Sedam koraka do savršenog sastanka

Sastanci su dio svakodnevnice u mnogim kompanijama gdje se obavlja timski posao i u kojem sudjeluje samim time više osoba. A da bi sastanak bio uspješan, moramo se pripremiti i imati pozornost prisutnih, što znači da ne smijemo zamarati nepotrebnim detaljima i umarati ljude oko sebe.

Kako bi sastanak bio što uspješniji dovoljno je pratiti sedam koraka koje ćemo vam predstaviti i olakšati ovu ponekad stresnu stavku svakodnevnog radnog dana.

1. Pozovite samo bitne ljude

Nije potrebno da na sastancima budu zaposlenici koji ionako slušaju što im nadređeni kaže. Dovoljno je pozvati nadređene za posao koji se želi obaviti, popraviti ili pohvaliti, a potom neka oni to šire dalje podređenima. Time se dobiva na pozornosti i izostavljate brojne upitnike iznad glava prisutnih. Nažalost, prema istraživanjima, na svakom sastanku je 15 do 25 posto osoba koje tamo ne bi trebale biti, čime im se troši vrijeme, a samim time usporava posao.

2. Pripremite se

Oko 75 posto sastanaka ima neku agendu i potrebno je predstaviti ju na pravi način. Pripremite se prije toga, najbolje večer prije, a ne da se sve radi u hodu jer tad se mnogo toga može zaboraviti.

3. Pojednostavite tematiku

Uvijek se zapitajte postoji li lakši način za predstaviti i objasniti ono što tražite jer svaka komplikacija može dovesti do šuma u komunikaciji. Primjerice, Steve Jobs je jednom izjavio nešto za pamćenje: "Ljudi koji znaju što pričaju e trebaju PowerPoint.".

4. Služite se svojim uređajem (Bring Your Own Device - BYOD)

Dajete primjer ako se za posao služite svojim uređajem i potičete druge da to čine. Jer, to zapravo potiče zaposlene da izvan radnog vremena naprave nešto što nisu stigli ili da nešto provjere. Na kraju, to stvara naviku kod zaposlenika, da mogu sve obaviti i sami, bez da strahuju ako su u nekoj gužvi ili problemu koji ih udaljava od radnog mjesta. Također, ako imate svoje uređaje, ne gubite vrijeme na spajanje onih u kompaniji, a i lakše ćete se snaći na onome što vam je poznatije - vaš uređaj, softver i alati.

5. Vizualizacija

Unaprijed si vizualizirajte sastanak i na taj se način pripremite kako bi bili spremni na svaku situaciju. Vrlo jednostavan način za rješavanje treme i stvaranje rutine, odnosno kod onih koji vas slušaju, stvaranju dojma da ste puni samopouzdanja i znate u potpunost sve o onome što pričate.

6. Demokratčnost

Neki sastanci znaju biti prilično užareni jer se mogu sukobiti razna mišljenja. Svima dajte jednaku priliku da izlože ili pitaju što žele. I ne samo to, da bi svi bili jednaki i imali pozornost, bitno je naglasiti da se nitko ne smije koristiti mobilnim uređajima dok traje sastanak. Nije ugodno vidjeti nekoga kako tipka dok govorite. Primjerice, u Bijeloj kući prije svakog sastanka svi koji na njega odlaze moraju prije odložiti u posebnu kutiju svoj mobilni uređaj. Pa ako je to dobro za Bijelu kuću, jest i za sastanak koji želite održati.

7. Rezultat

Nema smisla održati sastanak, ako se ne zna što želimo kao rezultat. Svakako odmah to zacrtajte i podcrtajte te kompletnu prezentaciju vodite u smjeru jasnog objašnjenja kako stići do željenog rezultata.