Prednosti korištenja neovisnog alata za arhiviranje e-pošte za M365 i Google Workspace korisnike

Organizacije danas sve više razmišljaju o prebacivanju poslovanja u oblak i prilagođavaju svoje poslovne procese kako bi mogle u potpunosti iskoristiti fleksibilnost cloud rješenja kao što je Microsoft 365 i Google Workspace, jednih od najpopularnijih aplikacija za poslovnu komunikaciju. Međutim, osim pogodnosti koje nude takvi sustavi, svaka kompanija mora uzeti u obzir i moguće rizike i primjereno se pripremiti kako bi se izbjegla nepotrebna izloženost gubitku podataka iz e-mail komunikacije koja vrlo često sadrži vrlo vrijedne informacije za poslovanje (račune, narudžbe, ugovore, osobne informacije…).

Kritične točke u kojima može doći do problema u funkcioniranju cijelog sustava brojne su: korisnici, njihovi e-mail klijenti i aplikacije, lokalna pohrana podataka, poslovično ogromne PST datoteke, neažurni backup, pravni zahtjevi… E-mail arhiviranje obično je usluga rezervirana samo za najskuplje pakete, a ono na što bi korisnici ovih cloud aplikacija posebno trebali obratiti pozornost je uključuje li njihova usluga e-pošte i mogućnosti:

  1. Jednostavno vraćanje poruka i njezinih priloga: u slučajevima kada je potrebno vanjsko rješenje za vraćanje izvezenih e -poruka, dostupnost e-pošte može biti otežana
  2. Zaštita podataka ako se izbriše račun zaposlenika ili licence: organizacija treba imati na umu mogući gubitak podataka ukoliko ne želi više plaćati višak licenci u slučaju odlaska zaposlenika
  3. Neovisnost o platformi: Ako email poslužitelj ili platforma nije dostupna iz tehničkih razloga, bitno je osigurati dostupnost klijenta e -pošte kao i pristup arhivi
  4. Dostupnost lokalnog rješenja: mogućnost pohrane e-poruka i na lokalni poslužitelj
  5. Poruke i podaci nadohvat ruke: bitno je krajnjim korisnicima omogućiti lak i jednostavan pristup i pretraživanje poruka kako bi se IT odjel i administratori rasteretili ovakvih svakodnevnih zadataka
  6. Usklađenost s pravnim zahtjevima i novim pravnim regulativama (GDPR): omogućava izbjegavanje financijskih troškova povezanih s nepoštivanjem regulativa

IT odjelima i specijaliziranim kompanijama zadatak je osigurati da sve radi savršeno i glatko, a da korisnici i vlasnici kompanija budu zadovoljni. Zadržavanje kontrole nad e-mailovima i visoka razina sigurnosti prioriteti su u tom slučaju, a jedno od mogućih rješenja za ovakva pitanja može ponuditi MailStore Server ( https://veracompadria.com/hr/distributions-hr/mailstore/ ).

Prednosti MailStore rješenja za korisnike M365 i Google Workspace ( /media/sponzorirano/mailstore-veracomp/whitepaper-google-workspace-en-150dpi.pdf )

Zaštita od gubitka podataka: slučajno ili namjerno, kada god zaposlenici brišu e -poštu, može doći do mnoštva problema. Scenariji u kojima korisnik briše cijeli sadržaj poštanskog sandučića pri napuštanju tvrtke posebno je ozbiljan. U kompanijama diljem svijeta kritični se podaci gube na ovaj način svaki dan. Uz pomoć rješenja za arhiviranje e -pošte, sav postojeći i budući ulazni i odlazni promet e -pošte može se u potpunosti arhivirati i zaštititi od manipulacija, pri čemu se učinkovito sprječava gubitak podataka.

Smanjenje IT troškova: Arhiviranje e -pošte može pomoći smanjiti troškove upravljanja e -poštom uključujući povezane zadatke administratora (npr. korisnici koji podnose posebne zahtjeve za porukama e -pošte vraćene sa sigurnosnih kopija ili poslužitelja e -pošte). Zahtjevi za pohranom, a time i veličinom poštanskog sandučića često se mogu značajno smanjiti i time utjecati na smanjenje troškova IT opreme.

Povećanje produktivnosti: Univerzalan pristup informacijskom resursu e-pošte značajno poboljšava produktivnost unutar poduzeća jer korisnici mogu na razne načine pristupiti arhivi i brzo pregledavati poruke e-pošte zahvaljujući iznimno moćnoj funkciji pretraživanja cijelog teksta poruke.

Brzi povrat ulaganja: Korištenje rješenja za arhiviranje e -pošte smanjuje opterećenje IT odjela i može pomoći u smanjenju troškova pohrane. U pravilu, početni troškovi rješenja za arhiviranje e -pošte se brzo isplate. Tvrtke se mogu istovremeno zaštititi od financijskog rizika od gubitka podataka ili kršenja zakona. A kod odabira pristupačnijih paketa cloud email platformi koji ne uključuju funkciju arhiviranje e-pošte, vanjsko rješenje može biti povoljnije od kupovine dodatnih paketa funkcionalnosti.

Veća neovisnost: Čak i kada cloud usluga ili poslužitelj e-pošte nije dostupan, svaki korisnik može kroz arhivu pristupiti svim porukama e-pošte. U bilo kojem trenutku može se povratiti bilo koja poruka iz arhive u standardnim formatima. Time se jamči dugoročna neovisnost sustava, čak i od samog poslužitelja MailStore.

Arhiviranje e -pošte jedan je od najvažnijih elemenata upravljanja poslovnim informacijama i trebao bi biti sastavni dio IT strategije svake tvrtke. Prilikom odabira uvijek uzmite u obzir kako bi se Vaši podaci trebali čuvati na sigurnom i biti lako dostupni kroz duže vremensko razdoblje.

Sustav za arhiviranje MailStore Server podržava sve važnije sustave za razmjenu elektroničke pošte pa tako i Google Workspace i M365. Odlikuje se skromnim zahtjevima za sustave na kojima se “vrti”, što olakšava njegovo korištenje i arhiviranje e-mailova. Sustav je moguće lako i brzo instalirati na bilo koje računalo s Windowsima i nema potrebu za vanjskom bazom podataka – ova tehnologija koristi vlastiti sustav baza, a sve potrebne komponente dostupne su odmah po instalaciji.

Više od 60 tisuća malih i srednjih poduzeća u proteklim je godinama prihvatilo MailStore Server, a njihove povratne informacije poslužile su za poboljšanje i unaprjeđenje ovog sustava.


Saznajte više detalja na live webinaru 5.10. u 14 sati, prijavite se na:

https://attendee.gotowebinar.com/register/2213060037732181774 ( https://attendee.gotowebinar.com/register/2213060037732181774 )

Za više informacija, kao i besplatnu trial licencu, obratite se na mailstore@veracompadria.com ( mailto:mailstore@veracompadria.com )



URL članka Prednosti korištenja neovisnog alata za arhiviranje e-pošte za M365 i Google Workspace korisnike