U prethodnoj smo kolumni (vidi OVDJE) pokazali da je digitalna transformacija (DX) javnog sektora jedva započela. Kao primjer smo uzeli raspoloživu tehnologiju („technology push“) za održavanje virtualnih sjednica Vlade. To omogućuje dislokaciju ministarstava, agencija i državnih ureda izvan Zagreba, dajući stvarni i simbolički doprinos ravnomjernom razvoju svih dijelova Hrvatske. Nažalost nema „authority pull“ aktivnosti, prevedeno kolokvijalno -za to nema niti trunke političke volje..
Netko će prigovoriti da je to preradikalno. Nema te sile koja će ministre koji smatraju da je vlast jedna i nedjeljiva - dakle samo njihova - potjerati iz udobnosti „metropole“. Razmotrimo zato ovdje jedan drugi primjer mogućeg DX-a .Riječ jeooj od javnih službi u RH koju digitalizacija još nije niti dotaknula. To su javni bilježnici. Iako se neki pitaju ima li uopće svrhe takva javna „usluga“ koja je monopolistička i zapravo zakonom „zacementirana“. Ovdje bih išao jednom blažom linijom: svakako je nužno postojanje pravne sigurnosti vezane uz vjerodostojnost dokumenata bitnih za građane i tvrtke, pogotovo u financijskom smislu., Ne bismo li ipak prešli od pečata na papiru prema novim tehnologijama?
U pogledu sigurnosti dokumenata poslužimo se definicijama u standardu informatičke sigurnosti - ISO 27001 i 27002. Tri su glavna aspekta te sigurnosti: povjerljivost, točnost i raspoloživost. Mnemotehnika je laka: Confidentiality, Integrity, Accessibility - C.I.A.! Za sigurnost dokumenata koje treba pohranjivati rečeni standard dodaje još dva aspekta: autentičnost i neporecivost.
Upravo je ovih pet aspekata sigurnosti glavna svrha posla javnog bilježnika. U jednoj dugačkoj rečenici se to može opisati ovako:
„Kod mene ovjereni dokument je spremljen povjerljivo, on se ne može više mijenjati bez traga, može ga se dobiti na uvid iz opravdanog razloga, pouzdano je tko ga je potpisao i taj takav potpis ne može poreći.“.
Sve se ovo sada kod javnih bilježnika ostvaruje papirnato, ručnim potpisivanjem, grotesknim velikim crvenim štambiljima i neizostavnim „jamstvenikom“ - špagicom koja dodatno pojačava vjerodostojnost svih listova dokumenta činjenicom da je načinjena u bojama državne zastave - u Hrvatskoj crven-bijeli-plavi, u Mađarskoj crven-bijeli-zeleni itd. Ovo nije slika iz XIX, nego iz XXI stoljeća, da ne bude zabune!
Može li se ovako konzervativna javna usluga digitalno transformirati?
JESTE LI ZNALI?
... da u svijetu već pomalo počinje digitalna transformacija javnoga bilježništva?
U SAD neke savezne države već priznaju e-Notary usluge. Radi se zapravo o sigurnoj elektroničkoj komunikaciji s javnim bilježnicima. Kako je sustav opisan u Wikipediji, za ovjeru potpisa i pohranu/pristup svojim dokumentima više nije potrebno dolaziti u javnobilježnički ured. Digitalnim potpisima klijenata upravljaju javni bilježnici.
Konkretno imamo primjere e-Notary službenih servisa u SAD u saveznim državama Virdžinija i Minnesota, Arkansas itd.
I druge zemlje kreću u smjeru e-Bilježnika, ovdje primjer Francuske: nakon uploadanja dokumenata prema „Notaire-en-ligne“ se otvara bilježnički spis i ostvaruje kontakt između klijenta i osobnog bilježnika, bez potrebe dolaska u bilježnički ured.
Konačno, na raspolaganju su „neslužbeni“ servisi za sigurno odlaganje dokumenata, vidi primjer „Notarize“ OVDJE. Njihov je smisao da svatko može slobodno odložiti elektronički potpisani dokument na sigurno mjesto, ono koje osigurava svih navedenih pet aspekata informatičke sigurnosti. Svrha takvog servisa je sigurna pohrana i razmjena dokumenata koji se inače ovjeravaju i pohranjuju kod javnog bilježnika.
E-uzorna zemlja Estonija ima sustav e-Notary koji je potpora javnim bilježnicima za komunikaciju s raznovrsnim državnim registrima, kao „poslovno-prijateljsku“ zemlju se reklamiraju OVDJE:
Naši javni bilježnici također imaju sada jedan digialni servis - e-Upisnik. To je usluga kojom se na središnjem mjestu elektronički upisuju predmeti kako su zabilježeni u bilježničkim knjigama tj. neka vrsta indeksa svih javnobilježničkih predmeta. Sami dokumenti se ne pohranjuju elektronički izvan javnobilježničkog ureda.
Sve ovo što smo vidjeli kao iskorak prema digitalnome je ipak tek elektroničko oponašanje papirnatog posla. Naime, još uvijek je za službenu (sudski priznatu) vjerodostojnost dokumenata potreban potpis na papiru i ovjera bilježnika, opet na papiru. Predlažemo transformirati proces ovjere potpisa kod javnog bilježnika na način koji:
- nije inkrementalan, dakle malo poboljšanje „papirnatog“ načina rada (slanje dokumenta bilježniku e-mailom, središnje upisivanje predmeta),
- već je disruptivan, dakle posve mijenja način rada?
