10 najvećih ubojica produktivnosti na radnom mjestu i savjeti kako ih riješiti

10 najvećih ubojica produktivnosti na radnom mjestu i savjeti kako ih riješiti

Smetnje i distrakcije su jednostavno dio života. I dok postoje svaki dan i u svakom aspektu života, ometanja na radnom mjestu mogu „ubiti“ produktivnost i usporiti performanse tima.

Smetnje dolaze u mnogim oblicima. Kako tehnologija postaje sveprisutna, može odvući pozornost u bezbroj različitih smjerova. Neučinkoviti unutarnji procesi, s druge strane, usporavaju timove, ostavljajući ih ranjivijima na ometanja.

Iako su smetnje na radnom mjestu sve neizbježnije, postoje rješenja. U mnogim slučajevima, prvo prepoznavanje točke boli, a zatim pristupanje holistički sa strategijom da se ispravi je dovoljno. U drugim slučajevima, pravo rješenje komunikacije i suradnje može ublažiti problem.

Međutim, prije nego što se bilo što od toga dogodi, prvo se morate upoznati s najvećim ubojicama produktivnosti na radnom mjestu. U nastavku ne samo da ću izložiti 10 (po meni) najvećih, već ću vam pomoći (barem pokušati) da ih riješite.

Dakle, najčešća poslovna ometala su:

  1. Neproduktivni sastanci
  2. Pretrpan radni prostor
  3. Neučinkoviti komunikacijski kanali
  4. Društveni mediji
  5. Previše vremena u uredu
  6. Nedostatak delegiranja
  7. Nesigurna „instant-messaging“ komunikacija
  8. „Multitasking“ (google prevodi sa „više-zadačnost“) 😊
  9. Hiper-povezanost (na društvene mreže)
  10. Nedostatak motivacije
  11. I za kraj…zaključak

Neproduktivni sastanci

Prema jednoj studiji sa Sveučilišta Sjeverne Karoline (SAD), 65 posto viših menadžera reklo je da ih sastanci sprječavaju da dovrše svoj posao, dok je 71 posto reklo da su sastanci neproduktivni i neučinkoviti. Ipak, prosječan uredski radnik i dalje u prosjeku provodi 31 sat mjesečno na sastancima.

Meni je osobno zlo od sastanaka…ali ne od svih. Katkada su jednostavno nužni. No, nedostatak strukture i neučinkoviti komunikacijski kanali čine mnoge sastanke besmislenima, zaustavljajući produktivnost na radnom mjestu.

Kako to ispraviti:

  • ograničite sastanke određivanjem dana bez sastanaka. Kada je sastanak neophodan, budite kratki. Imati jasan plan. Uvijek ga komunicirati unaprijed. A onda ga se držite.
  • komunikacija u stvarnom vremenu može pomoći u racionalizaciji sastanaka, posebno u slučaju udaljenih radnika.
  • Prije sastanka uspostavite „virtualnu sobu“ za razgovor kako biste prenijeli temu sastanka, raspravljali o dnevnom redu i distribuirali sve povezane zadatke i materijale (Slack je super alat za to)
  • Tijekom sastanka uključite alate za suradnju kao što je virtualna ploča za poticanje sudjelovanja i angažmana
  • Nakon sastanka upotrijebite određenu „virtualnu sobu za čavrljanje“ kako biste pružili kanal za povratne informacije, nastavili razgovor i uputili pozive na djelovanje

Pretrpan radni prostor

Pretrpani radni prostor ubija produktivnost na više načina. Lov na predmete koji su vam potrebni tijekom dana veliki je gubitak vremena. A tu su i smetnje stvorene viškom nereda koji jednostavno usporava (da ne kažem ubija) rad mozga kada se morate usredotočiti na trenutni zadatak – netko će to nazvati kreativnim kaosom, no katkada je to samo izgovor za ne-pospremanje.

Kako to ispraviti:

  • Odredite neko vrijeme za organizaciju radnog prostora. To može poboljšati tijek rada, povećati učinkovitost, i smanjiti stres.
  • Arhivirajte potrebne dokumente i bacite ono što više nije potrebno. Knjige i bilježnice čuvajte na polici s knjigama. Operite i pohranite posude za hranu i šalice za kavu i bacite stare omote. Provjerite jesu li vaši osnovni predmeti dobro opskrbljeni i nadohvat ruke.
  • Ako radite od kuće, isto vrijedi; iako ćete također htjeti uzeti u obzir sve alate koje koristite, namještaj, pa čak i okolni dekor.

