Gdje su „skrivene“ vještine voditelja projekata?

Gdje su „skrivene“  vještine voditelja projekata?

Prošli tjedan sam sudjelovala na jednom od boljih seminara o projektom menadžementu u zadnje vrijeme (a vjerujte da sam ih se naslušala) te sam odlučila podijeliti s Vama stečena znanja i iskustva. Seminar je održao Liam Dillon, jedan od poznatih svjetskih voditelja projekata, a za organizaciju je zaslužna tvrtka pmmentor. No dosta reklamiranja, pređimo na temu.

Zašto je to jedan od najboljih seminara na kojima sam sudjelovala?

Zato što su “skrivene” vještine zapravo jako transparentne i sigurna sam da svi voditelji projekata znaju za njih, neki ih svakodnevno i upotrebljavaju, a da nisu toga ni svjesni. U mom slučaju naučila sam nešto novo i podsjetila se da počnem primjenjivati određene vještine koje sam negdje usput pogubila, a zapravo su to mali koraci koji mogu projekt vratiti na pravi kolosjek i učiniti ga uspješnim.

1. Tranzicija uloga

Vjerojatno ste nebrojeno puta čuli ili pročitali definiciju uloga voditelja programa i voditelja projekta, pa ću ukratko objasniti kako biste shvatili što je potrebno za transformaciju iz jedne uloge u drugu.

Uloga voditelja projekta je razumijevanje i implementacija odluka vezanih za rezultate projekta, planiranje i implementacija „putokaza“ za uspješan završetak projekta, upravljanje rizicima u smislu identifikacije i izrade te implementacije plana odgovora ukoliko se isti aktiviraju te redovito izvještavanje dionika projekta o istima.

Priznajem da mi je ova definicija dosta jasna jer sam i sama voditelj projekta, međutim stvar se komplicira kad razmišljam o vođenju programa. Ukoliko imate želju postati voditelj programa zbog više pozicije u firmi ili prihoda onda ste u zabludi. Voditelj programa je zapravo super voditelj projekta koji ima ulogu planiranja programa i usklađivanje sa strategijom tvrtke, prioritizira projekate i osigurava fokus na koristi za organizaciju, izvještavanja i komunikacije s dionicima projekta kao i s ostatkom organizacije.

Ukoliko ste nakon ovog i dalje odlučni o tome da karijeru usmjerite na program menadžment za uspješnu tranziciju počnite razmišljati o poslovanju, umjesto o isporukama, eskalaciji umjesto izvještavanju, strategiji umjesto opsegu, izazovima umjesto prihodima, vođenju umjesto timovima, sukobu umjesto krizi, relaksaciji umjesto stresu.

U zadnje vrijeme je aktualna još jedna uloga, a to je prodajna. Iako kao voditelji projekta imate vjerojatno različitu percepciju projekta od kolega iz prodaje (npr. Vama je bitna kvaliteta isporuke, a  prodaji kad će naplatiti) trebate se pomiriti sa činjenicom da na svom projektu imate i prodajnu ulogu – prezentacija projekta, ideja iza njega, ciljeva, rezultata, itd. Kako bite bili uspješni u tome savjet je da se pri pripremi za jedan takav proces fokusirate na vrijednost (novčanu) koju projekt donosi organizaciji, koje su buduće koristi od projekta, te razlike u odnosu na konkurenciju. Također, primjenjujte 4 zlatna pravila kad prodajete/prezentirate informacije: odvojite odnose s ljudima od objekta prodaje/pregovora, fokusirajte se na zajedničke koristi i interese,  brainstormajte opcije za zajedničku korist (win-win situacija), koristite objektivne kriterije za donošenje odluka.

Prezentirane informacije trebaju biti i jasne za sve sudionike, a da biste to postigli trebate razumjeti potrebe svoje publike, aktivno slušati, započeti s osobnom pričom, sumirati zaključke iza svake teme, itd. Komunikacijske vještine su ključne u tom procesu.

