Kompanije masovno educiraju zaposlenike kako bi savladali AI tehnologiju

Svaki ponedjeljak u sedam ujutro, skupina zaposlenika tvrtke Principal uključuje se u Teams poziv na kratku radnu grupu. Sastanak obično vodi glavni direktor za digitalne i umjetno-inteligentne tehnologije (CDAIO) ili netko drugi iz tima, a ova zajednica za učenje koja broji više od 300 članova (i stalno raste), istražuje tehnološke, kulturne i organizacijske učinke generativne umjetne inteligencije (AI).

Održavaju se dubinske analize novih modela generativne AI, rasprave o usklađenosti i etičkim rizicima te dijeljenje znanja o novim slučajevima upotrebe i tehničkim najboljim praksama.

Radna grupa, koja je započela s radom kad je ChatGPT predstavljen u studenom 2022., sada je formalizirana inicijativa koja ima za cilj upoznati sve zaposlenike Principala - ne samo odabrane - s tehnologijom koja se iznimno brzo pokazala ključnom za poslovanje. Grupa je dio šire kampanje upravljanja promjenama i promicanja AI pismenosti, a cilj joj je omogućiti zaposlenicima i rukovodstvu da razumiju revolucionarni potencijal generativne AI te razviju samopouzdanje i entuzijazam za njezino korištenje u poboljšanju ustaljenih radnih obrazaca.

"Putem edukacije i inicijativa za AI pismenost razvijamo način razmišljanja usmjeren na AI, koji će potaknuti prihvaćanje, inovacije i stvarne poslovne rezultate diljem organizacije. Činite štetu ako ne naučite sve kako koristiti ovu tehnologiju, jer će ona uskoro postati osnovni alat", kaže Kathy Kay, izvršna potpredsjednica i CIO tvrtke Principal Financial Group, globalne financijsko-investicijske i osiguravateljske kompanije.

Principal, pod vodstvom Kay, razumije ono što mnoge druge tvrtke i IT rukovoditelji još ne shvaćaju u potpunosti: da je uspjeh u području AI izravno povezan s učinkovitim upravljanjem promjenama - i na razini rukovodstva i među zaposlenicima. Dobra kampanja upravljanja promjenama pomaže poslovnim liderima da sagledaju puni potencijal generativne AI za povećanje produktivnosti i inovacija, dok istovremeno potiče zaposlenike da prihvate tehnologiju kao način da rade brže i pametnije. Također pomaže u izgradnji povjerenja u ovu brzo mijenjajuću tehnologiju, odgovarajući na strahove povezane s gubitkom poslova, netočnim i nepouzdanim rezultatima te neetičnom upotrebom AI-ja.

Problem usklađenosti

Unatoč brzom tempu pilot-projekata u području generativne AI, tvrtke nailaze na prepreke kada pokušavaju fazu ranih eksperimenata pretvoriti u primjenu AI-ja na razini cijelog poduzeća. Jedna od najvećih prepreka je upravo upravljanje promjenama - odnosno motiviranje zaposlenika da preispitaju i osmisle svoj rad iznova.

Prema istraživanju tvrtke Kyndryl provedenom među više od tisuću viših poslovnih i tehnoloških rukovoditelja, čak 95 posto ispitanika izjavilo je da ulaže u AI, ali samo 14 posto ih je uskladilo svoje zaposlenike, tehnologiju i ciljeve rasta. Štoviše, 45 posto izvršnih direktora iz istraživanja navelo je da su njihovi zaposlenici otporni ili čak otvoreno neprijateljski nastrojeni prema AI-ju.

Što je tome uzrok? Prema Kyndrylovim rezultatima, tri glavne prepreke su: upravljanje organizacijskim promjenama, nedostatak povjerenja zaposlenika u AI i manjak vještina. Tvrtke koje napreduju na tim područjima - onih 14 posto koje Kyndryl naziva "AI predvodnicima" - tri su puta češće imale potpuno provedenu strategiju upravljanja promjenama u vezi s AI-jem. Također su 29 posto rjeđe izražavale strah da će AI negativno utjecati na angažman zaposlenika.

Tvrtke koje se bore s transformacijom povezanoj s generativnom AI-jem često rade još jednu grešku: odgovornost za učenje tehnologije i prilagodbu novim obrascima rada prebacuju isključivo na same zaposlenike, bez ikakve formalne podrške. Istraživanje tvrtke Adecco Group pokazalo je da gotovo dvije trećine (60 %) organizacija očekuje da zaposlenici proaktivno ažuriraju svoje vještine i prilagode se AI-ju, ali trećina (34 %) još uvijek nije dala nikakve upute zaposlenicima o korištenju tehnologije.

Kako se tvrtke pomiču izvan faze eksperimentiranja i ad hoc rješenja prema strateškim, prioritetnim primjenama, Kay vjeruje u korištenje svih dostupnih alata upravljanja promjenama kako bi se potaknula kultura inovacija temeljena na AI-ju. CIO-i su u idealnoj poziciji da vode taj proces. Prema istraživanju, 81 posto ispitanika smatra da su CIO-i ključni pokretači promjena, zaduženi za uspješnu transformaciju poslovanja i tehnologije - uključujući i AI.

"Ako pokušate raditi na isti način kao dosad, koristeći AI, nećete vidjeti stvarne koristi. Kada shvatite kako možete raditi drugačije uz pomoć AI-ja, rezultati će biti znatno bolji", ističe Kay, naglašavajući važnost promjene radne kulture i obrazaca.

