Hrvatske tvrtke gube tisuće sati godišnje tražeći dokumente

Najnoviji podaci Europske komisije pokazuju da su hrvatska poduzeća ubrzala procese digitalizacije, pri čemu 63,45 posto malih i srednjih tvrtki koristi barem osnovne digitalne alate, dok se velike tvrtke sve više približavaju europskom prosjeku.

Unatoč zamjetnim investicijama u digitalno poslovanje, mnogi poslovni sustavi još uvijek se suočavaju s izazovom kvalitetnog upravljanja informacijama, što se u stručnim krugovima označava kao nužan preduvjet za uspješnu implementaciju alata utemeljenih na umjetnoj inteligenciji. Čest je problem u praksi to što su dokumenti pohranjeni u različitim odvojenim sustavima, zbog čega zaposlenici troše znatno vrijeme na njihovo pronalaženje i obradu, što otežava cjelokupno upravljanje informacijama. Ubrzano uvođenje umjetne inteligencije na tržište dodatno je naglasilo važnost pametnog upravljanja dokumentacijom, a taj je izazov posebno izražen u kompleksnim operativnim okruženjima kakva prate proizvodnu industriju. Budući da kvaliteta, dostupnost i kontekst podataka kojima tvrtke raspolažu izravno određuju uspješnost i točnost AI alata, bez strukturiranih i pouzdano organiziranih informacija ni najnapredniji sustavi ne mogu ostvariti svoj puni potencijal, što potiče sve veći broj poduzeća na ulaganje u inteligentne sustave za upravljanje dokumentima.

U tom kontekstu, domaća poslovno-tehnološka tvrtka Unitfly, koja djeluje kao partner za implementaciju globalnog sustava za upravljanje informacijama M-Files, pokreće seriju besplatnih online webinara s ciljem da kroz praktične primjere prikaže metode organizacije dokumentacije i pripreme poduzeća za uvođenje AI alata. Prvi u nizu besplatnih webinara namijenjen je proizvodnom sektoru i održat će se 30. lipnja pod nazivom "Manje pretraživanja, mindre zastoja: kontrola nad dokumentima u proizvodnji".

Proizvodne tvrtke svakodnevno se susreću s problemom lociranja radnih uputa, tehničke dokumentacije, certifikata, odobrenja i dokaza o revizijama koji su često disperzirani kroz različite sustave, mape i elektroničku poštu. Sudionicima ovog edukativnog programa bit će prezentirano kako ubrzati pronalaženje važećih dokumenata, smanjiti rizike povezane s korištenjem zastarjelih verzija, integrirati dokumentaciju s proizvodima, komponentama, linijama i dobavljačima te iskoristiti mogućnosti umjetne inteligencije za brži pristup informacijama. Svi registrirani sudionici dobit će i pripadajući praktični vodič pod naslovom „AI u proizvodnji: od traženja dokumenata do pouzdanih odgovora“, a ovisno o iskazanom interesu javnosti, Unitfly planira tijekom jeseni organizirati još jedan do dva besplatna webinara s ciljem poticanja daljnje digitalizacije u proizvodnoj industriji kroz prikaz tehnološke problematike i implementacije rješenja.

Tehnološki sustav M-Files, koji je uvršten među lidere u izvješću Gartner Magic Quadrant za upravljanje dokumentima za 2026., analiziran je i u najnovijoj studiji Forrester Total Economic Impact. Spomenuta studija pokazuje da organizacije koje koriste ovaj sustav ostvaruju prosječan povrat ulaganja od 301 posto tijekom trogodišnjeg razdoblja. Prema navodima Ivana Markovića, glavnog izvršnog direktora tvrtke Unitfly, velike organizacije danas više ne traže tek puku lokaciju za pohranu dokumenata, već rješenja koja informacije pretvaraju u poslovnu vrijednost, ubrzavaju tekuće procese i osiguravaju kvalitetnu bazu podataka za sustave umjetne inteligencije, zbog čega upravljanje informacijama postaje ključni element konkurentnosti i digitalne transformacije.

Forresterova analiza operativne učinkovitosti pokazuje konkretne mjerljive pomake kod organizacija koje implementiraju M-Files sustav. Vrijeme potrebno za pronalaženje, pretraživanje i analizu dokumenata smanjuje se za 65 posto, dok se sami procesi pohrane i klasifikacije dokumenata ubrzavaju za 70 posto. Istodobno, ukupna učinkovitost ključnih poslovnih procesa bilježi rast od 75 posto, dok se vrijeme potrebno za provođenje internih revizija i procesa usklađenosti s regulativom smanjuje za 30 posto, a poslovni projekti u prosjeku završavaju deset posto brže.

Za razliku od tradicionalno postavljenih sustava koji se oslanjaju na organizaciju dokumenata kroz klasične mape i direktorije, M-Files primjenjuje metapodatke, umjetnu inteligenciju i tehnologiju grafova znanja kako bi informacije izravno povezao s konkretnim poslovnim procesima, projektima, klijentima i zaposlenicima, čime dokumenti postaju aktivan čimbenik u donošenju odluka. Sustav se u potpunosti integrira s platformom Microsoft 365, omogućujući radnicima pristup podacima unutar softverskih alata koje svakodnevno koriste u radu. Vrijednost ovog pristupa posebno se očituje u kontekstu razvoja umjetne inteligencije, pri čemu Forrester ističe da se korištenjem sustava M-Files stvaraju kvalitetniji temelji za AI inicijative jer se alatima poput Microsoft Copilota osigurava pristup strukturiranim, relevantnim i provjerenim informacijama, što rezultira preciznijim odgovorima i većom isplativošću AI ulaganja. Rastući volumeni podataka, složeni regulatorni zahtjevi i brza ekspanzija umjetne inteligencije nameću poduzećima nove standarde, a globalna priznanja i neovisne analize potvrđuju da inteligentno upravljanje dokumentima predstavlja stratešku investiciju koja izravno utječe na produktivnost, profitabilnost i dugoročnu tržišnu spremnost u novoj ekonomskoj eri.