Neučinkoviti komunikacijski kanali

Baš sam pun pričao na ovu temu u zadnje vrijeme. E-pošta je jedna od najpopularnijih metoda komunikacije na radnom mjestu. Iako pruža praktičan način slanja dugih poruka ili više kopija iste poruke, također može biti vrlo nezgodan. Pretrpani „mailbox“, vrijeme provedeno pokušavajući ga očistiti, i spam sve su podjednaki „ubojice“ produktivnosti.

Kako to ispraviti:

  • Razmislite o rješenju za komunikaciju i suradnju „sve-u-jednom“. Od brzih pitanja do upravljanja projektima s neograničenom veličinom prijenosa datoteka, komunikacija u stvarnom vremenu učinkovitiji je način održavanja timova u toku, poticanja timskog rada i upravljanja produktivnošću.
  • Koristite „instant messaging“ kako biste olakšali pitanja "da, ne" i "do točke", kao i tekuće, slobodne razgovore i razgovore u stvarnom vremenu
  • Pokretanje glasovnog ili video chata kada je komunikacija uživo nepraktična ili nemoguća ili kada priroda razgovora zahtijeva nešto malo osobniji pristup – danas je to više pravilo nego opcija.
  • Koristite sveobuhvatne poslovne alate za razmjenu izravnih poruka kao što je mogućnost pojedinačnog delegiranja, upravljanje kontaktima i upravljanje „prostorima za čavrljanje“ kako biste ublažili potencijalne povrede dužnosti i usavršili unutarnju produktivnost

Društvene mreže

Društvene mreže su dvosjekli mač. Na kraju krajeva, ovo i čitate na društvenoj mreži. Iako je i briljantan marketinški alat i vrijedan kanal korisničke podrške, njegov utjecaj na produktivnost nije uvijek pozitivan. Zapravo, zaposlenici provode više od 2 sata u prosjeku svaki dan pristupajući društvenim mrežama - ometajući produktivnost i povećavajući slučajeve klevete, dezinformacija i gubitka povjerljivih informacija. Primjera radi; naprosto sam se frapirao kada je Iphone prije koju godinu uveo opciju izvještavanja o vremenu provedemo „na ekranu“ – pa kada sam shvatio da u prosijeku provodim 3 i više sati blejeći u ekran mobitela nije mi baš bilo svejedno.

Kako to ispraviti:

  • Da biste stvorili zdraviju ravnotežu, poduzmite korake za ublažavanje korištenja društvenih mreža na radnom mjestu koji nisu povezani s radom -> da se ne bismo krivo razumjeli, ne zagovaram da zaustavite korištenje društvenih mreža. Osim toga, za potrebe marketinga, brendiranja i korisničke podrške, to je dostojan dodatak vašem kompletu alata koje koristite za posao.

Na poslu, međutim:

  • Razmislite o uklanjanju prečaca preglednika na društvene medije
  • Odjava s računa na društvenim mrežama
  • Preusmjerite aplikacije društvenih medija na svoj pametni telefon samo za vikend, brišući ih s telefona tijekom tjedna (čudan savjet – znam – ali radi)
  • Isključite zvukovne notifikacije – ja sam se preporodio kada sam to učinio prije cca 4 godine.

Previše vremena u uredu

E sada…ovo ima više veze sa onim kada se vratimo u „normalu“…no ipak, vjerujem da je vrijedno spomenuti. Mislite li da vam ostanak u uredu do kasno ili rani dolazak može pomoći da učinite više? Razmislite još jednom! Iako vam posao koji radite danas donosi velike novce, dugoročno može uzrokovati gubitak radne snage, razdražljivost, nedostatak motivacije i kognitivne probleme. Drugim riječima – izgaranje – iliti popularno nazvani „burn-out“.

Kako to ispraviti:

  • Iskoristite fleksibilno radno vrijeme – situacija sa COVID-om nam je dokazala da to nije samo mit te da u velikom broj branši „actually“ radi. Ako ih vaše radno mjesto ne ponudi, otvorite temu sa svojim nadređenima. Fleksibilni sati nude niz pogodnosti, uključujući povećanu produktivnost i smanjen rizik od izgaranja. Osim toga, mobilne aplikacije za komunikaciju mogu vas držati povezanima kad god niste u uredu, odnosno kada ste u pokretu.
  • Pokušajte s radom na daljinu, bilo kontinuirano ili jedan do dva dana u tjednu. Povećanje fleksibilnosti može smanjiti stres na um i tijelo i pružiti više vremena za prijatelje, obitelj i sebe.
  • Uzimajte „pametnije“ pauze. Umjesto surfanja društvenim mrežama, pročitajte knjigu, prošećite, vježbajte ili se istegnite.
  • Vodite brigu o svom umu i tijelu. Dobar san i zdrava prehrana može poboljšati kognitivne funkcije, krvni tlak, i cjelokupno raspoloženje.

