Delegirati je lako - pitajte me kako

Bez obzira na sjajne komunikacijske vještine i briljantno vođenje tima pojedini menadžeri imaju poteškoća u delegiranju zadataka. Još uvijek puno njih drži za sebe svoje dupkom pune to do liste ne dajući drugima da im pomognu u rješavanju. Delegiranjem zadataka prebukirani menadžer će se osloboditi dnevnih operativnih zadataka i imati više vremena za strategiju, planiranje i donošenje dodatne vrijednosti tvrtki.

Osim toga on dobiva i na kvaliteti privatnog života jer ima više vremena za posvećivanje sebi i obitelji. Zašto se onda dosta menadžera žali da ne zna delegirati? Objašnjenja su različita. Ponekad se radi o tome da je netko control freak koji sve drži pod kontrolom, a ponekad samom sebi na taj način pridodaje važnost bojeći se da će netko drugi pokupiti „slavu“ za taj obavljen posao.

S druge strane, ljudi se vole osjećati važni kao osobe koje su nezamjenjive, odnosno da postoje određene stvari koje samo oni mogu napraviti. Drugi se pravdaju time da će dok objasne nekom drugom što treba napraviti proći više vremena no da to sami odmah naprave.

Za početak prestanite vjerovati da ste vi jedina osoba koja može dobro obaviti neki posao.

Prilikom odabira kome ćete nešto delegirati vodite računa da li zadatak dajete osobi adekvatnoj za taj posao, odnosno o tome da ta osoba to zna i može napraviti. U odnosu na zahtjeve zadanog posla osoba kojoj se delegira mora imati određena znanja i vještine. Ukoliko ih ne posjeduje uvijek postoji mogućnost da ih podukom stekne. Objasnite pobliže u kojem formatu želite izvješće. Utvrdite vremenske okvire u kojima posao treba biti gotov. Nemojte stalno nadgledati zaposlenika, ali tu i tamo provjerite napredak.

Zaposlenik osim uputa preuzima i odgovornost da će zadatak napraviti. Ako netko radi drugačije nego što radite vi to ne znači da neće dobro obaviti posao. Jedna od značajki delegiranja je i u tome da zaposleniku pomaže u razvijanju vlastite vještine, a čime se stvara i kvalitetnija radna okolina. No, nemojte zaboraviti da učenje novih vještina podrazumijeva i poneku pogrešku. Stoga nemojte kažnjavati djelatnike koji su u dobroj vjeri mislili da rade nešto dobro, a u konačnici napravili nešto krivo. Takvu je slučajnu pogrešku vrlo jednostavno prepoznati u odnosu na posvemašnju nesposobnost ili namjerno sabotiranje.

Problem može nastati kada se posao delegira kada ste u stisci s vremenom ili kada se nekom zaposleniku „u prolazu“ dodijeli neki posao bez puno promišljanja o njegovim kompetencijama. Najgore su varijante kada se od zaposlenika očekuje da bez jasnih uputa „uđe u glavu“ svojeg nadređenog i pročita mu misli što je zapravo htio i kako što treba napraviti. Osim toga nije dobro delegirati zadatke koji su hitni pa samim time nema vremena za objašnjavanje i učenje na pogreškama.