U jednoj epizodi Teorije velikog praska je legendarna scena u kojoj Howard pita Sheldona zašto mu uvijek prigovara oko njegovog posla, a Sheldon mu odgovara da nije problem u njemu i da on svoj posao radi jako dobro, nego je problem u njegovom poslu koji je besmislen i bezvrijedan. Kada govorimo o takvim nepotrebnim poslovima koji ne donose novu vrijednost, obično koristimo izraz birokracija. Wikipedija nam kaže da je birokracija (francuski: Bureaucratie) termin kojim se označava vladavina administrativnog osoblja koje radi po uredima državne uprave, ali i svake velike organizacije. Oni nisu izabrani na izborima, ali kako dugo rade na istim položajima često imaju veću moć (i znanje) od svojih pretpostavljenih.
Uz birokraciju je vezan i vrlo zanimljiv Parkinsonov zakon koji kaže da se „rad uvećava kako bi ispunio vrijeme na raspolaganju za njegovo dovršenje“. Drugim riječima, ako birokrati slučajno imaju slobodnog vremena, oni će smisliti nove birokratske poslove i složenije procedure, kako bi si stvorili dodatni posao. Kada taj dodatni posao postane prevelik za postojeći broj birokrata, zapošljavaju se novi da mogu izvršiti taj posao i tako birokracija raste. U svakoj birokratskoj organizaciji empirijski je utvrđen porast broja birokrata od 5 do 7%.
Pa dobro kakve to veze ima s ICT Businessom, pitate se? Najbirokratskija organizacija u Hrvatskoj je naravno Hrvatska sama, dakle naše javne službe, javna poduzeća i lokalna uprava. Kroz godine je birokracija bujala u postojećim javnim ustanovama, a kad je zatrebalo osnivale su se nove agencije i uredi... Proračun guta nezamislive količine novaca i svakodnevno se priča o tome koliko ljudi treba otpustiti, umiroviti, kome treba smanjiti prava... Ali, ako se krene otpuštati ljude, ostat će određena količina posla koji sada netko radi, a koji onda nitko neće obavljati! Dakle, ono što je preduvjet prije bilo kakvih rezanja ognjem i mačem, je analiza postojećih poslovnih procesa, te reinženjering u kojem će se napraviti nekoliko bitnih stvari - eliminirati nepotrebne procese, optimizirati neoptimalne procese, automatizirati i računalno podržati procese koji se mogu automatizirati, osmisliti nove optimalne procese koji zamjenjuju postojeće neoptimalne procese. Tako bi se smanjila potreba za ljudskim angažmanom i ostvarila velika financijska ušteda.
Dobar primjer za reinženjering procesa su banke. U zadnjih dvadeset godina se bankarstvo potpuno promijenilo i odnos s korisnicima se sa šalterskog poslovanja u poslovnicama prebacio na beskontaktne kanale - bankomate, Internet i mobilno bankarstvo. Korisnici su zadovoljniji jer troše manje vremena, a banka treba manje ljudi i manje poslovnica, te isti broj korisnika opslužuje s manjim resursima.
Svatko od nas može nabrojati stotine primjera u kojima su procesi javne uprave u Hrvatskoj neoptimalni. Dobra zbirka apsurdnih primjera koje su ljudi sami opisali nalazi se na www.apsurdistan.in Gotovo svako izdavanje osobnih dokumenata, potvrda i raznih dozvola može biti automatizirano i obavljati se elektronski, pod uvjetom da razne institucije međusobno razmjenjuju dokumente. Ako može primjerice u Velikoj Britaniji ili Švedskoj, može valjda i u Hrvatskoj.
Vjerojatno je jedan od najžalosniji primjera popis stanovništva prije dvije godine, koji je obavljen potpuno ručno, uz goleme troškove i popisivanja i obrade, te dobivanja prvih suvislih rezultata nakon više od godinu i pol dana, uz angažiranje dodatne hrpe ljudi za obradu podataka - danas, u doba računalno pismenih ljudi, Interneta i OCR-a.
Ne bi bilo pošteno ne spomenuti i pozitivan primjer centralizacije obračuna plaća javne uprave, ali to je nažalost jedna lasta koja ne čini proljeće. Najveći problem nije u procesima koji su računalno podržani, nego u onima koji nisu računalno podržani, koji podrazumijevaju goleme registratore, pune potvrda s puno potpisa iz raznih institucija.
Naravno, preduvjet za promjenu procesa je da postoje ljudi, volja i znanje da bi se to napravilo. S druge strane, puno je lakše nastaviti jednostrani financijski teror, zaduživanje budućih pokoljenja, pisati smjernice koje ozbiljne stručnjake tjeraju u plač, te usmjeravati pozornost na isprazne diskusije o ćirilici i Lexiju. Dok ima imalo para i dok voda zaista ne dođe do grla, teško je očekivati neke bitnije promjene.
Ali vrč će se ipak jednog dana razbiti, ne može ovakva situacija trajati dovijeka. Da bi se svi ti silni procesi eutomatizirali i javna uprava zaista postala e-uprava, trebat će jako puno IT usluga. U Hrvatskoj IT zajednici postoji velika količina znanja potrebnih za reinženjering procesa i razvoj aplikacija za podršku novim procesima, bila bi prava tragedija i propast domaćeg IT-a da se taj potencijal ne iskoristi i da se izrada ovakvih sustava povjeri bjelosvjetskim konzultantima, koji od nas nisu pametniji i sposobniji, ali su zato bitno skuplji. Šteta bi bilo novac koji svi uplaćujemo u proračun isplaćivati stranim tvrtkama dok hrvatske koje imaju potrebno znanje propadaju.
Na kraju, moramo biti svjesni da će do početka tog reinženjeringa će proći još puno vremena, ali trebamo ga dočekati spremni na velik posao.