Razumijevanje potencijala

Uz radnu grupu, Principal uvodi višestruki program edukacije i pismenosti o AI-ju kako bi promovirali umjetnost mogućeg u generativnoj AI i uključili zaposlenike u stvaranje novih načina rada. Za najviše rukovodstvo uveden je posebni program koji pruža ciljana znanja prilagođena različitim ulogama. Na primjer, vlasnicima proizvoda prikazuje se kako AI može unaprijediti razvoj proizvoda, dok se voditelji softverskih timova educiraju o tome kako AI može povećati učinkovitost u razvoju aplikacija.

Također su određeni treneri koji timovima pomažu razmišljati o tome kako se AI može primijeniti u timskom radu i suradnji - a ne samo u pojedinačnim zadacima, što je ključno za širu prihvaćenost tehnologije.

"Prije je naglasak bio na individualnoj produktivnosti. Danas je sve usmjereno na timske procese. Stvarne koristi nastaju kada promijenite način rada cijelog tima", ističe Kay.

U Liberty Mutual, stvaranje kulture eksperimentiranja ključno je za poticanje zaposlenika da mijenjaju navike rada - osobito zbog brzog razvoja AI-ja, zbog čega postoji rizik da se ostane u zaostatku. Počinje se stvaranjem zajedničkog temeljnog razumijevanja tehnologije, kako bi svi - ne samo tehničko osoblje - imali zajednički kontekst, objašnjava Monica Caldas, izvršna potpredsjednica i globalna CIO u Liberty Mutualu.

Tvrtka je omogućila kontrolirani pristup Liberty GPT-u, privatnoj verziji poznatog jezičnog modela, samo dva tjedna nakon što je ChatGPT postao dostupan poslovnim korisnicima, kako bi zaposlenici mogli eksperimentirati i razvijati vještine. Prije pristupa Liberty GPT-u, zaposlenici su prošli uvodnu obuku.

Sljedeća faza usmjerena je na dublje eksperimentiranje - ne samo s tehnologijom, već i s načinom na koji se poslovi obavljaju. IT timovi, stručnjaci za procese i domenski stručnjaci iz različitih funkcija rade kao „tim timova” kako bi potaknuli eksperimentiranje i upravljali očekivanjima u vezi s korištenjem AI-ja.

Još jedan ključni dio eksperimentiranja je procjena spremnosti timova. Timovi istražuju što je potrebno kako bi AI inicijative napredovale, identificiraju moguće praznine i osmišljavaju strategije za povećanje šansi za uspjeh. Redoviti okrugli stolovi, ankete i petlje povratnih informacija pomažu u prikupljanju naučenih lekcija i najboljih praksi, dok se paralelno rješavaju zabrinutosti i sumnje.

Specijalizacija za promjene

Kenneth Spangler, umirovljeni izvršni potpredsjednik i CIO za globalne operacije tvrtke FedEx, vjeruje da je prilagodljivost ključna u današnjoj eri digitalne i AI transformacije. Zbog toga je razvio poslovni okvir kako bi pomogao tvrtkama da uspješno upravljaju poremećajima i ubrzanim promjenama. Njegova nova inicijativa, AdaptiveION, temelji se na ideji da tvrtke koje žele ostvariti stvarnu poslovnu vrijednost u doba AI-ja moraju biti specijalisti za promjene, a to zahtijeva da ljudi i procesi postanu prilagodljiviji.

Prema Spangleru, prilagodljiva poduzeća ostvaruju veći rast u industriji, imaju veću vjerojatnost dugoročnog uspjeha, sklonija su inovacijama i bolje su pripremljena za uspješne inicijative promjena. Okvir AdaptiveION-a uključuje pet temeljnih elemenata koji osiguravaju usklađenost ciljeva, strategije za učinkovitiju provedbu promjena i praktični vodič za realizaciju.

Kako bi omogućili napredak, CIO-i moraju biti glavni zagovornici prekida s prošlošću - bilo da se radi o zastarjeloj infrastrukturi, neučinkovitom upravljanju podacima ili lošim poslovnim procesima. Bliska suradnja s poslovanjem, omogućavanje pristupa podacima u stvarnom vremenu, stalna edukacija i iskrenost nužni su da CIO-i donesu stvarnu poslovnu vrijednost uz AI.

Snaga ljudi kao pokretača promjena

Osh Kosh Corp. koristi snagu ljudi kako bi promovirala digitalnu pismenost i svijest o AI-ju. Lideri su identificirali zaposlenike iz različitih dijelova poslovanja - poput prodaje, lanca opskrbe i proizvodnje - kako bi pomogli prepoznati probleme i potencijalna rješenja te djelovali kao utjecajni korisnici u promicanju promjena.

Naravno, CIO-i moraju ostati u središtu promjena, kontinuirano se angažirajući kako bi se uskladili poslovni i tehnološki prioriteti. To znači transparentnost i uključivanje poslovanja u rješenja, čak i kad AI rješenja još nisu potpuno dovršena, ali pokazuju potencijal za povećanje učinkovitosti i produktivnosti.

Umjesto da se o promjenama komunicira putem statusnih sastanaka i PowerPoint prezentacija, treba stvoriti prostor za dijalog i angažman, ističe Zach Hicks, glavni direktor za digitalne i tehnološke inovacije u Kimberly Clarku.