Rješavanje paradoksa učinkovitosti

Zaposleni ste? Raspored vam je pun sastanaka, resursi su vam iskorišteni skoro do kraja, radite na petnaest projekata u isto vrijeme? Mislite da ste najučinkovitija osoba na svijetu? Jeste li zaista? Bit učinkovitosti je stvaranje vrijednosti, a zaposlenost ne stvara nužno vrijednost. To nazivamo paradoksom učinkovitosti.

Niklas Modig, autor najprodavanije knjige na temu lean metodologije “This is lean - Resolving the Efficiency Paradox“ gost je ovogodišnje, osme zaredom, QED konferencije tvrtke CROZ na kojoj će uz predavanje Nikolasa Modiga biti organizirana predavanja uvaženih domaćih i stranih stručnjaka te okrugli stolovi. Tema ovogodišnje konferencije, koja će se održati od 18. do 20. svibnja  u Zadru, je spajanje kvalitete i učinkovitosti, a u nastavku donosimo kratak pregled Modigove knjige u kojoj objašnjava spomenuli paradoks učinkovitosti s kojim se sureću gotovo sve organizacije.

Da bismo uopće mogli razumjeti paradoks učinkovitosti, važno je razlikovati dva njena oblika - resursnu učinkovitost i učinkovitost toka. Resursna učinkovitost je tradicionalna forma učinkovitosti, bazirana na maksimalnom iskorištavanju resursa. Ekonomski razvoj se već stotinama godina temelji na pronalasku boljeg načina iskorištavanja resursa.

S druge strane stoji učinkovitost toka - dimenzija učinkovitosti dizajnirana prema potrebama korisnika kojom se trudimo minimizirati vrijeme toka „slučaja“ kroz organizaciju. Slučaj može biti fizički proizvod neke tvrtke, pacijent u bolnici ili projekt razvoja novog mobilnog uređaja.

Učinkovitost toka u koliziji je s povijesnim i prirodnim fokusom učinkovitog iskorištavanja resursa. Iako je bitno učinkovito iskorištavati resurse, bitno je i učinkovito ispuniti potrebe korisnika - obje vrste učinkovitosti iznimno su važne.

Mnoge organizacije koncentriraju se samo na resursnu učinkovitost, a visoka iskorištenost resursa se pritom ne smatra samo prednošsti, često je i glavni cilj.  Isti način razmišljanja dovodi nas do pretpostavke da organizacija kojom se dobro upravlja nema slobodnih kapaciteta. Iz perspektive organizacije to izgleda kao pozitivna stvar, no može predstavljati problem u perspektivi korisnika jer će to stanje vrlo brzo umanjiti učinkovitost toka.

Niklas Modig je jedan od vodećih svjetskih govornika na području lean managementa. Najpoznatiji je kao autor najprodavanije knjige na području leana “This is lean - Resolving the Efficiency Paradox“ koja je snažno utjecala na procese u mnogim industrijama. Niklas je dosad jedini stranac koji je  imao priliku provesti tisuće sati promatrajući organizaciju i način rada unutar Toyote kako bi mogao primijeniti Toyotine lean principe u kontekstima drugih industrija kao i osobnog razvoja.

Jedan od  doprinosa Modigove knjige jupravo je način na koji objašnjava stanje organizacija kroz matricu učinkovitosti.

Prema matrici učinkovitosti, operacije tvrtke se mogu optimizirati prema dvije osi koje predstavljaju dva njena spomenuta oblika - resursnu učinkovitost i učinkovitost toka. Učinkovitost toka je mjera brzine i neprekinutosti ispunjavanja korisničkih zahtjeva. Učinkovitost resursa je mjera iskorištenosti resursa tvrtke. Podizanje obje vrste učinkovitosti leži na međusobno isključivim premisama - jači fokus na iskorištavanje resursa povećava količinu posla koji moramo obaviti. Nažalost, dio tog posla ne stvara dodatnu vrijednost, ali ga i dalje moramo obavljati. Taj posao je suvišan jer njime uzalud trošimo resurse.

Prema matrici tvrtka može biti u četiri stanja učinkovitosti - pustoš, učinkoviti ocean, učinkoviti otoci i savršeno stanje (lean). Dostizanje savršenog stanja ogroman je izazov i put do njega iznimno je različit za svaku tvrtku, posebno zbog raznih varijacija koje se događaju u poslu, razlika u načinu razmišljanja, djelovanja i metodlogijama koje se upotrebljavaju unutar tvrtke. Povećanjem varijacija tvrtke često moraju birati između optimiziranja toka ili optimiziranja resursne učinkovitosti. Mnoge su tvrtke krenule krivim putem kopiranja lean metodologija Toyote i drugih uspješnih tvrtki koje se oslanjaju na učinkovitost toka - put prema leanu vrlo je specifičan za svaku organizaciju pa će iste metode i alati u različitim organizacijama dati drugačije rezultate.

Pronalazak ravnoteže između dvije dimenzije učinkovitosti je zlatni gral filozofije lean menadžmenta, a Niklas Modig je jedan od onih koji najbolje razumiju kako doći do njega.

Niklasa možete čuti i vidjeti kao predavača na QED konferenciji.