Kroz tvrtku Digitalni ured Span cilja na male i srednje tvrtke

Jedan od najvećih domaćih sistem integratora odlučio se svoja znanja iz segmenta velikih i vrlo zahtjevnih korisnika spustiti u segment mali i srednjih tvrtki, upravo onih koje nemaju svoje IT odjele i gotovo uvijek se muče s IT rješenjima koje koriste. Stoga se Span kroz tvrtku Digitalni ured odlučio na stvaranje nove usluge pod imenom Sheeft je Cloud usluga koja obuhvaća napredna softverska rješenja i  uvijek prisutnu, kompletnu tehničku podršku a sve u svrhu efikasnijeg i uspješnijeg poslovanja tvrtki i to je nova usluga tvrtke Digitalni ured, namijenjena isključivo malom i srednjem poduzetništvu, ističe Koraljka Haberle tehnički konzultant u Digitalnom uredu koji je u vlasništvu tvrtke Span.

Ona ističe kako se tvrtka Digitalni ured bavi SMB sektor, dok je Span okrenut velikim enterprise korisnicima, a rješenje koje nude temelji se na najnovijoj tehnologiji Microsoft Office 365 i predstavlja potpunu uslugu za jednu tvrtku.

Office 365 je idealno rješenje za male i srednje tvrtke, danas svi govore o njemu. Što Office 365 donosi tvrtkama?

Donosi mogućnost korištenja profesionalnih, enterprise alata malim i srednjim tvrtkama koji im do sada radi cijene i kompleksnosti nisu bili dostupni. Iako se fokusiramo na male i srednje tvrtke jer Office 365, kao i ostale Microsoft cloud usluge i njima mogu biti itekako dobro došle. Proizvodi koji se nude kroz Office 365 nisu velika novost - te alate velike tvrtke koriste već dugi niz godina i navikli su na komfor koji im pruža. Sada, u eri Cloud rješenja, Microsoft je te poslovne mogućnosti izgradio na svojoj vlastitoj infrastrukturi, u golemim i osiguranim podatkovnim centrima smještenim diljem planete i omogućio i malim i srednjim i velikim firmama da zakupe i plaćaju samo onoliko koliko trebaju, a pritom koriste pravo profesionalno poslovno rješenje sa svim funkcionalnostima kao da sve imaju kod sebe u uredu. Pritom nemaju velikih početnih investicija i sve može biti gotovo i spremno za rad za 2 dana. Unutar tih profesionalnih mogućnosti, tu su cijeli niz mogućnosti.

U prvom redu tu je e-mail usluga - sigurna, pouzdana, velikog kapaciteta. Zovemo to e-mail, no to je cijela podloga za suradnju unutar tvrtke (Exchange Online), tu je platforma za suradnju na dokumentima s morem mogućnosti koje svaka tvrtka u više ili manje segmenata može iskoristiti. Osobni prostor za spremanje dokumenata, trenutno svaka osoba dobije 1 TB vlastitog prostora, a te brojke se stalno povećavaju, tu je komunikacijski alat - Skype za posao - služi za brzu razmjenu poruka unutar kompanije ali i sa vanjskim suradnici, a najveća prednost je organizacija i vođenje online sastanaka.

Među mogućnostima je i poslovna mreža - okuplja sve zaposlenike i drži ih informiranim o svemu što je relevantno unutar kompanije, zbližava ih i omogućava bolju međusobnu suradnju. Radi se zaista o moćnim alatima koji su sada konačno dostupni svima.

Po čemu se vaša usluga razlikuje od konkurentskih na tržištu?