Nedostatak delegiranja

Mikro-menadžment članova tima i neuspješno, odnosno nepravilno delegiranje odgovornosti ne samo da ih sprječava da se u potpunosti usredotoče na zadatke, već mogu stvoriti tjeskobu u vezi s radnim učinkom. Rezultat je momčad koja je frustrirana, zbunjena i nedovoljno uspješna. Više o mikro-menadžmentu pročitajte jednom od moji članaka na linku.

Kako to ispraviti:

  • Provedite vrijeme upoznajući svoj tim osobno i profesionalno, identificirajući jedinstvene prednosti koje svaki član tima „donosi na stol“.
  • Umjesto da prednost dajete zadacima vašem timu, pustite ih neka uče, otkrivaju i dijele znanje vlastitim tempom. Dopustite im da pogriješe i uskočite samo kada tim ne nastupa kao tim.
  • S administrativne strane postavite više mrežnih administratora – prema timu, odjelu, projektu ili lokaciji, na primjer. Delegiranje administratorskih dužnosti ne samo da oslobađa vaše radno opterećenje, već svakoj jedinici daje slobodu komunikacije i suradnje na način koji im odgovara.

Nesigurni „instant messaging“

Ovih dana svatko ima svoje omiljene besplatne „instant messaging“ alate (IM). Međutim, njihovo korištenje na radnom mjestu može biti veliki ubojica produktivnosti. Svaka obavijest donosi iskušenje da provjerite najnoviji GIF, mem ili virusni videozapis, a zatim odgovorite vlastitim, i tako dalje i tako dalje.

Vaši osobni IM također sadrže privatne fotografije, datoteke i razgovore koji se lako mogu pomiješati prilikom prebacivanja između privatnih razgovora i razgovora povezanih s poslom – zaista vjerujem da se svakome dogodilo barem jednom, ako ne i više puta.

Što je još gore, mnogi besplatni IM-ovi prepuni su problema s privatnošću i sigurnošću, bugova i oglasa i traženja. Jasno vam je kuda idem s ovom temom…?

Kako to ispraviti:

  • Odredite vremena tijekom radnog dana za provjeru i odgovaranje na privatne poruke, kao što je pauza za ručak, na primjer. Na taj način minimizirate ne samo ometanje istovremenog rada i razgovora koji nisu povezani s poslom, već i rizik od miješanja tih razgovora.
  • Koristite slojevit pristup sigurnosti i privatnosti, poput onog koji nudi Brosix Instant Messenger.
  • Provodite svu komunikaciju povezanu s poslom putem peer-to-peer kanala
  • Zaštitite integritet podataka i informacija tvrtke putem end-to-end enkripcije
  • Koristite mrežu privatnog tima koja zahtijeva individualno ovlaštenje i ublažavanje vanjskih smetnji
  • Iskoristite antivirusnu integraciju i integraciju zlonamjernog softvera

Višezadaćnost (da, postoji HR riječ za „multitasking“)

Multitasking je krucijalni dio svakog posla – usudio bih se reći „nužno zlo“. No, velika opterećenja zadataka, žongliranje zadacima i alatima i neadekvatna usredotočenost na bilo koji zadatak u isto vrijeme mogu biti pravi ubojica produktivnosti, što u konačnici uzrokuje nekvalitetne rezultate, loše performanse i eventualno izgaranje.

Kako to ispraviti:

  • Planirajte učinkovitije definiranjem i određivanjem prioriteta zadataka prije vremena. Nemojte se bojati ograničiti broj zadataka koje preuzmete u bilo kojem trenutku.
  • Pravi softver također može pomoći. Koristite timski komunikacijski i kolaboracioni način da biste organizirali sve svoje razgovore, značajke chata u stvarnom vremenu i alate za suradnju na jednom mjestu.
  • Na raspolaganju vam nisu samo značajke IM suradnje – kao što su dijeljenje zaslona i udaljena radna površina, virtualna ploča i trenutačna snimka zaslona, na primjer, već i mogućnost uparivanja s komunikacijom u stvarnom vremenu:
    • Eliminira potrebu za višestrukim skupim alatima i softverom
    • Sprječava svako prebacivanje između e-pošte, prozora za čavrljanje, alata za suradnju i rješenja za dijeljenje datoteka
    • Pojednostavljuje komunikaciju, upravljanje zadacima i projektima te podršku – sve unutar jedne aplikacije i uz minimalne klikove i navigaciju.
    • Poboljšava timski rad povećanjem sudjelovanja i angažmana

Hiper-povezanost (na društvene mreže)

Istraživanja pokazuju da prosječna osoba provodi 24 sata tjedno na društvenim mrežama, stvarajući pritisak da se ne samo prijavi s prijateljima, obitelji i suradnicima, već i provjeri najnovije ažuriranje posta ili statusa – drugim riječima, pretvara se u ovisnost. Hiper-povezanost utječe na upravljanje vremenom i narušava osobni i obiteljski život.

