Usporedba najpopularnijih metodologija za projektni menadžment

Upravljanje projektima ili project management postalo je hit zanimanje u Hrvatskoj i svijetu, no riječ je o poslu kojem treba pristupati s maksimalnom odgovornosti, spremnosti i znanjem. Ujedno, to znanje konstantno treba nadograđivati jer stvari se mijenjaju doslovno iz dana u dan pa oni koji malo zaostanu, mogu izgubiti klijente, povjerenje pa i posao.

Naime, kad se projektima upravlja na odgovarajuć način, održava se efikasnost, poštuju se rokovi i ostvaruje profit, u konačnici. Zanimljivo, Tech Radar je po ovom pitanju u svom istraživanju otkrio da čak 96 posto korisnika, klijenata i mušterija smatra da organizacije s kojima posluju ili surađuju trebaju poraditi na poboljšanju komunikacije i upravljanja projektima. Već to dovoljno govori koliko potencijala postoji u ovom segmentu.

Postoje razni načini kako upravljati projektima, a u ovom tekstu demistificirat ćemo najpopularnije metodologije upravljanja projektima. No, najprije, što je to? To je sustav vođenih postupaka za upravljanje projektom. Drugim riječima, to je skup pravila kojih se treba pridržavati kako bi projekt bio završen na najproduktivniji mogući način. Razlog zašto ima toliko različitih metodologija jest u tome što postoji i cijeli niz projekata, ali i timova koji na njima rade. I sve te faktore treba uzimati u obzir prilikom odlučivanja koja metodologija bi u datom trenutku najviše odgovara.

Pa krenimo...

1. Agile (agilna)

Riječ je o suvremenoj metodologiji. One su se počele implementirati porastom kompanija vezanih za IT, kojima tradicionalni sustav nije odgovarao.

Prednosti:

- uključenost svih sudionika

- članovi tima odgovorni su za svoj dio posla, te imaju potpunu autonomiju u odlučivanju

Mane:

- rokovi moraju biti fleksibilni jer neočekivane promjene mogu utjecati na završetak projekta

- članovi tima moraju blisko surađivati i odrađivati podosta posla

2. Waterfall (vodopad)

Naravno, nije riječ doslovno o vodopadu, riječ je o metodologiji koja se rijetko mijenja, poput vodopada. Ona je tradicionalna i svodi se na uzročno posljedične korake koji se jednom postave i rijetko mijenjaju. Naravno, moguće je kombinirati ovaj i agilni, odnosno suvremeni, pristup. Samo, za to mora postojati opravdan razlog, kako bi postavljeni poslovni cilj bio održiv.

Prednosti:

- funkcionira po principu točno definiranih koraka bez odstupanja funkcioniralo je kada se točno znalo što se traži, kako i tko će odraditi cijeli proces i koliko će to na kraju koštati

- u svakom trenutku jedan član time može se zamijeniti drugim, bez da to ostavi negativne posljedice na sam projekt

Mane:

- svaka faza projekta u ovom pristupu mora završiti da bi nova mogla započeti, ništa se ne odvija istodobno i nema povratka jednom kada se faza odradi. Što je učinjeno - učinjeno je

- nedostatak fleksibilnosti

- kriteriji moraju biti postavljeni prije početka projekta

3. Kanban (kartica ili biljeg)

To je metoda upravljanja i nadzora proizvodnog procesa. Postupak se temelji isključivo na stvarnoj potrošnji materijala na mjestu potrošnje. Kanban omogućuje smanjenje zaliha u proizvodnji i njihovo zadržavanje na što nižoj razini. Ova metodologija razvijena je tijekom pedesetih godina prošlog stoljeća u Toyoti. Jedan od razloga za to je bila tadašnja nedovoljna produktivnost tvrtke u odnosu na američke konkurente. Ta poslovna filozofija je najzaslužnija za poslovni uzlet japanske industrije. Nekoliko desetljeća kasnije, Kanban se proširio diljem svijeta.

Prednosti:

- poboljšana fleksibilnost

- zastoji su smanjeni

- ne troši se vrijeme na nepotrebni posao koji će ionako možda trebati ponoviti ili doraditi

Mane:

- fokus je na vizualnom, a manje na istinskom praćenju rokova

- članovi tima moraju biti u toku s Kanban metodologijom kako ne bi bili zbunjeni

4. Scrum (skup)

Ovdje je zapravo riječ o dijelu agilne metodologije. Sama riječ ima korijene u ragbiju, gdje označava skup koji nastaje kad igrači dogovaraju strategiju za sljedeći potez ili poteze. Ujedno, scrum je najpoznatiji predstavnik agilne metodologije. U njegovoj primjeni nema optimističnih procjena ili prognoze napretka, već se svaki segment koji se obrađuje svakodnevno i ocjenjuje. Projekti se dijele u kratke cikluse koje nazivamo sprintovima, a na kraju svakog od njih sastaju se svi članovi tima koji zajedno procjenjuju uspješnost odrađenog i planiranje sljedećeg sprinta. Tu je i Scrum master, osoba zadužena za koordinaciju između naručitelja i ostalih članova tima, kao i otklanjanje problema na koje putem nailaze. Ukratko, scrum se koristi kad se želi izvesti projekt na pravi način, a ne ga završiti.

Prednosti:

- kreativnost se ohrabruje

- timski rad se ohrabruje

- promjene se lako implementiraju

Mane:

- izostanak jasnih rokova

- previše se očekuje od članova tima

5. Hibrid

Jednostavno, ovdje je riječ o spajanju tradicionalne i suvremene metodologije. Njih se koristi kad treba ući u dubinu, ali i kad je potrebna fleksibilnost. Stoga, ova metoda uzima najbolje iz dva svijeta te zapravo najviše odgovara organizacijama i najbolja je za većinu projekata.

