Pošto prekidanje uredskog radnika u poslu?

Većina nas zna kako to ide: nije prošlo niti deset minuta nakon što ste se konačno uspjeli koncentrirati na kreativan posao ili zadatak (pisanje teksta, izrada računalnog programa, osmišljavanje prezentacije, sastavljanje poslovnog e-maila) i već vas svojim upitom prekida netko od klijenata, kolega, podređenih, nadređenih ili sasvim trećih strana.

Dostupni ste za prekidanje uvijek i svugdje, fizički i virtualno - na svojem radnom mjestu ili putem svojih mobilnih telefona, komunikacijskih programa i aplikacija za razmjenu instant poruka. Pokušavali ste objasniti da je takav način rada sve samo ne optimalan prilikom osmišljavanja i izrade sadržaja.

No, nikada vas nisu razumjeli, budući da je danas „multitasking“ norma koja se gotovo po inerciji traži u oglasima poslodavaca. Sve što ste priznanjem da to „ne ide“ mogli postići jest baciti sumnju na svoju stručnost i sposobnost izvršavanja poslovnih zadataka na „suvremen i efikasan način“. Zanimljivo je da postoje istraživanja koja tvrde upravo suprotno. No, još je zanimljivije da ih direktori i poslovni menadžeri očito - ne čitaju.

Prema istraživanju provedenom među računalnim programerima u prosjeku je potrebno između 10 i 15 minuta da programer ponovo „uhvati nit“ i nastavi izrađivati program s mjesta na kojem ga se prekinulo. Također, tijekom cijelog dana programeri uspiju raditi tek dva sata bez ikakvog prekida, što je daleko premalo s obzirom na prirodu i zahtjeve tog zanimanja.

Slično vrijedi i za uredske radnike za koje dr. Gloria Mark, stručnjakinja u relativno novom području znanstveno-psiholoških disciplina koje se bave problematikom prekidanja u radu, kaže da u prosjeku jedva uspiju raditi 11 minuta prije nego ih netko prekine.

Ono što je još gore jest da je tih 11 minuta uglavnom podijeljeno na niz različitih aktivnosti koje zasebno traju jedva 3 minute (npr. odgovaranje na e-mail, čitanje nekog sadržaja na internetskoj stranici ili računanje u tabličnom kalkulatoru). Sve u svemu, uredskim zaposlenicima u prosjeku treba 25 minuta da se nakon prekida ponovo uspiju koncentrirati na posao te dodatnih 15 minuta da dostignu stanje duboke koncentriranosti koje proizvodi najbolje rezultate.

Iako se 80 posto radnika prekinutom zadatku vraća isti dan, istraživanja pokazuju kako će njih 20 posto nakon takvog „tretmana“ zadatak na kojem su radili (ako ikako mogu) prebaciti na sutrašnji dan.

Kao rješenje za manju količinu prekidanja stručnjaci preporučuju nekoliko pristupa. Kao prvo (i što je najzanimljivije) preporučuju da se umjesto elektroničke pošte za poslovnu korespondenciju više služimo chat programima, odnosno porukama za razmjenu instant poruka. Tomu je očito tako zbog činjenice da je chat (naravno, ukoliko nije prefrekventan) znatno kraća forma te samim time zbog brže promjene konteksta u ljudskom mozgu predstavlja znatno manji prekid.

Kao drugo, stručnjaci savjetuju optimizaciju komunikacije - tj. da se e-mail i ostale forme „pisane komunikacije“ ne koriste za hitne i kompleksne slučajeve, već da se za to koristi telefon ili osobni kontakt (ukoliko je moguć). E-mail se treba koristiti isključivo u slučajevima kada odgovor ili reakcija nisu hitni (treba dobro procijeniti što je hitno, a što ne - ne može sve biti hitno!). S obzirom da su u poslovanju prekidi ipak neminovni, stručnjaci savjetuju da se pokušaju čim više planirati.

Naime, ukoliko ljudi znaju da će ih se prekinuti u određeno vrijeme (sastanak, koordinacija, kolegij), potrudit će se da zadatak na kojem rade podijele u cjeline koje odgovaraju vremenu između prekida te će ih nastojati zaključiti u tim raspoloživim periodima.