Kako to ispraviti:

  • Provjerite svoje najčešće korištene aplikacije koliko vremena provodite na njima, a zatim pokušajte smanjiti to, osobito tijekom radnog vremena. Isključite se s uređaja ako se osjećate preopterećeno ili kada se trebate usredotočiti na konkretne zadatke. Uzimanje pauze od uređaja može potaknuti kvalitetnije upravljanje vremenom i zadacima, kao i zdravlje i dobrobit.  Samo neke od stvari koje možete učiniti:
    • Isključite obavijesti
    • Prilagodite svoj status kako biste obavijestili prijatelje da ste zauzeti ili odsutni
    • Odgovorite na e-poštu i poruke odjednom u unaprijed zadanim vremenski intervalima, a ne jedan po jedan
    • Izbrišite aplikacije ako ovo prije ne upali, te ih ponovno instalirajte samo tijekom vikenda – znaaam, dosadno i zamorno, ali ako nema druge…

Nedostatak motivacije

Iako mnogi čimbenici mogu smanjiti motivaciju među zaposlenicima, osjećaj podcijenjenosti jedan je od prvih čimbenika. Kada se zaposlenici ne osjećaju cijenjeno, njihova motivacija pati. Manje su posvećeni kompaniji i, kao rezultat toga, manje predani produktivnosti.

Kako to ispraviti:

  • Razmotrite razvojne mogućnosti, financijske poticaje i team-building kako biste povećali motivaciju zaposlenika. Odmah riješite probleme i pritužbe zaposlenika.
  • Često, međutim, male stvari mogu pomoći. Komunikacija u stvarnom vremenu, na primjer, pruža kanale za motivaciju i uvažavanje koji su dosljedni, pravovremeni i prikladni.
  • Koristite moć chat-a te ponudite pohvale ili samo riječ „hvala“
  • Uspostavite „chat room“ kako biste prepoznali rođendane zaposlenika, godišnjice ili važne trenutke te individualne i timske uspjehe
  • Pošaljite emitirane poruke s motivacijskim ili inspirativnim citatima ili najavite okupljanje nakon posla za večeru ili piće

I za kraj (zaključak)

Kao što možete vidjeti, produktivnost na radnom mjestu može patiti kao rezultat mnogih uobičajenih ometanja. Međutim, kako različite ljude ometaju različite stvari, to nikako nije iscrpan popis.

Međutim, uzimanje vremena da se educirate o najvećim ubojicama produktivnosti može vam pomoći ne samo da bolje prepoznate ometanja na radnom mjestu, već ih sada ublažite i spriječite u budućnosti.

Sretno.

Vedran Sorić, Smile & Sell

Još iz kategorije

Rad od 9 do 5 je zastarjeli koncept rada

Rad od 9 do 5 je zastarjeli koncept rada

06.01.2021. komentiraj

Pandemija koronavirusa ne jenjava i svjetske ekonomije to itekako osjete. Naravno, automatski to osjećaju i poslovne organizacije, što njihove lidere uči kako se prilagoditi na najbolji mogući način. Čini se, rad od osam do 16 sati ili od devet do 17 sati (više) nije odgovor.

Kako živi država koja preživi nekoliko potresa

Kako živi država koja preživi nekoliko potresa

04.01.2021. komentiraj

Ovih posljednjih dana svjedoci smo katastrofalnih potresa u Hrvatskoj. No svjesni smo da to nisu jedini potresi koji muče Hrvatsku, koja muku muči sa ekonomijom i preživljavanjem.

Što bi u budućnosti moglo zamijeniti NAND flash?

Što bi u budućnosti moglo zamijeniti NAND flash?

29.12.2020. komentiraj

Unatoč uspjehu, NAND flash pobjeđuje samo zato jer još uvijek ne postoji ništa bolje. Ali, to bi se uskoro moglo promijeniti i tržište vezano uz memoriju samim time doživjelo bi velike promjene.