainstormate“

Recimo da promišljate o novoj kampanji ili tražite pravi pristup komunikacije s potencijalnom tvrtkom za poslovanje i točno kad pomislite da ste sve pokrili, stigne vam e-mail šefa koji traži vašu hitnu reakciju. Možda će vaš prvi instinkt biti ostaviti sve i odgovoriti na mail, ali prije toga prvo zapišite ključne riječi i dopustite sebi 20-ak sekundi da se isključite sa jednog zadataka kako biste se mogli kvalitetno posvetiti drugom. Ako je potrebno, napravite grafičku ilustraciju sa strelicama i simbolima koji su vas vodili do određenih zaključaka. Tako da, ako ste se negdje izgubili, možete se ponovo vratiti na tu poziciju.

Kada pišete

Kod svakoga najteži ali i najbolji trenutak je kada uhvatite ritam kontinuiteta misli koje zapisujete. Kada uspijete uhvatiti inspiraciju, imate osjećaj da sve možete obaviti za čas posla, ali ako dođe do prekida, inspiracija se gubi i praktički morate sve ispočetka. Samo malo, o čemu sam ono pisao...? Aha, da, ako vas nešto omete pri pisanju, nemojte odmah očekivati da ćete se vratiti na sedlo iste sekunde. Ostavite si nekoliko minuta da ponovo prođete zadnjih par odlomaka i eventualno nadopunite tekst i ispravite greške. Ako je potrebno, napravite mentalne bilješke o tome što ste mislili ili u kojem smjeru su vas misli vodile.

Ako se ne uspijete ponovo koncentrirati

Uvijek postoji i ta mogućnost. Možda ste jednostvano preopterećeni ili ste dosegli svoj maksimum za taj dan. Ne morate očajavati, uzmite si dulju pauzu, popijte kavu, sami ili u društvu, prošećite, razgibajte se. Inspiracija je varljiva suputnica koja ponekad dođe i ode kako poželi, ali uvijek se vrati, samo joj trebate dati vremena.

Na žalost, koliko god se trudili uvijek će biti ometanja na ovaj ili onaj način. Ne postoji univerzalni recept da se u danom trenutku odvojite od ostatka svijeta. Živimo u tehnološkom vremenu kada smo svima dostupni na razne načine i to ne možemo spriječiti, pogotovo ako imate dinamičan posao, ali ovih nekoliko savjeta moglo bi vam pomoći da svedete učinke ometanja i dekoncentracije na minimum.