Kako izvući maksimum kada radite od doma

Udaljeni rad niz je godina bio jedan od trendova u hrvatskim tvrtkama o kojemu se često pričalo, ali koji u  mnogim slučajevima nikada nije zaživio u praksi.

Mjere zaštite povodom pandemije bolesti COVID-19 natjerale su, međutim, mnoge tvrtke da na brzinu prebace velik dio zaposlenika upravo na ovakav način rada. Iako je proteklih mjesec dana pokazalo da se efikasno raditi od doma i te kako može, mnogi su u toj prisilnoj tranziciji naletjeli na niz problema s kojima se bore i nakon nekoliko tjedana - od efikasne organizacije posla pa do praćenja statusa zadataka koji se izvršavaju.

Suprotno iskustvo donose hrvatske tvrtke GemBox, dobavljač softverskih komponenti razvijenih u .NET-u i Javi, i TestDome, on-line sustava za testiranje kandidata za posao, čiji zaposlenici (kako oni smješteni u Hrvatskoj, tako i oni diljem svijeta) godinama ne dolaze u ured nego rade isključivo od doma ili bilo kojeg drugog mjesta koje im odgovara.

Put do ovakvog načina rada nije bio jednostavan i Željku Švediću, osnivaču GemBoxa, trebao je niz godina da ga dovede do razine na kojoj funkcionira besprijekorno. Kasnije je isti način rada primijenjen i u tvrtki TestDome, kojoj je Željko suosnivač, a o svemu tome je govorio na drugom meet-upu iz serije iPosao iPivo.

Vodeći se višegodišnjim iskustvom Švedić je razvio popis od deset pitanja za provjeru kroz pomoću kojih lako možete provjeriti da li je vaša tvrtka spremna za udaljeni rad i ako nije, poduzeti potrebne korake da to ispravite.

Deset pitanja glase:

1. Imate li online softver za upravljanje projektima i da li ga zaposlenici samostalno koriste?
Vrlo je bitno da svaki zaposlenik može samostalno voditi svoje zadatke u sustavu kao što je Asana, JIRA ili Trello. Korištenje project managera kao osobe koja hoda od jednog zaposlenika do drugog, pita ih što rade i unosi to u sustav je besmisleno i u offline uredima, a kod udaljenog rada nije izvedivo osim ako ne želite imati osobu koja cijelo vrijeme telefonski prekida druge da ih pita na čemu rade.
Ako nemate ovakav sustav, krajnje je vrijeme da ga uvedete.

2. Imate li verzioniranje dokumenata i programskod kôda?
Ako vaši zaposlenici šalju e-mailove s dokumentima „New budget - Final (3).xls“, nemate verzioniranje, nego problem.
Online verzije popularnih uredskih paketa, uključujući Google Docs i Microsoft Office imaju potrebne mogućnosti verzioniranja već ugrađene, samo trebate naviknuti zaposlenike da ih koriste.

3. Imate li alat za online, asinkrone diskusije?
Iz niza razloga e-mail nije praktičan alat za komunikaciju na projektima, a česta komunikacija telefonom bez pisanih tragova je još gora. Razgovori uživo jednostavno nisu mogući kada zaposlenici rade udaljeno.
Alati za videokonferencije i grupne poruke poput WhatsAppa koji se proteklih tjedana masovno koriste kao zamjena za sastanke i rasprave uživo nisu rješenje za ovaj problem jer su nestrukturirani i izuzetno teško pretraživi.

4. Imate li online wiki koji sadrži upute o načinima rada u tvrtki, vašim procesima i ostalim detaljima?
Bez ovakvog sustava uvođenje novih zaposlenika u posao pokazat će se iznimno teškim.
Ukoliko je količina posla koju vaši zaposlenici rade uslijed pandemije opala, sada je dobar trenutak da višak tog vremena iskoriste i za stvaranje ovakvog resursa.

5. Jeste li se riješili pisača, registratora i polica s dokumentima?
Ma koliko bili ukorijenjeni u uredima, papirnati dokumenti u registratorima neće vam poslužiti ako ih zatrebaju zaposlenici koji ne sjede u uredu.
Većina zaposlenika doma nema skener i pisač tako da je u ovim trenucima potrebu za papirnatim dokumentima nužno smanjiti na najmanju moguću mjeru.

6. Da li se tek manji dio informacija u tvrtki prenosi usmeno?
Usmena komunikacija je problematična jer uključuje ograničeni broj sudionika i nije je moguće pohraniti.
Članovi vašeg timova u ovoj situaciji često posežu za telefonom kako bi rješavali pojedine situacije, no nastojte da se umjesto toga sve više diskusija odvija putem odgovarajućih alata.

7. Postoji li mjerenje zaposlenika po učinku?
Zaposlenike koji rade u prodaji ili proizvodnji lako je mjeriti po učinku, no morate imati sličan sustav razvijen i za ostala radna mjesta jer bez toga nećete znati tko radi, a tko ne.
U trenutnoj situaciji taj problem nije toliko izražen jer voditelji timova obično već znaju kako im podređeni rade, no uvijek se mogu dogoditi neugodna iznenađenja.

8. Možete li detektirati lošeg zaposlenika unutar prihvatljivog roka?
Kada nemate zaposlenika stalno pred očima, teže je ustanoviti kakve su mu performanse. TestDome i GemBox u tu svrhu tijekom probnog roka primjenjuju detaljnije promatranje toga što i koliko zaposleni radi, koje se nakon položenog probnog roka ukida.

9. Imate li plaće koje su konkurentne iz perspektive ljudi koji rade udaljeno?
Zaposlenik koji sjedi doma i radi za vas, isto tako može raditi i za bilo koju drugu tvrtku koja omogućuje udaljeni rad. To vrijedi i za zaposlenike koji su dugo vremena kod vas.

10. Da li vam je engleski službeni jezik unutar tvrtke?
Komunikacija na hrvatskom onemogućit će vam da posegnete za talentima izvan granica. Zbog aktualne krize na svjetskom tržištu rada naći će se dio radne snage koji vam do sada nije bio dostupan, ali čije vještine i znanja nećete moći iskoristiti ako komunicirate isključivo na hrvatskom.

Po njegovim riječima, najveći problem kod prisilnog prelaska na online rad koji se dogodio prije nekoliko tjedana leži u tome što se veliki dio komunikacije i vođenja projekata obavlja neformalnim kanalima uz usmenu komunikaciju u koju preostali članovi tima nemaju uvida. U takvom okruženju je teško voditi udaljene zaposlenike i oni ubrzo postanu neinformirani o događanjima za koje trebaju znati. Isto tako, dobar dio tvrtki nema razvijene mehanizme kojima može procijeniti produktivnost zaposlenika, pogotovo onih koji rade udaljeno.

Kako navode, oko 20 posto kandidata koji su prošli testiranje za posao u GemBoxu ili TestDomeu se tijekom probnog razdoblja pokazalo nespremnim za udaljeni način rada.