U prvom redu - iskustvo. Nama ovakve usluge i mogućnosti nisu novost. To što je Microsoft napravio kroz Office 365 mi (Digitalni ured) smo napravili prije dosta godina - Microsoft poslovne alate imali smo u našem Cloudu i integrirali smo ih u male i srednje tvrtke. Iz tog pogleda, Office 365 nam je došao kao konkurencija, ali kako se radi o istoj platformi i kako mi  jesmo Microsoft partner i volimo tu tehnologiju, prepoznali smo Office 365 kao usluge odlične kvalitete i još bolje cijene za krajnje korisnike te smo odlučiti oko njega graditi svoj posao dalje. Kroz sve te godine, upoznali smo potrebe korisnika, potrebe malih i srednjih tvrtki, prepoznajemo njihove potrebe i znamo koja od mogućih opcija im najbolje odgovara. Isto tako, mi smo tu da ih vodimo na svakom koraku - od donošenja odluke za koju opciju se odlučiti do toga da mi preuzimamo na sebe kompletnu aktivaciju i podešavanje servisa, instalaciju na računala (ako je potrebno), migraciju mailova, postavljanje Sharepoint portala i sve ostalo što je potrebno odraditi. Nakon uvođenja Office 365 ne smatramo da je stvar riješena i želimo pratiti i pomagati korisnicima tijekom cijelog puta. Primjerice, mislim da je vrlo bitno napraviti edukaciju zaposlenika, upoznati ih sa svim mogućnostima koje su im na raspolaganju kako bi što bolje iskoristili ono što imaju a sebi olakšali svakodnevne poslovne zadatke i probleme s kojima se susreću..

Što korisnici mogu očekivati kada je riječ o podršci?

Mogu očekivati našu potpuno podršku u bilo kojem segmentu - bilo da se radi o tehničkim ili softverskim problemima na računalima ili da se radio o savjetovanju kako nešto napraviti i koju podlogu je najbolje koristiti za neko rješenje. Tu je i naša velika prednost jer se i s tim izazovima nosimo već dugi niz godina i često znamo i prije korisnika koje rješenje će mu biti najbolje - dovoljno je da nekad i svega par minuta gledamo kako se služi računalom. Upoznali smo ih i razumijemo njihov jezik - to je jako bitno jer u malim i srednjim tvrtkama vrlo često nema IT osobe s kojom se možemo razgovarati „informatičkim“ jezikom, već jezikom ljudi koji nisu informatičari i koji samo žele raditi svoj posao. U sklopu svakog Office 365 paketa korisnik ima neku opciju Microsoft Supporta - ali to je za obične korisnike izuzetno zbunjujuće i komplicirano jer se pri tome koristi stručni jezik, na engleskom i puno im je jednostavnije obratiti se našoj podršci koja je dostupna i mailom i telefonski, svaki dan od 0 do 24.

Kako se osigurava sigurnost podataka s obzirom na to da je sve u cloudu?

Sigurnost je jedan od najvažnijih aspekata dizajna i značajki sustava Office 365 i obuhvaća hardver, softver, fizičku sigurnost podatkovnih centara, pravilnika i kontrolu te provjeru valjanosti od strane nezavisnih revizora. Podaci koji se prenose mrežom od podatkovnog centra do korisnika šifrirani su i redovito se stvaraju sigurnosne kopije.

Office 365 koristi pristup dubinske obrane i nudi fizičke, logičke i podatkovne slojeve sigurnosnih značajki i najboljih radnih praksi. Uz to dostupne su i kontrole na razini cijele tvrtke, te korisničke kontrole i administratorske kontrole kojima možemo dodatno zaštititi okruženje.

Prijenos podataka usklađen je prema sljedećim standardima i to prema Zakonu o prenosivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA), Ugovori o obradi podataka (DPA-ovi), Savezni zakon o upravljanju sigurnošću informacija (Federal Information Security Management Act, FISMA), ISO 27001, Odredbe za model Europske unije (EU-a), Sigurnosni okvir "Safe Harbor" SAD-a i EU-a, Zakon o pravu na obiteljsko obrazovanje i zaštitu privatnosti (FERPA), Izjava o standardima za atestiranje br. 16 (SSAE 16), Zakon Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA).

Sigurnost je zaista velika, a gotovo u svim segmentima veća od onog što većina tvrtki trenutno ima. Valja naglasiti da relativno velika količina tvrtki koristiti besplatne javne servise i većinom nisu niti svjesni kojem riziku su njihovi podaci izloženi.