Pet osnovnih koraka za uspostavu e-Poslovanja

Broj elektroničkih usluga i servisa svakog se dana povećava i sve je više povezano s poslovnim procesima i informacijskim sustavima u organizacijama. Tomu se treba najbrže i najjednostavnije prilagoditi.

E-poslovanje više nije opcija, nego nužnost želimo li biti konkurentni i držati korak s vremenom. Broj elektroničkih usluga i servisa svakog se dana povećava i sve su više povezanio s poslovnim procesima i informacijskim sustavima u organizacijama. Što je potreba za e-poslovanjem veća, to se sve više postavlja pitanje kako se mi možemo najbrže i najjednostavnije tomu prilagoditi.

S time na umu, FINA je pripremila jednostavne smjernice za poduzetnike koji žele uvesti e-poslovanje u svoju organizaciju i digitalizirati poslovne procese.

1. Definiranje poslovnih procesa za digitalizaciju

Prvi je korak donošenje odluke o tome koje poslovne procese želimo digitalizirati. To su najčešće oni u kojima neka fizička osoba potpisuje dokumentaciju. Kako papir zamjenjujemo elektroničkim dokumentom, tako i potpis na papiru treba zamijeniti pravovaljanim elektroničkim potpisom.

2. Digitalni certifikati - kako znati koji su nam potrebni?

Ovisno o tome tko u procesu potpisuje dokumentaciju (fizička ili pravna osoba), rabe se različite vrste certifikata. Za potpis koji zamjenjuje potpis osobe na papiru primjenjuju se certifikati koji se izdaju na osobu povezanu s poslovnim subjektom. Do 2017. certifikati koji zamjenjuju vlastoručni potpis izdavali su se isključivo na kriptografskom uređaju (pametna kartica ili USB token na koji je pohranjen privatni ključ) koji je trebao biti u isključivom posjedu potpisnika. Od prošle godine Fina je počela izdavati certifikate za  e-potpis u oblaku. Taj se certifikat može upotrebljavati u bilo kojem internetskom ili mobilnom servisu u kojem je potreban elektronički potpis. Njegova je prednost što korisnik elektroničke dokumente ili podatke jednako potpisuje mobitelom, tabletom ili računalom, dakle ne treba posjedovati poseban kriptouređaj. Ako je potreban potpis pravne osobe, treba se koristiti certifikatom za    e-pečat koji potvrđuje da je dokument potpisala odnosno pečatirala ta pravna osoba. Finine certifikate na kriptografskom uređaju danas ima gotovo svaki poslovni subjekt, a certifikati za e-pečat relativno su nova vrsta certifikata koju na temelju uredbe eIDAS Fina izdaje od prosinca 2017. Ako imate neki web servis putem kojeg se vrši plaćanje ili je potrebno zaštititi komunikaciju, potrebno je koristiti certifikat za zaštitu mrežnih stranica (SSL certifikat). Microsoft je 2. listopada 2018. uvrstio certifikat Fina Root CA u svoj program ‘Trusted Root Certificate.’ Za krajnje korisnike to znači da će IT sustavi (servisi) koji se koriste Fininim certifikatima za autentifikaciju mrežnih stranica od sada automatski te certifikate prepoznavati kao pouzdane, a krajnji korisnici neće dobivati upozorenje da su stranice nesigurne.

3. Potpisno rješenje

Da bi se elektronički potpis ili e-pečat mogao staviti na dokument i da bi bio ispravno izrađen, osim digitalnih certifikata koje izdaje kvalificirani izdavatelj usluga povjerenja treba imati potpisna rješenja usklađena s potpisnim standardima, s uredbom eIDAS, i to u propisanim potpisnim formatima AdES. Fina u ponudi već ima gotova klijentska i serverska rješenja za potpisivanje namijenjena za integraciju u sustave.

4. Vremenski žig

Vremenski žig još je jedna važna sastavnica elektroničke isprave. Upotrebljava se kao dopuna elektroničkom potpisu ili neovisno o elektroničkom potpisu, kad je u procesu važno vrijeme. Važan je za zadržavanje validnosti dokumenta u dugom razdoblju, pogotovo za dokumentaciju koja se mora arhivirati na dulji rok.

5. Arhiviranje elektroničke dokumentacije

Budući da svi prethodni koraci sadržavaju elektroničku razmjenu informacija i dokumenata, to podrazumijeva i njihovu elektroničku pohranu u onom obliku u kojem su nastali. Fina e-Arhiv jest servis koji omogućuje arhiviranje svih oblika poslovnih dokumenata nastalih u materijalnom ili digitalnom obliku, dokumenata i korisničkih podataka elektroničkih servisa    (e-servisa) koji su povezani sa sustavom Fina e-Arhiv ili bilo kojih drugih vrsta dokumenata/podataka koje će korisnik stvoriti i zatim arhivirati. Prilagodljivost korisnicima riješena je različitim modelima pristupa servisu, što podrazumijeva pristup putem internetske aplikacije (pogodno za male korisnike) i potpunu automatizaciju ili izravno u sklopu internoga poslovnog sustava, što je pogodno za veće korisnike.