Organizacija caruje, a prekovremeni klade valjaju

Organizacija caruje, a prekovremeni klade valjaju
Fotolia

Iako se vrijedan i predan radnik često voli prikazati kao osoba koja gomila prekovremene sate te radi vikendom i praznikom i petkom i svetkom, činjenica je da kvalitetno organizirano radno vrijeme i dobro postavljeni prioriteti uvijek daju bolje rezultate. To je tako jer smo svi ipak ljudi pa u određenom vremenu možemo odraditi samo određenu količinu zadataka s obrnuto proporcionalnim udjelom motiviranosti, učinkovitosti i kvalitete.

S obzirom da je važnije koliko se u određenom vremenu postigne (a ne koliko se vremena radi), nije zgorega preispitati kakav je tome pristup u vašoj tvrtki te da li ga se može učiniti efikasnijim. Određivanje prioriteta je mjesto na kojem je u tome najbolje početi.

Stručnjaci savjetuju da sve zadatke dijelite na minimalno tri skupine: visokog, srednjeg i niskog prioriteta. Zadatke kojima se dodijeli visoki prioritet treba odraditi odmah, s visokim stupnjem predanosti. To su obično svi zadaci koji se tiču temeljne djelatnosti vaše tvrtke - primjerice brzo i točno odgovaranje na upite klijenata, dostava robe, pružanje usluga ili obavještavanje o tome ukoliko je (i zašto je) došlo do zastoja u njihovoj isporuci. Zadaci visokog prioriteta se trebaju obavljati pomno i točno.

Iza njih slijede zadaci srednjeg prioriteta. U njih treba ulagati znatno manje vremena nego u prvu vrstu, ali ih svakako valja izvršiti. Među stvarima koje pripadaju u ovu kategoriju mogu se nabrojiti, npr. izbor ambalaže u kojoj ćete dostavljati svoje proizvode, ili pak dizajn i izgled logotipa vaše tvrtke, a koji će se nalaziti na službenim dokumentima.

Treću kategoriju čine zadaci na koje praktički ne treba trošiti vrijeme jer su od izuzetno niskog prioriteta. U pravilu je riječ o predmetima koji se mogu planirati i rješavati na godišnjoj razini (osim ako se ne desi nešto nepredvidivo, a što iziskuje brzu reakciju i uspostavu odgovarajuće kontrole).