Svjetske statistike pokazuju da čak 60% projekata koji isporuče krajnji rezultat ne donose korist organizaciji, a projekti koji i ostvare korist u 40% slučajeva se stvarne vrijednosti razlikuju u odnosu na projekcije.
Diljem svijeta velike organizacije ulažu velik novac u provedbu projekata i programa. Upravljanje promjenama je postao kritičan faktor uspješnosti organizacije, a unaprjeđenje upravljanja projektima i programima je ključno za taj uspjeh. Većina stručnjaka podržava činjenicu da su organizacije koje prate realizaciju projekata i vrijednosti koje donose gotovo duplo uspješnije od ostalih, a ključan faktor u tome je PMO.
Različiti su razlozi zašto organizacije imaju PMO a neki od njih su:
- Povećanje uspješnosti projekata i programa s ciljem ostvarivanja dodatne vrijednosti za organizaciju.
- Smanjenje rizika neuspješnosti projekata s ciljem boljeg planiranja i završavanja projekata u roku, budžetu i očekivanoj kvaliteti.
- Efikasno upravljanje resursima s odgovarajućim vještinama.
- Efikasnije upravljanje promjenama mijenjanjem poslovnih modela i prilagodba trendovima.
Zvuči korisno? Da, ali.... Mnoge organizacije su i dalje sumnjičave, jer postoje mnogobrojni primjeri uspješno vođenih projekata i programa bez PMO-a. Također, PMO se smatra samo dodatnim troškom, koji donosi malo dodatne vrijednosti u projektnim isporukama, a s druge strane ima dosta birokratskih procedura koje je potrebno slijediti. Iz tog razloga ću vam detaljnije pokušati približiti uloge i modele zrelosti te ključne faktore za uspjeh ukoliko se odlučite realizirati ideju PMO-a u svojoj organizaciji.
Uloge i modeli zrelosti
Vjerojatno, kao većina na spomen termina PMO pomislite „administracija“. Međutim, stvarnost je potpuno drugačija. PMO ima višestruke uloge u organizaciji koje možemo podijeliti prema složenosti vrsta usluga koje pružaju (operative i strateške) i prema uključenosti u aktivnosti opskrbe („supply“) i potražnje („demand“). Na primjer, kontrola projektnih isporuka i koristi (operativna uloga), upravljanje resursima i portfeljem (strateška uloga), unapređenje alokacije resursa na odobrenim projektima (aktivnosti opskrbe), identifikacija isplativosti ulaganja, portfelj menadžment i odluke o prioritetima (aktivnosti potražnje).
Detaljnije ću još objasniti vrste usluga jer su preduvjet pri odabiru modela zrelosti.
Usluga podrške podrazumijeva definiranje, uvođenje i evaluaciju PPM (Project Portfolio Management) metodologija, unaprjeđenje procesa, standarda izvještavanja i dokumentiranja, administrativna podrška voditeljima projekata, itd. Usluga savjetovanja podrazumijeva razvoj stručnih kompetencija, kao i mentorstvo i treniranje voditelja projekata, evaluacija performansi i savjetovanje voditelja projekata, širenja znanja o naučenim lekcijama na projektima i programima. Usluga upravljanja podrazumijeva identifikaciju, odabir i prioritet novih projekata, upravljanje i alociranje resursa, savjetovanje višeg menadžmenta, kontrola „zdravlja“ projekta i post-mortem, itd.
PMO možemo promatrati ovisno o zrelosti organizacije kao PO (Project/Program Office), PMO (Project/Program/Portfolio Management Office), međutim konačni cilj organizacije je uspostaviti Strateški PMO ured (u literaturi i EPO - Enterprise Project Office).
PO je primjenjiv ukoliko imate jedan veliki projekt ili program, funkcijsku organizaciju, nekoliko politika i procedura, jednog voditelja projekta/programa te ima funkciju podrške projektima.
PMO ima smisla osnovati ukoliko imate više projekata, više voditelja projekata, neku od matričnih tipova organizacije, te politike, procedure i metodologije upravljanja projektima. PMO osigurava funkciju savjetovanja i podrške nad studijima isplativosti, rizicima i izvođenju projekata.
Strateški PMO (EPO) ima ključnu ulogu u osiguravanju da će odluke organizacije o investicijama donijeti najveću vrijednost sa raspoloživim resursima. To podrazumijeva uključenost u strateško planiranje pri identifikaciji projekata i izradi studija isplativosti za opravdanost investicija, planiranje i alokaciju resursa (optimizacija). Međutim, zamka je što EPO neće biti efikasan ukoliko obavlja i sve prethodno navedene funkcije koje imaju PO i PMO, te funkcionira isključivo u organizacijama koje imaju visoku stručnost i vještine u upravljanju projektima i programima.
Ključni faktori uspjeha
Pretpostavimo da sam vas uvjerila i odlučili ste osnovati ili unaprijediti PMO u svojoj organizaciji unatoč svim preprekama. Odakle krenuti? Odaberite model sukladno zrelosti organizacije, naoružajte se strpljenjem i hrabro naprijed.
Ključni faktori uspjeha za osnivanje i napredovanje PMO-a je podrška (sponzorstvo) Uprave, usklađivanje sa ciljevima organizacije, definirane uloge i odgovornosti i naravno stručni djelatnici, oprema i infrastruktura.
Glavni problem s kojim ćete se susresti je otpor višeg menadžmenta iz razloga što ne razumiju vrijednost koju PMO nosi organizaciji. Jednostavno rečeno, voditelji projekata su koordinatori, a PMO koordinira koordinatore.
Nadalje, tu su i postojeća kultura organizacije, odabir pogrešnog modela koji nije u skladu sa zrelosti organizacije, ograničenje u vremenu/budžetu, nejasno komuniciranje koristi koje PMO može donijeti organizaciji, mogu se promijeniti prioriteti organizacije, politički faktori, itd. Zato budite spremni argumentirati svoju ideju i identificirati faktore za mogući neuspjeh.
Kako biste pridobili svoj menadžment razmišljajte o terminima poput „uvećanje vrijednosti“ za organizaciju, unaprjeđenje procesa tehnika i alata za „prioritete“, te efikasno „1 Tim“ upravljanje resursima. I na kraju, najvažnije od svega je „vidljivost“, odnosno konstantna promocija vrijednosti koje PMO donosi organizaciji.
Dobra vijest je da trendovi pokazuju kako organizacije razlikuju projekte od redovitog poslovanja, projektni, programski i portfelj menadžment, te čak 70% organizacija koristi jedan od modela PMO-a.
Uspostava PMO-a nije jednostavno rješenje za kompleksne probleme, što znači da uvođenje PMO-a neće automatski značiti i povećanje uspješnosti projekata. Bitno je identificirati ključne probleme i s kojima se susrećete u poslovanju i koje želite da PMO unaprijedi. U skladu s tim odaberite model jer ne postoji „One size to fit all“ koji se može primijeniti u bilo kojoj organizaciji.
Osigurajte konstantnu podršku višeg menadžmenta i promovirajte vrijednosti koje PMO donosi organizaciji, te strateški upravljajte promjenama i uspjeh neće izostati.