Prednosti:

- povećana fleksibilnost

- strukturiranost

- najbolje iz dva svijeta

Mane:

- nema jasne strukture

- kompromisi znače da ćete možda ostati zarobljeni između dva seta pravila

6. Lean (mršav)

Najpoznatiji svjetski koncept i filozofija za kontinuirano unaprjeđenje poslovanja, procesa i zaposlenika uspješno se primjenjuje zbog svoje univerzalnosti u financijskim institucijama, metaloprerađivačkoj i elektroindustriji industriji, industriji lijekova, prehrambenoj industriji, školstvu, zdravstvu, turizmu, u javnoj upravi, građevini, uslugama... Ovom metodologijom se služe brojne velike kompanije. Kao Coca-Cola, Nestle, Boeing, Airbus... Ovom metodologijom želi se minimalizirati "otpad", odnosno, prazan hod. Taj se "otpad" čak grupira u tri kategorije - muda, mura i muri.

Muda: referira se na aktivnost koja nastaje kad se odvija proces bez vrijednosti, kao prijevoz dobara s jedne na drugu lokaciju ili čekanje da stroj obavi svoj posao. Članovi tima moraju pronaći nešto što će raditi u tim situacijama

Mura: svaki tim dobiva jednako vremena za ispunjenje posla

Muri: cilj je reducirati sve što bi moglo biti prepreka obavljanju posla, a pod time se misli na stres, loše ili krive alate, lošu organizaciju

Prednosti:

- projekti ostaju unutar zacrtanog budžeta

- perfekcionizam je cilj

- malo "praznog hoda

Mane:

- zahtijeva mnogo rada ispočetka u već postojećem procesu

- konstantno se mora usavršavati i vježbati

7. PMI/PMBOK

Dakle, PMI (Project Management Institute) i PMBOK (Project Management Body of Knowledge) su zapravo voditi za upravljanje projektima. To zapravo nisu metodologije, ali treba ih uzeti u obzir jer daju uvid u bit svega. Nadalje, prema njima, postoji pet faza svakog upravljanja projektima i svaki menadžer ih se mora pridržavati: inicijacija, planiranje, egzekucija, nadgledanje i zatvaranje projekta. Kroz vodič su sve te faze detaljno objašnjene.

8. Critical Path (kritični put)

Kod ove metodologije sve se veže uz učinkovitost. Za početak, potrebno je sastaviti listu svih zadataka koji moraju biti završeni. Nakon toga treba mapirati trajanje svakog zadatka i navesti koji je ovisan o kojem. Na taj način može se odrediti koje dijelove projekta je moguće obaviti istovremeno te na taj način uštedjeti vrijeme.

Prednosti:

- bolje planiranje

- bolje prognoziranje

- brži završetak projekata

Mane:

- reducirana fleksibilnost

- ne funkcionira sa svakim projektom

9. Critical Chain (kritični lanac)

Riječ je o alternativi za "critical path" koja prepoznaje kad nije moguće neki projekt obaviti na najbrži mogući način, odnosno, kad projektu treba pristupiti nešto detaljnije i s više pažnje. Zapravo, najbolje je razmišljati o ovoj metodologiji kao pesimistu, a prethodnoj kao optimistu. Jer, "critical chain" zapravo služi za rad unazad i detekciju problema. Ova metodologija sjajna je za projekte s ograničenim budžetom.

Prednosti:

- bolja pripremljenost za zastoje

- efikasnost u smislu budžeta

- jasna ideja i realan rok

Mane:

- zahtijeva previše planiranja

- zahtijeva prethodno iskustvo za pravilno izvođenje

10. Six Sigma (šest sigma)

Radi se o skupu tehnika i alata za poboljšanje procesa. Pojam je uveo inženjer Bill Smith dok je radio u Motoroli 1986. Jack Welch je to napravio glavnim predmetom njegove poslovne strategije u firmi General Electric 1995. U današnje se vrijeme ovaj pojam koristi  u više industrijskih sektora. Nadalje, šest sigma teži poboljšati kvalitet izlaznog proizvoda procesa otkrivajući i otklanjajući uzroke defekata i minimiziranjem varijabilnosti u proizvodnom i poslovnom procesu. Koristi metode kvaliteta upravljanja, najviše empirijske, statističke metode i kreira specijalnu infrastrukturu ljudi unutar organizacije, koji su stručnjaci u ovim metodama. Svaki šest sigma projekt koji se donosi unutar organizacije prati definiran niz koraka i ima posebne vrijednosne ciljeve, naprimjer: smanjiti ciklusno vrijeme procesa, smanjiti zagađenje, smanjiti troškove, povećati zadovoljstvo korisnika te povećati profit.

Prednosti:

- povećana šansa za uspjeh

- procesi su vredniji

- manje "Praznog hoda

Mane:

- teško za implementaciju

- zahtijeva od sudionika certifikat "Six Sigma

ZAKLJUČNO

Bez obzira na metodologiju, istraživanja pokazuju da 48 posto projekata ne završi se na vrijeme, a njih 43 posto ne završi se uz zacrtani budžet. Stoga, najbitnije je prije odluke o metodologiji napraviti detaljnu analizu projekta, zatim odrediti ciljeve te na kraju odlučiti kojom metodologijom se oni mogu ispuniti.