TOP 10 preporuka za korištenje e-maila

TOP 10 preporuka za korištenje e-maila

Foto: Fotolia

Današnja moderna komunikacija jednostavno je postala toliko zahtjevna, tableti, pametni telefoni, prijenosna računala sve nas to okružuje i „napada“ informacijama. Stoga treba pronaći načina za filtriranje, obrađivanje, te odgovaranje na informacije u pravo vrijeme i u pravom trenutku.

Pokušat ćemo dati odgovore na neka od pitanja koja si postavljaju svi kada u mailboxu vide nepročitanih stotinjak i više e-mailova i kada ih bez obzira htjeli to priznati ili ne oblije hladan znoj. Nekima će se možda ove preporuke činiti banalnima, nekima će biti jednostavne „Jer ja to već znam“, a mnogima će nadam se biti iznimno korisne. Jedan od najboljih načina kontrole je da odmah odlučite što s vašom poštom i gdje ju svrstati,bilo to privatno,poslovno ili pak važno. Tako se rješavate problema u početku i imate bolji pregled.

1 Sredite svoje „ladice“ za poštu. Inbox vam nije prenatrpan i sve vam je pravilno raspoređeno i na svom mjestu. Pokušajte i nećete požaliti. Uštedite sebi vrijeme. Da,teško je,ali uz malo volje i želje vaša email pošta može funkcionirati savršeno. A tek koliko će te vremena uštedjeti i moći se posvetiti pravim poslovima. Neprocjenjivo.

2 Odgovorite na mail. U većini slučajeva odgovor je potvrdan. Ako ne spada u grupu „hitno“,zabilježite ono najkorisnije i arhivirajte ju.

3 Delegirajte posao ako imate mogućnosti. Ako radite u većoj tvrtki i nalazite se na nekoj šefovskoj poziciji nemojte baš sav posao rješavati sami, neka i kolege odgovore na neke upite.

4 Pregledavajte mailove i poruke redovito. Ponekad je vožnja javnim prijevozom umjesto živciranja u automobilu zanimljivo rješenje, isprobajte ga. Preporuka je da pregledavate i odgovarate na mailove više puta dnevno i na taj se način rasteretite, osim ako vaš posao ne zahtjeva drugačije. U različito vrijeme, ali kontinuirano, u periodu  9-10 sati ujutro i 16-17 sati popodne.

5 Niste robot, ne morate na mail odgovoriti u pet minuta. Po pitanju hitnosti,u nezavidno ste položaju. Stoga donesite odluku brzo. Ono što možete sada ne ostavljajte za poslije.

6 Označavajte mailove bojama, sortirajte ih prema tipu zadatka, pošiljatelja. Mnogi današnji softveri za mail omogućuju korištenje boja za označavanje mailove. Koristite ih za lakše sortiranje.

7 Mail komunikacija je neformalnija od one klasične poslovne. Ipak zadržite dozu profesionalnosti i pazite na koje sve mailove šaljete poštu. Nekome će se ovo činiti čudnim, ali na bitnim mailovima nije dobro ako poruka ode na krivu adresu.

8 Mobilni pristup – iskoristite blagodati pametnih telefona i tableta, ali nemojte odgovarati na sastancima, niti na kavama s prijateljima. Ipak se malo opustite, lakše će vam biti odgovoriti na mail poruke

9 Mnogi mailovi danas mogu završiti u spamu. Ako odgovor na neki bitan upit ne dobijete u nekom razumnom roku, tijekom dana ili ako je nešto manje bitno niti nakon nekoliko dana nazovite osobu koja vam je trebala dati odgovor.

10 Ne razmišljate o godišnjem i čitanju mailova. Zapamtite da dok ste na godišnjem ne morate odgovoriti na poruku odmah, ako je nešto hitno ionako će vas nazvati telefonom.

Još iz kategorije

Slack Connect kao zamjena za e-mail

Slack Connect kao zamjena za e-mail

04.07.2020. komentiraj

Elektronička pošta spor je način komunikacije, ali kad se radi o organizacijama, djeluje kao najbolje što postoji. I u Slacku smatraju da to mogu poboljšati svojim Slack Connectom. Na površini se čini kao da je riječ o poprilično jednostavnoj ideji. Naime, Slack Connect dopušta da kroz Slack kanale komunicira do 20 organizacija i one mogu izabrati koji će od tih kanala biti najbolji za njih u nekom smislu, kao recimo, po pitanju brzine komunikacije. A sve skupa funkcionira kao slanje e-mail poruka, uz koliko kod emojija korisnik želi.

Microsoft će pomoći 25 milijuna ljudi da steknu nove digitalne vještine koje su tražene u COVID-19 gospodarstvu

Microsoft će pomoći 25 milijuna ljudi da steknu nove digitalne vještine koje su tražene u COVID-19 gospodarstvu

03.07.2020. komentiraj

Microsoft je najavio novu globalnu inicijativu s ciljem da 25 milijuna ljudi širom svijeta do kraja godine stekne nove digitalne vještine. Najava dolazi kao odgovor na globalnu ekonomsku krizu koju je uzrokovala COVID-19 pandemija. Prošireni pristup digitalnim vještinama važan je korak u ubrzavanju gospodarskog oporavka, posebno za ljude koji su najteže pogođeni jer su ostali bez posla.

Google čini dvostruku autentifikaciju još sigurnijom

Google čini dvostruku autentifikaciju još sigurnijom

02.07.2020. komentiraj

Google se već poduže vrijeme trudi kako bi učinio okruženje pametnih telefona što sigurnijima, a dokaz za to svakako jest dvostruka autentifikacija, koja postaje unaprijed određena za korisnike.