Kako izraditi održivi projektni plan i budžet koji neće biti „kratak“

Trećina projektnog budžeta (čitaj para) ode u vjetar. 💰 Točnije 35%, stoji u poznatom godišnjem PMI izvještaju Pulse of the Profession | PMI.

Zašto vam projekti propadaju? Zašto projekte završavate s financijskim minusima? Zašto vam projektni zadaci kasne iako ste sve unaprijed dogovorili?

Na gotovo svim analizama problematičnih projekata na kojima sam radila izvor problema („root cause“) se nalazio u planiranju projekta. Sve, ali baš sve što smo u toj fazi odradili površno kasnije dolazi na naplatu. Rješavanje problema na projektu rezultirati će neplaniranim dodatnim poslovima za neke članove tima i dodatna financijska sredstva. I gore od toga, to su resursi i sredstva koja ćemo vjerojatno odrezati s nekog drugog projekta ili izvora i na taj način blokirati neke druge bitne poslove. I korak dalje, strateški portfolio plan se neplanirano mijenja…

KVALITETNO PROJEKTNO PLANIRANJE PREVENIRA MINUSE

Budžet projekta čine sredstva koja su nam potrebna za realizaciju ciljeva projekta. Stoga se određivanje troškova odnosno projektnog budžeta treba bazirati upravo na kvalitetno projektnom planu rada.

U nastavku donosim nekoliko ključnih savjeta:

• Kada pokrećemo projekt uvijek imamo neke stavke čije troškove nismo u mogućnosti precizno procijeniti. Legitimno je reći „ne znam“, međutim, troškovna stavka ne smije ostati prazna. Tim treba razraditi nekoliko scenarija i na pretpostavkama procijeniti barem grube troškove.
• Drugi najčešći uzrok pogrešnog budžetiranja je nekompetentnost procjenitelja. Samo jedna osoba, npr. voditelj projekta ili vlasnik produkta nikada ne može imati dovoljno znanja i iskustva na svim područjima koje kači projekt i samim time ne može predvidjeti sve poslove, znanja, alate i opremu potrebne za realizaciju. Kompetentni tim.
• Tehnika koja daje najprecizniji projektni budžet je „bottom up“. Kao što sama riječ kaže, procjena troškova se doslovno radi od najmanje projektne aktivnosti pa nadalje grozda prema cjelinama. To nije jednostavan zadatak, modelira se timski uz prethodnu analizu potreba projekta i definiranje opsega rada.
• Važna stavka u budžetu je „iznos rezerve“ za (gore spomenute) nepoznanice i rizike, a „bottom up“ tehnika omogućava da i tu budemo precizniji.
• Jednom kreiran, projektni plan nije uklesan u kamen! To je iterativni proces. Tokom realizacije projekta događaju se situacije zbog kojih je potrebno mijenjati resurse, prilagoditi rokove, promijeniti budžet ili opseg rada. Promjene na projektu su život i nisu sporne već problemi nastaju kada se replaniranje ne provodi u dogovoru s timom.

Naravno, projekt baš nikada neće završiti u lipu kako smo planirali, ali postoje tehnike koje preveniraju velike razlike i glavobolju.

RADIONICA „PROJEKTNO PLANIRANJE VREMENA, RESURSA I IZRADA BUDŽETA“ - 22.TRAVNJA 2022.

Ukoliko želiš naučiti ili usavršiti znanje kako izraditi projektni i budžet projekta prema PMI Standardima primjenom bottom-up tehnike, prilika je radionica koja se održava 22.4.2022. uživo. Prijave i dodatne informacije na:  Otvorene radionice – Prototip05 ili info@prototip05.hr ( mailto:info@prototip05.hr ).

Sudionici radionice se usavršiti vještine i znanja:

- kako precizno raspisati projektne aktivnosti /posao koji moramo zaista odraditi

- kako procijeniti troškove i odrediti projektni budžet koji neće biti „kratak“

- kako identificirati resurse potrebne za kvalitetnu realizaciju projekta

- kako izraditi Projektnu povelju koja govori jezikom Poslovnog plana

- kako postaviti smislene ciljeve (KPI) projekta

- i saznati kakve veze ima krajnji korisnik s projektnim planom.

Sudionici radionice će koristiti gotove predloške za izradu projektnog plana i projektnu povelju.

Da zaključimo, svrha projektnog plana je realistično prikazati poslove koje članovi tima trebaju odraditi u određenim rokovima, a nadalje nam služi za određivanje projektnog budžeta i mjerenje performansa projekta. Stoga, pametno planirajte.

O autoru:

Marina Dražić, Product & project management konzultant & vlasnik Prototip05 www.prototip05.hr