Sastanci - gubljenje vremena ili....

Sastanci su osnovni način upravljanja i važan dio svakog poslovanja. No, često ih prati glas da su neproduktivni. Zaposlenici koji su na sastancima često imaju dojam da im, pozivajući ih na sastanke, kradete korisno vrijeme, a u kojem bi mogli odraditi neke važnije, za njih bitnije stvari. Prije nego sazovete sastanak razmislite da li neko pitanje ili temu zbog kojeg ga mislite sazvati ipak možete riješiti putem elektroničke pošte ili telefonskim pozivom.

Nekada sastanci nisu potrebni i otvorena pitanja se mogu riješiti i na druge načine. Sastanke nije potrebno sazivati ukoliko planirate samo razmjenu informacija ili izdavanje uputa. No, itekako su potrebni za debate oko bitnih pitanja poslovanja  ili daljnjeg  tijeka razvoja nekog proizvoda.

Na sastanke je najbolje pozvati što manji broj ljudi, ali onih koji su ključni za stvari koje trebate riješiti. Ako na sastanku želite donijeti neke odluke, pobrinite se da njima prisustvuju za to odgovorne osobe. Sastanci moraju imati svrhu i definirane ciljeve koji se žele  ostvariti.

Osnovna uloga voditelja sastanka je priprema sastanka te vođenje i provedba odluka koje su donesene na sastanku. Osim organizacije, voditelj se brine i o tijeku sastanka, fokusiranosti na teme, pazi na vrijeme te potiče donošenje konkretnih zaključaka. Prije sastanka je neophodno poslati dnevni red i materijale vezane za sastanak tako da se zaposlenici mogu pripremiti za njega. Ukoliko se svi sudionici dobro pripreme za sastanak, on može biti učinkovitiji i trajati kraće.

Često se javlja pitanje da li se baš mora prisustvovati svakom sastanku na koji ste pozvani. Možete pristojno odbiti poziv ukoliko vas rokovi stišću. Ako je vaše prisustvo neophodno i ako ga je nemoguće izbjeći, imate opravdanje za raniji odlazak s njega. Ne možete eliminirati sve sastanke, ali se možete osloboditi od dosta njih ograničavajući svoju prisutnost.

Često nalazimo na situacije da su sastanci dugi i neučinkoviti pa se nakon njih osjećamo kao da nam je netko ukrao vrijeme. Sastanci bi u pravilu trebali trajati što kraće (ne duže od sat vremena). Sve više od toga je previše jer zaposlenicima pada koncentracija i sve su više zaokupljeni mislima o poslu koji „stoji“ dok su oni na sastanku, a kojeg će morati naknadno dostizati.

Sastanke je bitno početi i završiti na vrijeme. Zadržite fokus na točke dnevnog reda. Sastanci lako skrenu s teme i rasprava ode u smjeru koji nema veze s dnevnim redom i razlogom zbog kojeg ste na njemu prisutni. Kada se to desi, jako je bitna uloga voditelja koji će to prepoznati i njegov tijek vratiti na temu.

Jedna osoba treba biti zadužena da vodi bilješke koje će se poslije uputiti na sve sudionike sastanka. Svi oni koji su prisustvovali sastanku trebaju dobiti zaključke s rokovima i osobama koje su zadužene za provedbu zadataka u dogovorenom roku.

Zaključci doneseni na sastancima se trebaju provesti u cijelosti.