2. Komunikacija i utjecaj na sponzore projekta

Jedan od boljih citata koje sam čula u zadnje vrijeme je: „Komunikacija treba biti jednostavna, a tehnologija je često zakomplicira“.

Vjerujem da su svi upoznati s definicijom komunikacije, vrstama, alatima, itd, međutim ono što je manje poznato ili ne koristimo dovoljno često je kreativnost pri distribuciji informacija (npr. razgovor „licem u lice“ umjesto slanje e-maila), frekvenciji/timingu (npr. sastanak od pola sata svaki utorak i četvrtak u 9:00h) i traženje povratne informacije (npr. možda sponzor preferira više 15-minutni razgovor o statusu projekta umjesto opširnog izvještaja). Prilikom prezentacije informacija bi se trebali služiti i često zapostavljenom neverbalnom komunikacijom, mijenjati visinu i ton glasa, govoriti glasnije, uključiti publiku, itd. Kao što vidite sve su to vještine za koje znamo, ali ih zbog opsega posla često zapostavljamo!

Još jedno od zlatnih pravila komunikacije je: „Budite koncizni i obazrivi u komunikaciji – komunicirajte što ljudi trebaju znati i ne komunicirajte ono što ne trebaju znati!“

Često zanemarujemo vještinu utjecaja voditelja projekta na sponzora projekta. Nadam se da će sponzori čitati ovaj članak i dobiti uvid što za voditelje projekta znači pojam „dobar“ sponzor, jer smo vrlo sretni kad ga dobijemo na projektu. „Dobar“ projektni sponzor zna koje su njegove potrebe, distribuira informacije svim zainteresiranim stranama, razumije vrijednost onog što radimo (viziju i rezultate projekta), iskazuje interes i volju da se uključi u projekt s poslovne i odgovorne strane (osigurava resurse, odobrava promjene, donosi odluke), te razumije metodologiju upravljanja projektom.

Jeste li ikad kao voditelj projekta razmišljali kakav biste bili sponzor? Riješite Belbinov test osobnosti pa ćete vrlo jednostavno saznati. Belbinova definicija timskih uloga je tendencija ljudi da se ponašaju, doprinose i međusobno povežu s drugima na određeni način. Vjerujem da ćete u opisu timskih uloga prepoznati i neke od svojih sponzora te dobiti uvid zašto se s jednima više, a s drugima manje slažete.

3. Upravljanje sukobima i pregovaranje

Što se događa kad na projektu dobijemo „lošeg“ sponzora? Vrlo vjerojatno će nebrojeno puta doći do sukoba, pa bi trebali razvijati vještine upravljanja sukobima i pregovaranja. Najčešći uzroci sukoba na projektima su neslaganje oko ciljeva projekta, prioritizacija projekata i  nedostatak resursa, te međuljudski odnosi između članova projektnog tima.

Zamislite da Vas sponzor pozove u ured i kaže da zaustavlja Vaš projekt. Kako se osjećate? Vjerujem da većina, pa kao i ja shvaća to osobno – zašto baš moj, što sam krivo napravio, sigurno ima nešto protiv mene. Glavna premisa za uspješno rješavanje sukoba je saslušati informacije, izdignuti se iznad situacije, sagledati činjenice i pritom se emocionalno udaljiti. Tek nakon toga prihvaćamo da sukob zaista postoji, oblikujemo i priopćavamo svoje mišljenje i predlažemo alternativna rješenja. U većini slučajeva je najbolje odabrati opciju s kojom se svi slažu (kompromis), donijeti odluku i provesti tu odluku, te naravno proslaviti uspjeh. Vrlo bitna stavka o kojoj nikad nisam razmišljala je da identificirate tko su vam protivnici. Ukoliko ste donijeli odluku koja nije po volji svima identificirajte koga ste naljutili jer bi vam mogli postati neprijatelji u budućnosti. Doprite do njih i pokušajte ih pridobiti na svoju stranu.

Sukob u timu su izazov za voditelja projekta, ali ne nužno loš izazov. Sukob može rezultirati novim idejama i pristupima u rješavanju problema između članova tima ako se s njim odgovarajuće upravlja.

