AI je dvanaesti član Combisova PMO-a

Combisov Ured za upravljanje projektima razvijao se usporedno s kompanijom koja je od manje IT tvrtke izrasla u jednog od većih ICT integratora u regiji. U posljednjih pet godina PMO je narastao s četiri do pet na 11 članova, a godišnje kroz njega prolazi 30 do 40 projekata, ovisno o veličini i složenosti. Raspodjela projekata nastoji se organizirati tako da voditelji imaju dovoljno vremena za kontrolu isporuke i komunikaciju s korisnikom. U posljednjih godinu dana tim se sve više bavi primjenom umjetne inteligencije u projektnom menadžmentu. AI pomaže u ranom otkrivanju rizika, izradi početnog plana i pripremi statusnih izvještaja, a koristi se i za analizu dokumentacije, izdvajanje zadataka te pripremu zapisnika i prezentacija.

U Combisovu PMO-u umjetnu inteligenciju opisuju kao dvanaestog člana tima, a Microsoft Power Automate automatizira procese i povezuje različite alate. Konačna procjena, odgovornost za odluke i komunikacija u izazovnim situacijama ostaju na ljudima. O tome kako se AI koristi u projektnom radu i koje će kompetencije voditeljima biti ključne, ističe za ICTbusiness Media - ICTbusiness.info Tena Galić, voditeljica projekata u Combisovu Uredu za upravljanje projektima.

Koji se AI alati već koriste u Combisovu projektnom menadžmentu, za koje konkretne zadatke i postoje li mjerljivi rezultati njihove primjene u pogledu uštede vremena, povećanja produktivnosti, smanjenja administrativnog opterećenja ili kvalitetnijeg donošenja odluka?

Rekla bih da AI već danas dosta mijenja način na koji radimo u PMO-u. Prvenstveno tako što nam pomaže brže doći do informacija, lakše ih povezati i kvalitetnije pripremiti podlogu za odluke. U PMO-u svakodnevno radimo s velikom količinom informacija, od projektne dokumentacije i sastanaka do statusa, rizika i različitih izvještaja. Ako nam tehnologija može pomoći da iz svega toga brže prepoznamo ono što je u tom trenutku za projekt najvažnije, onda nam ostaje više vremena za upravljanje projektom, a manje za administraciju.

Naravno, da bismo takve mogućnosti stvarno koristili, moramo se razvijati u skladu s tehnologijom. Zato mi je jako važno što se u Combisu kontinuirano ulaže u edukacije, razvoj novih znanja i razmjenu iskustava, ali i što nas se potiče da pratimo tehnološke promjene, istražujemo nove mogućnosti i razmišljamo kako ih konkretno primijeniti u svakodnevnom radu. Smatram da nije poanta koristiti AI zato što je AI trenutačno aktualan, nego pronaći gdje nam zaista može pomoći da budemo bolji u poslu koji radimo.

Za mene projektni menadžment ipak ostaje prije svega rad s ljudima. AI može preuzeti dio analiza, izvještavanja i administracije, ali ne može zamijeniti odnos s timom i korisnikom, komunikaciju u izazovnim situacijama, donošenje odluka kao ni povjerenje koje gradimo tijekom projekta. Upravo u toj kombinaciji tehnologije, iskustva i ljudskog pristupa vidim budućnost projektnog menadžmenta.

Može li umjetna inteligencija na temelju povijesnih podataka i trenutačnog stanja projekta pouzdanije od iskusnog projektnog menadžera predvidjeti kašnjenja, prekoračenja proračuna ili nedostatak resursa te kako se u takvom modelu određuje odgovornost za pogrešne procjene i odluke?

AI na temelju povijesnih podataka može brzo prepoznati obrasce koji ukazuju na moguća kašnjenja, nedostatak resursa, neusklađenost i potencijalne rizike. U tome može biti izuzetno koristan, ali mislim da ne može u potpunosti zamijeniti iskustvo PM-a.

Iskusni PM zna čitati između redaka i prepoznati signale koji još nisu vidljivi u podacima, ali iz prethodnog iskustva znamo da mogu utjecati na projekt. Projekt nije samo skup podataka, već i odnos između ljudi, način komunikacije te niz okolnosti koje nije uvijek moguće unaprijed predvidjeti.

