Današnja moderna komunikacija jednostavno je postala toliko zahtjevna, tableti, pametni telefoni, prijenosna računala sve nas to okružuje i „napada“ informacijama. Stoga treba pronaći načina za filtriranje, obrađivanje, te odgovaranje na informacije u pravo vrijeme i u pravom trenutku.
Pokušat ćemo dati odgovore na neka od pitanja koja si postavljaju svi kada u mailboxu vide nepročitanih stotinjak i više e-mailova i kada ih bez obzira htjeli to priznati ili ne oblije hladan znoj. Nekima će se možda ove preporuke činiti banalnima, nekima će biti jednostavne „Jer ja to već znam“, a mnogima će nadam se biti iznimno korisne. Jedan od najboljih načina kontrole je da odmah odlučite što s vašom poštom i gdje ju svrstati,bilo to privatno,poslovno ili pak važno. Tako se rješavate problema u početku i imate bolji pregled.
1 Sredite svoje „ladice“ za poštu. Inbox vam nije prenatrpan i sve vam je pravilno raspoređeno i na svom mjestu. Pokušajte i nećete požaliti. Uštedite sebi vrijeme. Da,teško je,ali uz malo volje i želje vaša email pošta može funkcionirati savršeno. A tek koliko će te vremena uštedjeti i moći se posvetiti pravim poslovima. Neprocjenjivo.
2 Odgovorite na mail. U većini slučajeva odgovor je potvrdan. Ako ne spada u grupu „hitno“,zabilježite ono najkorisnije i arhivirajte ju.
3 Delegirajte posao ako imate mogućnosti. Ako radite u većoj tvrtki i nalazite se na nekoj šefovskoj poziciji nemojte baš sav posao rješavati sami, neka i kolege odgovore na neke upite.
4 Pregledavajte mailove i poruke redovito. Ponekad je vožnja javnim prijevozom umjesto živciranja u automobilu zanimljivo rješenje, isprobajte ga. Preporuka je da pregledavate i odgovarate na mailove više puta dnevno i na taj se način rasteretite, osim ako vaš posao ne zahtjeva drugačije. U različito vrijeme, ali kontinuirano, u periodu 9-10 sati ujutro i 16-17 sati popodne.
5 Niste robot, ne morate na mail odgovoriti u pet minuta. Po pitanju hitnosti,u nezavidno ste položaju. Stoga donesite odluku brzo. Ono što možete sada ne ostavljajte za poslije.
6 Označavajte mailove bojama, sortirajte ih prema tipu zadatka, pošiljatelja. Mnogi današnji softveri za mail omogućuju korištenje boja za označavanje mailove. Koristite ih za lakše sortiranje.
7 Mail komunikacija je neformalnija od one klasične poslovne. Ipak zadržite dozu profesionalnosti i pazite na koje sve mailove šaljete poštu. Nekome će se ovo činiti čudnim, ali na bitnim mailovima nije dobro ako poruka ode na krivu adresu.
8 Mobilni pristup - iskoristite blagodati pametnih telefona i tableta, ali nemojte odgovarati na sastancima, niti na kavama s prijateljima. Ipak se malo opustite, lakše će vam biti odgovoriti na mail poruke
9 Mnogi mailovi danas mogu završiti u spamu. Ako odgovor na neki bitan upit ne dobijete u nekom razumnom roku, tijekom dana ili ako je nešto manje bitno niti nakon nekoliko dana nazovite osobu koja vam je trebala dati odgovor.
10 Ne razmišljate o godišnjem i čitanju mailova. Zapamtite da dok ste na godišnjem ne morate odgovoriti na poruku odmah, ako je nešto hitno ionako će vas nazvati telefonom.