Digitalizacija i digitalna transformacija preduvjet uspješnog poslovanja

Svima je danas sasvim jasno da kada jedna kriza slijedi drugu krizu, poslovanje je potrebno prilagoditi trenutku, a to najjednostavnije ide uz digitalnu transformaciju i digitalizaciju poslovanja, o čemu smo kada je riječ o promjenama u JANAF-u razgovarali s Ivanom Milković, rukovoditeljicom Službe za digitalni razvoj JANAF-a.

Prema njezinim riječima, digitalna transformacija jedna je od najkompleksnijih promjena poslovanja kroz koju kao kompanija možete prolaziti jer je istovremeno i restrukturiranje i reinženjering procesa i intenzivno učenje novih stvari odjednom.

Kada govori o jednom od ključnih projekata priznavanja digitalne dokumentacije kao jednakovrijedne dokumentaciji u papiru, ističe da JANAF digitalne ugovore s dobavljačima, račune ili projekte, kada uđu u JANAF kao papirnati ili kada u definiranom procesu nastanu kao digitalni, vrijede kao originali jer je definiran i odobren njihov tijek kroz digitalne sustave, kao i sama tehnologija.

JANAF je dobio potvrdu o sukladnosti digitalne dokumentacije kao pravno jednakovrijedne dokumentaciji i to od strane državnog arhiva. Što to točno znači?

Priznavanjem digitalne dokumentacije kao pravno jednakovrijedne dokumentaciji u papiru, JANAF poslovanje prema stranim i domaćim partnerima može raditi jeftinije, u stvarnom vremenu i fleksibilnije, sada koristeći digitalne dokumente kao originalne. Konkretno, ugovori s dobavljačima, računi ili projekti, jednom kada uđu u digitalni sustav JANAF-a kao papirnati ili kada u definiranom procesu nastanu kao digitalni, vrijede kao originali jer je definiran i odobren njihov tijek kroz digitalne sustave, kao i sama tehnologija. S obzirom na strukturu vlasništva kompanije, JANAF traži i stvara više dokumentacije od privatnih kompanija. Certifikatom Hrvatskog državnog arhiva kao nadzornog tijela za dokumentaciju za kompanije u pretežito državnom vlasništvu, JANAF digitalne dokumente koji slijede pravila unosa i distribucije može koristiti kao originalne. Za kompaniju čiji veliki dio vrijednosti počiva na infrastrukturnom kapitalu, ovo je prvenstveno operativna prednost i nova vrijednost koju želimo predstaviti javnosti i partnerima.

Koje ste sve prilagodbe morali napraviti kako biste dobili ovu potvrdu?

Za dobivanje sukladnosti digitalne dokumentacije kao pravno valjane nismo radili prilagodbe u procesima rada i integriranim sustavima. U proces certifikacije ušli smo u prvom redu iz jednostavne poslovne nužnosti za pravnom kvalifikacijom digitalno generiranih dokumenata koji nastaju u našim procesima i koje je na kraju potrebno i digitalno arhivirati. Kako je Hrvatski državni arhiv JANAF-ovo nadzorno tijelo, formirali smo tim za suradnju, predvođen kolegama Leonardom Mišakom i Silviom Jazbecom, opisali svoje procese, tehnologiju i kvalifikacije ljudi, dali dokaze te nakon nekoliko mjeseci suradnje dobili potvrdu. Ovdje bih naglasila da digitalna transformacija kompanija u pretežito državnom vlasništvu ne može završiti svoj proces ako je institucije ne prate u tom procesu, koliko god ona bila proaktivna. Stoga je važno da država daje okvir i potiče digitalno poslovanje, ključna je definicija i provođenje nacionalne digitalne strategije Vlade RH i posebno komunikacija poslovnoj javnosti, stalna komunikacija o platformama poput e-građani, edukacija u digitalnom potpisivanju, sve te sastavnice čine i ovakve projekte poput JANAF-ovog mogućim. Potrebno je dati mogućnost i znanje mikro, malim i srednjim tvrtkama da se educiraju i koriste digitalna rješenja u poslovanju, a time kao dobavljači i partneri ulaze u sustave velikih tvrtki bez dodatnih napora.

Što je sve JANAF napravio kako bi proveo digitalnu transformaciju?