Zato AI vidim kao dodatni par očiju koji nam pomaže da ranije prepoznamo rizike na papiru i donesemo kvalitetnije odluke. Ipak, konačna procjena i odgovornost ostaju na ljudima, jer AI može dati preporuku, ali čovjek je taj koji je mora staviti u pravi kontekst, prepoznati i ono što nije zapisano i na kraju donijeti odluku.

U kojoj bi mjeri autonomni AI agenti mogli preuzeti koordinaciju projektnih aktivnosti, pripremu izvještaja, praćenje izvršavanja zadataka i komunikaciju među timovima te postoje li konkretni planovi za njihovo uvođenje u Combisov PMO?

Smatram da smo taj put već započeli i da se na tom području dosta dobro snalazimo. AI danas koristimo za analizu projektne dokumentacije iz koje izdvajamo rizike i zadatke, kao i za pripremu prezentacija i zapisnika. Uz to, kroz Microsoft Power Automate automatiziramo procese i povezujemo različite alate, tako da informacije stižu tamo gdje su potrebne bez ručnog prepisivanja.

Što se tiče autonomnih AI agenata, to je područje u kojem vidimo velik potencijal, a neke elemente takvog načina rada već danas primjenjujemo. A koliko smo u tome već daleko, možda ipak nećemo još otkriti.

Oni mogu preuzeti dio rutinskog posla, poput praćenja zadataka i rokova, povezivanja informacija iz različitih izvora, pripreme izvještaja i pravovremenog upozoravanja na odstupanja. U PMO-u već imamo konkretne ideje kako AI dodatno koristiti za analizu projektnih statusa i prepoznavanje mogućih anomalija.

Koliko daleko s njihovom primjenom možemo i trebamo ići, pokazat će vrijeme. Meni cilj nije da AI vodi projekt, nego da preuzme što više rutine i administracije, a voditelju projekta ostavi više vremena za ljude, komunikaciju, donošenje odluka i rješavanje problema.

Koje će kompetencije postati presudne u sljedećih pet godina ako umjetna inteligencija preuzme znatan dio administrativnih, analitičkih i koordinacijskih aktivnosti te može li takav razvoj smanjiti potrebu za projektnim menadžerima ili će povećati njihovu stratešku važnost?

Mislim da će u sljedećih nekoliko godina, uz kritičko razmišljanje i donošenje odluka, jedna od ključnih kompetencija biti upravo growth mindset, odnosno spremnost na kontinuirano učenje, prilagodbu i isprobavanje novih načina rada. Tehnologija se mijenja toliko brzo da više nije dovoljno jednom nešto naučiti i oslanjati se na to godinama. Bit će važno biti znatiželjan, otvoren prema promjenama i spreman stalno nadograđivati vlastita znanja.

Ne mislim da će AI smanjiti potrebu za PM-ovima, ali će sigurno utjecati na naš opis posla. Ako preuzme veći dio administracije, analiza i praćenja, nama ostaje više prostora za smjer projekta, važne odluke, rizike, komunikaciju i ljude.

Pretpostavljam da ćemo manje upravljati zadacima, a više projektom kao cjelinom. Samim time smatram da nas upravo to neće učiniti manje potrebnima, nego strateški važnijima.

Koliko međusobno povjerenje, razmjena iskustava i suradnja izvan svakodnevnog poslovnog okruženja pridonose uspješnosti projektnih timova te kakvu ulogu u razvoju timske kulture imaju zajedničke aktivnosti, uključujući volontiranje i društveno odgovorne projekte poput suradnje s Udrugom Arka Korablja?

Vjerujem da su prilike izvan svakodnevnog posla jako važne za povezivanje ljudi, a sviđa mi se što nas Combis u tome stvarno potiče. Team building, B2B All Hands, humanitarne akcije i razna druženja daju nam priliku da upoznamo kolege s kojima možda ne radimo svakodnevno, povežemo se i kasnije si lakše pružimo podršku i u poslu.

Posebno bih izdvojila volontiranje u Arci Korablji, gdje smo sudjelovali mi PM-ovi. Iako ne radimo zajedno na istim projektima, dijelimo slične izazove i iskustva, pa nam je bilo lijepo povezati se u potpuno drugačijem okruženju i pritom zajedno napraviti nešto dobro za druge. Mislim da upravo takva iskustva grade odnose koji se kasnije sasvim prirodno prenose i na posao.