TOP 10 preporuka za korištenje e-maila

TOP 10 preporuka za korištenje e-maila

Foto: Fotolia

Današnja moderna komunikacija jednostavno je postala toliko zahtjevna, tableti, pametni telefoni, prijenosna računala sve nas to okružuje i „napada“ informacijama. Stoga treba pronaći načina za filtriranje, obrađivanje, te odgovaranje na informacije u pravo vrijeme i u pravom trenutku.

Pokušat ćemo dati odgovore na neka od pitanja koja si postavljaju svi kada u mailboxu vide nepročitanih stotinjak i više e-mailova i kada ih bez obzira htjeli to priznati ili ne oblije hladan znoj. Nekima će se možda ove preporuke činiti banalnima, nekima će biti jednostavne „Jer ja to već znam“, a mnogima će nadam se biti iznimno korisne. Jedan od najboljih načina kontrole je da odmah odlučite što s vašom poštom i gdje ju svrstati,bilo to privatno,poslovno ili pak važno. Tako se rješavate problema u početku i imate bolji pregled.

1 Sredite svoje „ladice“ za poštu. Inbox vam nije prenatrpan i sve vam je pravilno raspoređeno i na svom mjestu. Pokušajte i nećete požaliti. Uštedite sebi vrijeme. Da,teško je,ali uz malo volje i želje vaša email pošta može funkcionirati savršeno. A tek koliko će te vremena uštedjeti i moći se posvetiti pravim poslovima. Neprocjenjivo.

2 Odgovorite na mail. U većini slučajeva odgovor je potvrdan. Ako ne spada u grupu „hitno“,zabilježite ono najkorisnije i arhivirajte ju.

3 Delegirajte posao ako imate mogućnosti. Ako radite u većoj tvrtki i nalazite se na nekoj šefovskoj poziciji nemojte baš sav posao rješavati sami, neka i kolege odgovore na neke upite.

4 Pregledavajte mailove i poruke redovito. Ponekad je vožnja javnim prijevozom umjesto živciranja u automobilu zanimljivo rješenje, isprobajte ga. Preporuka je da pregledavate i odgovarate na mailove više puta dnevno i na taj se način rasteretite, osim ako vaš posao ne zahtjeva drugačije. U različito vrijeme, ali kontinuirano, u periodu  9-10 sati ujutro i 16-17 sati popodne.

5 Niste robot, ne morate na mail odgovoriti u pet minuta. Po pitanju hitnosti,u nezavidno ste položaju. Stoga donesite odluku brzo. Ono što možete sada ne ostavljajte za poslije.

6 Označavajte mailove bojama, sortirajte ih prema tipu zadatka, pošiljatelja. Mnogi današnji softveri za mail omogućuju korištenje boja za označavanje mailove. Koristite ih za lakše sortiranje.

7 Mail komunikacija je neformalnija od one klasične poslovne. Ipak zadržite dozu profesionalnosti i pazite na koje sve mailove šaljete poštu. Nekome će se ovo činiti čudnim, ali na bitnim mailovima nije dobro ako poruka ode na krivu adresu.

8 Mobilni pristup – iskoristite blagodati pametnih telefona i tableta, ali nemojte odgovarati na sastancima, niti na kavama s prijateljima. Ipak se malo opustite, lakše će vam biti odgovoriti na mail poruke

9 Mnogi mailovi danas mogu završiti u spamu. Ako odgovor na neki bitan upit ne dobijete u nekom razumnom roku, tijekom dana ili ako je nešto manje bitno niti nakon nekoliko dana nazovite osobu koja vam je trebala dati odgovor.

10 Ne razmišljate o godišnjem i čitanju mailova. Zapamtite da dok ste na godišnjem ne morate odgovoriti na poruku odmah, ako je nešto hitno ionako će vas nazvati telefonom.

Još iz kategorije

Trikovi kojima se hakeri koriste za upad u vaše e-mailove

Trikovi kojima se hakeri koriste za upad u vaše e-mailove

05.12.2019. komentiraj

Hakeri koriste e-mail kao način napada gotovo tri desetljeća, a u tome im pomažu naivni korisnici, koji sa svim tim godinama nisu evoluirali pa i dalje posjećuju web stranice koje im se nude u više nego sumnjivim e-mail porukama. Ujedno, hakeri češće napadaju vikendom jer tad su učinkovitiji.

Kolačići su i dalje problem

Kolačići su i dalje problem

05.12.2019. komentiraj

Nakon što je HAKOM donio odluku o kažnjavanju zbog kršenja odredbi oko kolačića upitali smo u domaćem telekomunikacijskom regulatoru koji nadzire i taj dio internetskog tržišta što se krije iza odluke i kako stvoriti internetsko okruženje gdje se poštuju pravila.

Chrome bi u budućnosti mogao korisniku navesti učitava li se neki web sporo ili brzo

Chrome bi u budućnosti mogao korisniku navesti učitava li se neki web sporo ili brzo

02.12.2019. komentiraj

Google konstantno poboljšava Chrome internetski preglednik i svjestan je da ima dovolju moć da putem njega mijenja situaciju vezanu uz web stranice, pa tako uz višegodišnju borbu protiv onih koji ne koriste HTTPS protokol te onih koji još uvijek koriste flash sadržaj, Google će prokazivati i one čije su web stranice prespore.