Digitalna transformacija jedna je od najkompleksnijih promjena poslovanja kroz koju kao kompanija možete prolaziti. Ona je i restrukturiranje i reinženjering procesa i intenzivno učenje novih stvari odjednom. Transformacija podrazumijeva promjenu posla koja ide kapilarno do svakog zaposlenika i radi disrupciju u organizacijskoj hijerarhiji. Uprava JANAF-a, predsjednik Stjepan Adanić i član Vladislav Veselica prepoznali su ove procese, dali smjer i podršku digitalnoj transformaciji. Bez podržavajućeg top down pristupa i podrške najvišeg managementa ni jedna organizacija ne može provesti tranziciju iz tradicionalnog poslovanja u digitalno. Kompanija mora imati poseban stručni tim za transformaciju, s kojim su Uprava i menadžment u stalnoj komunikaciji za davanje smjera i podrške. Služba za digitalni razvoj kao nositelj digitalne transformacije JANAF-a izrađuje prijedloge procesa, upravlja tehnologijama, sistematičnosti i održivosti sustava i rješava probleme te surađuje sa svim funkcionalnim područjima, kao i tvrtkama partnerima za tehnološka rješenja koja koristimo i razvijamo. Služba ima deset zaposlenika, sa voditeljicama projekata Teom Fotivec i Antonelom Čorak, čija su znanja, stručnost i entuzijazam široko prepoznati. Uz to, uvijek je na raspolaganju podrška i pravna ekspertiza direktora Dejana Subotića.

Ako odlučite digitalno transformirati poslovanje, promjena u svakodnevnim aktivnostima svakog zaposlenika i managera mora imati vrhunski organiziranu podršku u radu, troubleshooting, user manuale, edukacije. Od presudne važnosti za uspjeh projekata digitalne transformacije je pojedinačno korisničko iskustvo. Sustavi mogu biti state of the art, no ako korisnici ne znaju napraviti svoj posao, projekti neće zaživjeti. Važno je pratiti potrebe funkcionalnih područja, imati helikopter view, slušati njihov feedback i imati brzu reakciju u prilagodbi sustava prema organizacijskim zahtjevima, nikad ne reći „to se ne može“. Pojedinac, korisnik mora osjetiti benefite. Mora također proći neko vrijeme da korisnici prihvate i internaliziraju da digitalni sustavi ne dopuštaju neautoriziranost, da svaki korak unaprijed mora biti određen poznatim nizom predefiniranih varijanti, da svaki podatak ima jednog vlasnika, da svaki zaposlenik ima zamjenu, da je svaka varijanta bez obzira na njenu frekvenciju dio procesa i da odgovor na svako pitanje na kraju mora biti ili da ili ne. To će vas natjerati i da pročistite procese rada, izbacite sve suvišno i dodate mehanizme kontrole. Ključno je otkloniti neznanje i strah koji proizlazi iz neznanja, odnosno pretpostavku da kao čovjek uz ovu razinu tehnologije više neću biti potreban. Isti je strah bio prisutan krajem devedesetih kad su računala masovno ulazila u kompanije. Čovjek će još dugo biti potreban, a tehnologija je tu da ga riješi ponavljajućih koraka. Kad prođe taj prvi digitalni šok i svi prežive, morate iskoristiti momentum za još više rada i projekata, proširiti područja interesa i zagristi najtvrđe orahe.

Digitalna transformacija JANAF-a nije proizvod (ne)sretnih okolnosti, slučajnosti ili dovoljno investicijskog kapitala, naprotiv, to je program desetaka simultanih agilnih projekata, s definiranom svrhom i ciljevima, koji je usklađen sa vizijom i misijom kompanije po svakom poslovnom području. Digitalna transformacija je matriks organizacijskih, tehnoloških, procesnih i kulturoloških aktivnosti u kojima je potrebna posvećenost i briga o detalju i široj slici.

Koje sve segmente želite digitalno transformirati i što to točno znači?

Do sada smo implementirali digitalni metaproces: financijski operativni i višegodišnji plan - plan nabave - interni procesi nabave - ugovor - realizacija i financijsko praćenje posla - račun, zatim digitalni su investicijski projekti gradnje i njihova dokumentacija, dio administrativnih internih procesa vezanih uz odlučivanje, centralni ulaz i izlaz dokumentacije te arhiva, a spremamo digitalni proces za predavanje ponuda i komunikaciju s dobavljačima, procese za vozila, koji će se vezati na HR područje, u kojem su kolege također implementirale HCM s kojim smo integrirani, zatim procese vezane uz prodaju, digitalne interne akte i slično. Trenutno vrlo intenzivno radimo na uvođenju eura u integrirane digitalne sustave, konkretno u dva ERP-a i DMS/ECM. Većinu ovih procesa ima svaka organizacija, oni su velikim dijelom administrativni i stoga troše puno resursa u tradicionalnom načinu rada. Za to u današnjem poslovanju više nema vremena, konkurentnost vam pada, a radna snaga vas zaobilazi. Ukoliko je samo dio procesa organizacije digitalan, prednosti je puno i imaju multiplicirajući efekt: ne samo da ste produktivniji, nego ste napravili x manjih sustava koji su prije bili excel tablice na lokalnim računalima. JANAF-ov cilj je do 2030. biti paperless office.

