Treba prekinuti desetljeće negativne selekcije

Primjena projektnog menadžmenta povećava šanse da projekt ispuni svoje ciljeve, a to nije samo fraza, to pokazuju i mnoga istraživanja, ističe Dino Butorac direktor tvrtke PM Mentor i dodaje da prema rezultatima istraživanja koje je ove godine objavio Project Management Institute (PMI) kažu da 37,7 posto projekata ne uspije ispuniti ciljeve radi kojih su pokrenuti. Što napraviti kako ne bismo upali u tih "crnih" 37,7 posto. Vrlo sažeti i očiti odgovor koji nudi isto istraživanje - trebamo koristiti projektni menadžment. Ali krenimo još samo malo detaljnije.

Koliko se u Hrvatskoj prepoznaje važnost projektnog menadžmenta? Kakva je situacija u malim i srednjim, kakva u velikim firmama?

Kod onih organizacija čiji su projekti uspješniji bitno se češće pojavljuju sljedeće karakteristike fokus na kontinuirani formalni trening projektnih menadžera i njihove mogućnosti napredovanja (career path), certificiranje projektnih menadžera i korištenje standardiziranih metoda projektnog menadžmenta u cijeloj organizaciji, težnja da projekti budu u skladu sa strategijom organizacije, počevši od njihovog odabira pa sve do njihovog izvođenja .

Što dakle učiniti ako želimo uspješnije projekte?

Poradimo na tim karakteristikama u svojoj organizaciji. Drugim riječima, primjenjujmo projektni menadžment. Ako se sad prebacimo na stanje u Hrvatskoj, istina je (i tu) gruba. Poslovni benefiti projektnog menadžmenta ne prepoznaju se u dovoljnoj mjeri. U nekim situacijama čak se i ne žele prepoznati. Nemam konkretnih podataka ili rezultata istraživanja koji bi to mogli potvrditi, ali takav je moj dojam na temelju razgovora s mnogim kolegama koji se bave projektnim menadžmentom u zemljama Zapadne Europe ili pogotovo Sjeverne Amerike, ali i Azije i Južne Amerike.

Kakva je situacija kod nas?

Takva situacija nas ne bi smjela previše čuditi. Znamo da je u Hrvatskoj najveća kompanija upravo država, i da kriteriji kvalitete često popuštaju pod pritiscima korupcije i protekcionizma. Postoje brojni sudski procesi koji to potvrđuju a koji vjerojatno pokazuju samo vrh ledene sante.

Desetljeća negativne selekcije u tom okruženju dovela su do toga da možemo zamisliti da je čak i poželjno da se poslovi obavljaju što dulje i što skuplje, jer provizije su onda veće, i veći je broj "uhljeba" koje je u takve strukture moguće ugraditi. Prevelika, preskupa i prespora državna uprava koju u Hrvatskoj imamo dobar je indikator da je upravo o tome riječ.

U takvom okruženju, pravilna primjena projektnog menadžmenta dovela bi do dijametralno suprotnih efekata i naštetila bi tim skrivenim motivima.

Ako državnu upravu maknemo na stranu, situacija je znatno bolja kod većih firmi, prvenstveno kod onih koje su zapravo lokalna predstavništva multinacionalki i koje su svoj način rada i organizacijske kulture "naslijedile" iz svojih uređenijih matica. U tim se firmama projektni menadžment ne dovodi u pitanje jer je ugrađen u njihove procese i predstavlja business-as-usual.

Kod manjih firmi situacija je raznolika i postoje firme koje prihvaćaju projektni menadžment kao normalnu komponentu svog načina rada, no rekao bih da su te u velikoj manjini. Percepcija većine je možda takva da je investiranje u projektni menadžment nepotrebni trošak, pogotovo u skupim i birokratskim uvjetima poslovanja u Hrvatskoj, međutim upravo bi projektni menadžment mogao predstavljati priliku za istovremeno povećanje vlastite efikasnosti i smanjenje troškova poslovanja.

Na koji način firme ulažu u edukaciju PM-a? imaju li sluha za to?

Najviše sluha pokazuju one firme koje i koriste projektni menadžment, što je i očekivano. U svjetlu općeg pada poslovnih rezultata prošlih godina nije iznenađujuće da je stezanje kaiša zahvatilo i ulaganje u sustavnu edukaciju projektnih menadžera. To se naravno odnosi na one koji su ulagali i prije.

Jedan trend koji sam uočio u zadnje vrijeme je da su firme sve sklonije sporadičnom investiranju u edukaciju, i to sve češće u obliku nagrade za zaposlenika kojeg ne mogu ili ne žele nagraditi kroz financijsku kompenzaciju.

Imaju li tvrtke potrebu za unajmljivanjem projektnih menadžera?

Najam projektnog menadžera može biti zanimljiv u situaciji kad firma želi pokrenuti projekt, a nema raspoloživih vlastitih projektnih menadžera. Bilo zato što ih nema uopće, bilo zato što su oni koje ima već zauzeti postojećim angažmanima.

Kad je riječ o kraćem projektu, možda samo nekoliko mjeseci, unajmljivanje može biti i brža i jeftinija opcija od zapošljavanja projekt menadžera. Pogotovo ako je neizvjesno hoće li po završetku tog projekta i dalje biti dovoljno posla za novozaposlenog PM-a. Fleksibilnost troškova unajmljenog projektnog menadžera je bitno veća.

Sljedeći zanimljiv scenarij su projekti koji ne traže full-time angažman projektnog menadžera. Part-time najam može riješiti taj problem.

U nekim slučajevima može se tražiti da projektni menadžer ima odgovarajuće iskustvo na sličnim projektima, najčešće jer je to jedan od uvjeta javnog natječaja. Ako nemamo takvog stručnjaka već zaposlenog, najam može biti rješenje. U tu kategoriju spadaju i natječajni uvjeti da projektni menadžer bude certificiran.

Postoje situacije i kad uprava želi angažirati projektnog menadžera jer želi veću razinu objektivnosti, odnosno kad na toj poziciji žele nekoga tko je manje podložan uredskoj politici.

Kao što vidite, postoji cijeli spektar raznih situacija u kojima je najam projektnog menadžera bolji odabir od zapošljavanja. Dodatna mogućnost kod najma je i opcija angažiranja tima za projektni menadžment koji se može sastojati od više osoba i više uloga -- projektni menadžeri, projektni asistenti, projektni administratori, i slično. Iako možda djeluje skupo i pretjerano za većinu projekata, u praksi je kombinacija projektni menadžer + projektni asistent cjenovno u istom razredu kao i najam jednog projektnog menadžera, a po performansama znatno bolja.

Tvrtke dakle vrlo često imaju potrebu za koju bi najbolje rješenje bilo unajmljivanje projektnog menadžera. No u Hrvatskoj se još uvijek relativno rijetko dešava da tvrtke to prepoznaju, i još je rjeđe da tako i postupaju, a tu se onda vraćamo ponajviše na problematiku vezanu uz prvo pitanje i prepoznavanje važnosti projektnog menadžmenta.