Bolji menadžment projektnog menadžmenta

Upravljanje izvođenjem nekog projekta, a posebice prognozom, procjenom i ocjenom rokova u kojima će se pojedini segmenti izvršiti, u pravilu je kompleksan i često vrlo nezahvalan posao, budući da se uz najbolju volju nikada ne može točno znati (i predvidjeti) koliko će vremena za što trebati.

Naravno, uz ekstenzivno znanje dobri projektni menadžeri se ujedno služe i naprednim softverskim rješenjima, a koja prate i analiziraju u kojem se stadiju nalazi projekt, koliko ljudi trenutačno radi da njemu, prognoziraju kada će biti gotov te hoće li se, koliko i u kojem smjeru prebaciti budžet.

Pa unatoč svemu tome danas se najčešće i dalje na raspored ne obraća gotovo nikakva pozornost, timovima se zadaju nerealni rokovi s nerealnim i neinformiranim očekivanjima i sve se u konačnici svodi na poznatu rečenicu "bit će gotovo kad bude gotovo". Naravno, u svemu tome na kraju prvo nastrada klijent, a zatim i tvrtka koja projekt izvodi - kako interno (pogoršanje odnosa), tako i eksterno (pad reputacije).

Sve ovo se može vrlo lako izbjeći uz malo pažnje i predanosti. Nije potrebno niti neko "mistično" i "nedokučivo" znanje, niti skupi i kompleksni softverski alati. Sve to, dakako, može pomoći i poboljšati ukupnu efikasnost, no za početak su dovoljni zdrav razum i ploča, odnosno bilježnica i olovka!

Osnovni čimbenici koje treba pratiti prilikom izvođenja projekta su faza izvođenja (gdje se nalazite) i profitabilnost (koliko je projekt do sada profitabilan). U tome posebno treba pratiti glavnu varijablu, a to je odnos količine radnih sati i raspoloživog budžeta, koja u najvećem udjelu utječe na  vrijeme izvođenja.

Dakako, pozornost valja obratiti i na cijenu neophodnih materijala, statuse njihovih narudžbi te učinkovitost podugovarača (ukoliko ih koristite). Kako bi praćenje imalo smisla, ove čimbenike i varijable valja nadgledati na tjednoj razini.

Druga stvar na koju treba obratiti punu pozornost je pravovremeno informiranje tima koji radi na projektu o svim aspektima koji utječu na izvođenje posla. Najbolje je održavati redovite tjedne sastanke na kojima svima, na jednostavan način (najbolje uz pomoć ploče i nekoliko brojeva), treba prikazati gdje se projekt trenutačno nalazi. Kada se parametri tako kvantificiraju, vrlo je jednostavno uočiti i riješiti potencijalne probleme - posebice one koji se tiču rokova.

Treća (i jednako važna stvar) jest redovito informiranje klijenta i ostalih relevantnih suradnika o trenutačnom stanju u izvođenju projekta. Jasno je da klijenti žele da se projekt obavi u dogovorenom vremenu, a ako je ikako moguće još i brže (i jeftinije). No, ako to nije izvedivo - što je puno češći nego rjeđi slučaj - onda ih svakako treba redovito i savjesno informirati o trenutačnom stanju, odnosno o tome koliko će vremena i sredstava trebati povrh dogovorenog.

Iako i takav pristup može izazvati potencijalne probleme i poteškoće za izvođača, u konačnici je isplativije biti otvoren i pošten, budući da će klijent to znati cijeniti. Menadžment klijentske tvrtke uz dobre vijesti svakako mora čim prije znati i za loše, budući da se jedino tako može kvalitetno pripremiti i planirati daljnje korake. Jer, u konačnici se sve loše stvari ipak saznaju, a tada su reperkusije daleko veće.

Tajna uspjeha je u tome da klijent zapravo ne osjeti da projekt kasni. Ukoliko uvidite da je neophodno promijeniti raspored i produžiti rok izvedbe učinite to što prije i odmah obavijestite klijenta, a kako bi sukladno tome prilagodio svoja očekivanja. S takvim pristupom se kašnjenja znatno bolje toleriraju te u konačnici ne moraju imati nikakav negativni utjecaj na tvrtku i zaposlenike koji rade na projektu.