JANAF radi na digitalizaciji i digitalnoj transformaciji poslovnih procesa i izgradnje digitalnog ekosustava do 2030. godine. Na koji način i što se krije iza tog ambicioznog plana?

JANAF je trenutno digitalno srednje zrela kompanija i strateški subjekt u hrvatskom gospodarstvu i šire te smatramo da ima potencijal generiranja digitalnog načina poslovanja sa svojim sadašnjim i budućim poslovnim partnerima i institucijama. Znam da će i oni osjetiti prednosti digitalnog načina rada, s obzirom na JANAF-ovu suradnju s velikim brojem tvrtki te vjerujem da ćemo potaknuti procese digitalne transformacije i u njihovom internom poslovnom okruženju. JANAF-ova uloga kao promotora digitalnog poslovanja lokalno i regionalno jedan je od indirektnih ciljeva projekata jer se sinergijskim naporima i korištenjem tehnologije može podići produktivnost primarno hrvatskih kompanija i gospodarstva i stvoriti digitalni i održivi ekosustav koji svima daje konkurentske prednosti.

Kako je bilo posložiti ljude i tehnologiju jer digitalna transformacija nije samo tehnologija nego prilagodba poslovnih procesa i navikavanje ljudi na nova rješenja?

Mislim da je najveći izazov i uspjeh svake digitalne transformacije njena operativna agilnost i korisničko iskustvo. Razmišljamo na način da svaki problem ima rješenje, a ne obrnuto. Vjerujem da je posvećenost detaljima uz stalno preispitivanje šire slike najveća snaga JANAF-ovog tima za transformaciju. Digitalna transformacija u svojoj je biti transformacija poslovanja, a digitalni segment dolazi na kraju, kad ste mapirali procese, izbacili suvišno iz njih i optimizirali ih, na te prijedloge dobili široki konsenzus svih poslovnih područja i Uprave i tek onda započeli proces kodiranja i integriranja. Koji ćete za par mjeseci opet optimizirati.

Važno je interno naglašavati jednostavne, vidljive prednosti digitalne transformacije, a to su fleksibilnost rada od kuće ili bilo kojeg mjesta, brzina procesa koji ne čeka da se netko vrati sa sastanka da bi se proces mogao nastaviti, sigurnost u točnost podataka, manje boravka u malim sobama za kopiranje i slične svakodnevne situacije koje doprinose kvaliteti poslovnog života svakog zaposlenika. Nama je jasno da je nekad lakše staviti papir ispod penkale odgovorne osobe i tako riješiti gorući problem. No što onda, u koji ćemo sustav to staviti, koga ćemo obavijestiti, kako ćemo to kvantificirati, kome poslati i hoće li biti ljudske greške? Tradicionalni procesi prvenstveno se bore s ugradnjom kontrolnih mehanizama i to bi po meni bio jedan od prvih razloga zašto digitalno transformirati poslovanje, uz razloge uštede i brzine.

Najveće dugoročne prednosti digitalne transformacije za svaku kompaniju pa tako i za JANAF su privlačenje stručnih kadrova s najvećim potencijalom, privlačenje mladih stručnjaka, otvaranje mogućnosti za poslovne suradnje s novim i agilnim partnerima koji su možda imali predrasude o tehnološkom razvoju kompanija u pretežito državnom vlasništvu i najvažnije, podizanje razine digitalnih i organizacijskih  vještina svih zaposlenika. Ako kao zaposlenik vidite da vas kompanija cijeni, ako vam radni proces dopušta fleksibilno mjesto rada, ako u svakom trenutku možete dobiti podatak koji vam je potreban da biste odradili svoj dio posla, to vam govori da se kompanija brine da imate osigurane najbolje uvjete rada kako biste kreativno doprinijeli u čemu ste vi kao čovjek i zaposlenik najbolji.