4. Stilovi vodstva – zapovijedati ili služiti?

U posljednje vrijeme je postao popularan stil upravljanja pod nazivom “uslužno vodstvo” koji je oprečan dosadašnjem široko prihvaćenom “zapovijedaj i kontroliraj” stilu upravljanja. Moj osobni stav od početka karijere je bio, a sad je to dobilo i potvrdu je da voditelji projekta trebaju biti na raspolaganju članovima svoga tima za obuku i podšku, motivirati ih i pomagati pri uklanjanu prepreka s kojima se susreću u radu kako bi projekt uspješno završili.

Ideja „uslužnog vodstva“ počiva da činjenici da služimo onima koje vodimo. Uslužni vođa zna potrebe i vrijednosti ljudi u svom timu, inspirira ih s novim mogućnostima te time povećava povjerenje i želju ka postizanju zajedničkog cilja. Glavne značajke su mentoring i slušanje članova tima („Kad govoriš ponavljaš ono što već znaš, ali kad slušaš možeš naučiti nešto novo“) kojoj krajnji rezultat treba biti osnaživanje ljudi, a ne upravljanje.

Dakle, ukoliko želite biti „uslužni vođa“ osluškujte potrebe članova svoga tima i tražite njihovo mišljenje, potičite kulturu povjerenja, ne ispoljavajte sebičnost nego poniznost, mentorirajte i pomažite članovima tima u svakodnevnom odlučivanju, kreirajte viziju na duge staze prilikom odlučivanja razmišljajući na način da birate opciju koja će imati korist u budućnosti, prilagodite se promjenama i tražite načine za unaprjeđenje komunikacije.

Zaključak

Voila! Otkrivene su „skrivene“ vještine voditelja programa i projekata. Radi se o vještinama transformacije iz projektnog u programskog menadžera, komunikacije i prezentacije, upravljanja sukobima i pregovaranju, “uslužnom” vodstvu, utjecajem na sponzora i očekivanju da voditelji projekta preuzmu jednu novu ulogu, a to je prodajna.

Malim promjenama ponašanja i fokusom na ispravne stvari možete povećati uspješnost svojih projekata, a samim tim i značaj u organizaciji. Ja ću pokušati, hoćete li Vi?

Još iz kategorije

Karakteristike dobrog lidera

Karakteristike dobrog lidera

24.11.2020. komentiraj

Lider ne može biti bilo tko, ali bilo tko se može potruditi biti lider, ako to istinski želi. Neke osobe to jednostavno imaju u sebi, ali neki nemaju i željele bi imati. Stoga, za postati što kvalitetniji lider tima ili cijele kompanije treba obratiti pozornost na deset bitnih kvaliteta koje uspješni lideri imaju.

Regionalni stručnjaci predstavljaju prodaju i marketing „novog normalnog“ doba

Regionalni stručnjaci predstavljaju prodaju i marketing „novog normalnog“ doba

24.11.2020. komentiraj

U organizaciji tvrtke HSM informatika 2. prosinca održat će se online event „Prodaja 2.0. – pogled u budućnost, a na predavanjima i ključnim panelima „Budućnost prodaje“ i „Budućnost marketinga“ u sklopu događanja govorit će se o najnovijim trendovima, iskustvima regionalnih lidera u industriji i konkretnim rješenjima kako prilagoditi poslovanje novim uvjetima pomoću digitalne tehnologije.

Kako postaviti organizaciju na višu razinu

Kako postaviti organizaciju na višu razinu

20.11.2020. komentiraj

Alan Žepec, iza kojeg je gotovo 30 godina poduzetničkog iskustva, predstavo je svoju prvu knjigu – BOOM: Put do slobode svakog poduzetnika, u izdanju Školske knjige. Knjiga je namijenjena vlasnicima malih i srednjih poduzeća s ciljem da postave organizaciju na višu razinu, ali tako da zadrže poduzetničku energiju.