KOLUMNA - MARTINA KVARANTAN

Kod frizera ili uspješno upravljanje prioritetima

Kod frizera ili uspješno upravljanje prioritetima

Radimo dugo, primamo ogroman broj zahtjeva i obaveza, hvatamo rokove, izbjegavamo greške, brzo se umaramo, a slobodno vrijeme sve nam je veća nepoznanica. U tom žrvnju zahtjeva, često se pitamo što je najvažnije i kako između dva najvažnija zahtjeva, izabrati onaj važniji? Što je prioritet, klijent koji je ispred mene sa zahtjevom ili izvještaj kojeg unutar trideset minuta moram predati nadređenom?

Kolegij na kojem ću se informirati o proizvodima koji su sada u produkciji ili edukacija koja će podići razinu mojih poslovnih kompetencija? Neizglačano dječje rublje za vrtić sljedećeg dana ili priča koju smo mu obećali ispričati valjajući se s njim po podu?

Nešto prije 8 sati ulazim u frizerski salon. Pogađam pravi termin i prepuštam se u ruke slobodnoj frizerki, Tanji. I dok me tako opuštenu na stolici iznad bazena Tanja tretira mirisnim preparatima, u salon hitro ulazi žena nadajući se uhvatiti slobodnu frizerku. Višnja, druga frizerka u istoj smjeni, ispričava se što ju ne može primiti, jer su u sklopu poslovanja frizerskog salona unazad tjedan dana uvedene nove procedure. One se odnose na pravilo, jedna frizerka u smjeni preuzima klijenticu po principu “FIFO- first in, first out“, tj. kako dođeš, tako sjedneš i čekaš na svoj red, dok druga radi prema narudžbama.

Višnja je u 8.00 sati imala naručenu svoju klijenticu. Kako vrijeme odmiče, tako se naručena ne pojavljuje i Višnja odlučuje u svoje ruke preuzeti ženu koja je u salonu. Taman što je Višnja napravila tretman pranja kose, ulazi naručena klijentica kasneći kojih desetak minuta. Uviđajući kako nema slobodne frizerke, naručena počinje iskazivati svoje nezadovoljstvo pozivajući se na poštivanje pravila. Kako bi lakše donijela ispravnu odluku, Višnja postavlja pitanje klijentici koja joj je u rukama o tome koliko joj se žuri, na što ona odgovora kako ide na avion za nekoliko sati i time naglasila hitnost.

Stupanj usijanja osjećam i ja po intenzitetu uporabe četke frizerke Tanje po mojoj kosi, no šutim i trpim nadajući se da će izbjeći iskoristiti mene kao jedino suvislo rješenje tom problemu. I što sad? Tko ima pravo prvenstva na frizerskoj stolici, žena koja ide na avion i već je u procesu obrade ili naručena klijentica, koja je, iako zakasnila kojih 10 minuta, poštovala procedure poslovanje salona i svoje mjesto je dobila tako što se prije naručila?

Hitno/važno

Vjerojatno vam je poznato kako predznak hitno i važno upravljaju našim odlukama o tome kako ćemo iskoristiti naše vrijeme. No, znate li da isto upravlja i našim osobnim ispunjenjem. Koliko puta ste radili dok niste spali s nogu, obavili sve što se nalazilo na popisu vaših dnevnih zadatak, ali se na kraju dana ipak osjećali neispunjenima? Razlog tome jest činjenica da ste učinili sve, ali niste učinili ono što je bilo važno. S druge strane, jeste li ikada doživjeli dan tijekom kojeg ste obavili samo nekoliko zadataka, ali ste navečer osjećali kako je to uistinu bio važan dan? To su dani kada smo usredotočeni na ono što je važno, a ne na ono čemu se hitno moramo posvetiti. Čini se da hitnost upravlja našim životima. I zato, evo tri kratka pitanja koja vam mogu pomoći da otkrijete tri najvažnije aktivnosti, i u privatnom i u poslovnom dijelu:

1. Usporedite koliko vremena ulažete u aktivnosti koje daju dobre rezultate, a koliko na sve  ostalo što radite? Razmišljajte poput investitora, gdje ulažete previše, gdje ulažete premalo? Što iz  tjednog “portfelja“ treba izbaciti, što biste novo htjeli?

2. Postavite ostvarive ciljeve za tri aktivnosti koje su vam najvažnije.

3. Planirajte dan i sat na početku svakog radnog tjedna za tri aktivnosti koje su vam najvažnije.

Budite svjesni da je tjedni plan samo alat, samo radni nacrt, a ne i cilj sam po sebi. Ponekad ćete pogoditi pravu količinu vremena. Često nećete. Svrha ovog “rituala“ nije da od vas napravi preciznog robota. Svrha rituala je živjeti svjesno u području: VAŽNO. Za područje HITNO vam ne treba ritual, svakodnevni radni ritam je više nego dovoljan.

Možda ćete sljedeći ovaj poslovni obrazac sastanka sama sa sobom doći u situaciju da rjeđe obavljate zadatke koji su i HITNI i BITNI istovremeno. Tako napravit ćete razliku od onih koji su svoj život postavili tako da se osjećaju ispunjeno samo kada rade pod stresom i uvjetima primjerenim hitnoj liječničkoj službi.

Vratimo se na trenutak u frizerski salon i razmišljanju što je u danoj situaciji važnije, klijentica koja je u obradi i žuri na avion ili klijentica koja je bila naručena, no deset minuta zakasnila. Zdrav bi razum vjerojatno naložio “pomoći“ ženi koja žuri na avion i ukazati na važnost poštivanja dogovorenog rok. No, frizerka Višnja, zamolila je klijenticu koja ide na avion da pričeka sa strane. Naglasila je kako je njena odgovornost što ju je uzela preko reda i nije iskomunicirala nova pravila poslovanja.

Obećala je napraviti joj frizuru do devet sati. Uvažavajući princip sprječavanja nezadovoljstva naručene klijentice, posjela ju je na stolac i otpočela sa njenim uljepšavanjem. Prioritete je odredila postavljajući si pitanja Čime ću spriječiti potencijalnu štetu tj. Čime ću doprinijeti ostvarenju zadanih ciljeva.

A vi, kada ste zadnji puta sjeli u stolicu frizerskog salona!?

 

*   O Autorici: Martina Kvarantan, trener NLP-a i neurolingvističke psihologije