Bolji menadžment projektnog menadžmenta

Bolji menadžment projektnog menadžmenta

Foto: Fotolia (ilustracija)

Upravljanje izvođenjem nekog projekta, a posebice prognozom, procjenom i ocjenom rokova u kojima će se pojedini segmenti izvršiti, u pravilu je kompleksan i često vrlo nezahvalan posao, budući da se uz najbolju volju nikada ne može točno znati (i predvidjeti) koliko će vremena za što trebati.

Naravno, uz ekstenzivno znanje dobri projektni menadžeri se ujedno služe i naprednim softverskim rješenjima, a koja prate i analiziraju u kojem se stadiju nalazi projekt, koliko ljudi trenutačno radi da njemu, prognoziraju kada će biti gotov te hoće li se, koliko i u kojem smjeru prebaciti budžet.

Pa unatoč svemu tome danas se najčešće i dalje na raspored ne obraća gotovo nikakva pozornost, timovima se zadaju nerealni rokovi s nerealnim i neinformiranim očekivanjima i sve se u konačnici svodi na poznatu rečenicu "bit će gotovo kad bude gotovo". Naravno, u svemu tome na kraju prvo nastrada klijent, a zatim i tvrtka koja projekt izvodi – kako interno (pogoršanje odnosa), tako i eksterno (pad reputacije).

Sve ovo se može vrlo lako izbjeći uz malo pažnje i predanosti. Nije potrebno niti neko "mistično" i "nedokučivo" znanje, niti skupi i kompleksni softverski alati. Sve to, dakako, može pomoći i poboljšati ukupnu efikasnost, no za početak su dovoljni zdrav razum i ploča, odnosno bilježnica i olovka!

Osnovni čimbenici koje treba pratiti prilikom izvođenja projekta su faza izvođenja (gdje se nalazite) i profitabilnost (koliko je projekt do sada profitabilan). U tome posebno treba pratiti glavnu varijablu, a to je odnos količine radnih sati i raspoloživog budžeta, koja u najvećem udjelu utječe na  vrijeme izvođenja.

Dakako, pozornost valja obratiti i na cijenu neophodnih materijala, statuse njihovih narudžbi te učinkovitost podugovarača (ukoliko ih koristite). Kako bi praćenje imalo smisla, ove čimbenike i varijable valja nadgledati na tjednoj razini.

Druga stvar na koju treba obratiti punu pozornost je pravovremeno informiranje tima koji radi na projektu o svim aspektima koji utječu na izvođenje posla. Najbolje je održavati redovite tjedne sastanke na kojima svima, na jednostavan način (najbolje uz pomoć ploče i nekoliko brojeva), treba prikazati gdje se projekt trenutačno nalazi. Kada se parametri tako kvantificiraju, vrlo je jednostavno uočiti i riješiti potencijalne probleme – posebice one koji se tiču rokova.

Treća (i jednako važna stvar) jest redovito informiranje klijenta i ostalih relevantnih suradnika o trenutačnom stanju u izvođenju projekta. Jasno je da klijenti žele da se projekt obavi u dogovorenom vremenu, a ako je ikako moguće još i brže (i jeftinije). No, ako to nije izvedivo – što je puno češći nego rjeđi slučaj – onda ih svakako treba redovito i savjesno informirati o trenutačnom stanju, odnosno o tome koliko će vremena i sredstava trebati povrh dogovorenog.

Iako i takav pristup može izazvati potencijalne probleme i poteškoće za izvođača, u konačnici je isplativije biti otvoren i pošten, budući da će klijent to znati cijeniti. Menadžment klijentske tvrtke uz dobre vijesti svakako mora čim prije znati i za loše, budući da se jedino tako može kvalitetno pripremiti i planirati daljnje korake. Jer, u konačnici se sve loše stvari ipak saznaju, a tada su reperkusije daleko veće.

Tajna uspjeha je u tome da klijent zapravo ne osjeti da projekt kasni. Ukoliko uvidite da je neophodno promijeniti raspored i produžiti rok izvedbe učinite to što prije i odmah obavijestite klijenta, a kako bi sukladno tome prilagodio svoja očekivanja. S takvim pristupom se kašnjenja znatno bolje toleriraju te u konačnici ne moraju imati nikakav negativni utjecaj na tvrtku i zaposlenike koji rade na projektu.

Još iz kategorije

Canon predstavio seriju crno-bijelih višefunkcijskih pisača formata A3 imageRUNNER 2425

Canon predstavio seriju crno-bijelih višefunkcijskih pisača formata A3 imageRUNNER 2425

31.07.2020. komentiraj

Canon CEE je predstavio seriju crno-bijelih višefunkcijskih pisača formata A3 – imageRUNNER 2425. Ti pouzdani pisači visoke funkcionalnosti koji se lako koriste istinski su nasljednik iznimno dobro prodavane serije imageRUNNER 2520, nude veću produktivnost i mogućnosti povezivanja, naprednu sigurnost te nizak ukupan trošak posjedovanja, što ih čini sjajnim dodatkom manjim i srednjim uredima koji trebaju ispis i skeniranje u većem obimu.

Novi regionalni projekt IN2 grupe za OTP Osiguranje

Novi regionalni projekt IN2 grupe za OTP Osiguranje

30.07.2020. komentiraj

Za OTP Osiguranje u Srbiji IN2 grupa završava implementaciju rješenja INsurance2 Front Office za prodaju proizvoda osiguranja u poslovnicama Vojvođanske banke. Ova implementacija je uvod i priprema za predstojeću integraciju OTP banke i Vojvođanske banke koja slijedi u svibnju 2021. godine. Integracijom će nastati druga komercijalna banka po veličini u Srbiji, a broj poslovnica koje koriste ovo rješenje povećat će se sa sadašnjih 90 na 210.

Usmjerenost na elektroničke usluge i digitalno poslovanje stavlja kibernetičku sigurnost na vrh liste prioriteta

Usmjerenost na elektroničke usluge i digitalno poslovanje stavlja kibernetičku sigurnost na vrh liste prioriteta

22.07.2020. komentiraj

Hrvatska pošta krenula je u veliki proces digitalizacije svojih usluga, a jedna od ključnih stvari na koje pritom treba paziti svakako je cbyer sigurnost, osiguranje kontinuiteta poslovanja, ističe u razgovoru za ICTbusiness.info voditeljica odjela cyber sigurnosti Hrvatske pošte Danijela Marijanović.