Da, takva disruptivna DX se može provesti! Štoviše, za razliku od mnogih zemalja, Hrvatska kroz sustav eGrađani već raspolaže infrastrukturom za takvo što. Time postoji „tehnology pull“, potreban je samo „authority push“ (= „politička volja!“) da se to provede.
Kako bi funkcionirao eBilježnik? Oslanjao bi se na postojeću identifikacijsko-autentikacijsku infrastrukturu sustava eGrađani. Što se krije iza ovog kompliciranog stručnog naziva:
- Identifikacija znači da se svaki sudionik sustava jednoznačno određen, bili on/ona fizička ili pravna osoba (na promjer identitet se određuje OIB-om ili matičnim brojem)
- Autentikacija je mehanizam koji potvrđuje da se u sustav uistinu prijavljuje i da ga koristi osoba čiji je identitet istinit (na primjer korisnik se autenticira pomoću lozinke, otiska prsta ili kartice)
Spomenuta infrastruktura sustava eGrađani se zbog ove dvije funkcionalnosti naziva NIAS (Nacionalni Identifikacijski i Autentifikacijski Sustav). Dakle, prvi korak u budućem korištenju sustava eBilježnik je prijava u sustav eGrađani. Ta se prijava ostvaruje na različite načine, na primjer pomoću kartice zdravstvenog osiguranja, elektroničke osobne iskaznice ili pripadnošću znanstveno-obrazovnoj zajednici. Najrašireniji način je ostvariti mogućnost pristupa prijavom u bilo kojoj poslovnici Fine. Svaki eGrađanin ima kao osnovnu funkcionalnost poštanski sandučić u koju dobiva sve obavijesti od usluga koje su vezane na njegov OIB, na primjer uplatnice za komunalije ili osobne informacije iz sustava javnoga zdravstva itd.
Jedna od usluga koju ovdje promoviramo je i eBilježnik: za osobe u sustavu eGrađani ta usluga će omogućiti da na sigurno mjesto odlože bilo koji elektronički dokument: ugovor, oporuku, izjavu bilo koje vrste, sve ono za što sada trebaju ići kod javnog bilježnika i naravno platiti odgovarajuću pristojbu za ovjeru. Odlaganje takvog dokumenta nije ništa drugo nego obični „upload“, kao kad sada šaljete sliku na Instagram, video na Youtube ili tekstualnu datoteku na Google Disk. Dokument može biti skenirani papir ili bilo koja druga vrsta datoteke koju sustav eBilježnik prihvaća.
U eBilježnik sustavu pohranjeni dokument se može potpisati od jednog ili više sudionika. Jedini uvjet za to je da su kroz NIAS prijavljeni u sustavu eGrađani. Pogledajmo kako to izgleda u primjeru kupoprodajnog ugovora:
- Autor ugovora odlaže nacrt ugovora u sustav eBilježnik i navodi pomoću OIB-a osobe koje ga trebaju potpisati
- Potpisnici dobivaju obavijest u svojem eGrađani sandučiću o potrebi potpisa
- Potpisnici pristupaju dokumentu preko sustava eBilježnik i potpisuju ga elektronički (u različita vremena, s mogućnosti zahtijevanja izmjena dokumenta)
- Ako su potpisnici zahtijevali izmjene, autor ih provodi i zamjenjuje dokument u sustavu eBilježnik -> točka 2.
U jednostavnoj situaciji gdje se odlaže dokument sa samo jednim potpisom, gdje je jedini potpisnik ujedno i autor dokumenta sve navedeno se odvija u jednoj objedinjenoj aktivnosti.
Takav dokument odložen i potpisan u sustavu eBilježnik je posve vjerodostojan i funkcionalan, odnosno siguran u svih pet aspekata koje predviđa standard ISO 27001 i 27002:
- Povjerljivost: budući da je dokument odložen pod uvjetima sigurnosti eGrađani do njega može dostupiti samo „vlasnik“ i osobe koje on ovlasti (npr. zemljišno-knjižni odjel suda u slučaju kupoprodaje nekretnine)
- Točnost: jednom potpisani dokument u sustavu eBilježnik se ne može mijenjati; potpisnici ga mogu službeno (ovjereno, sljedivo) zamijeniti drugim dokumentom (npr. nova oporuka)
- Raspoloživost: Za razliku od pohrane kod javnog bilježnika, dokument je ovlaštenim osobama raspoloživ za službeni uvid bilo kada i s bilo kojeg mjesta (npr. na sudu tijekom rasprave)
- Autentičnost: znači da je dokument odložila osoba koja se ispravno identificirala (npr. da je svjedodžbu „uploadala“ uistinu ona škola koja ju je izdala)
- Neporecivost: zbog navedenih sigurnosnih svojstava se dokument odložen u sustav eBilježnik ne može osporiti (npr. nasljednici ne mogu osporavati da je oporuka sadržajno uistinu onakva kakvu je preuzeo sud, da je uistinu potpisana od oporučitelja, te da je datum oporuke točan).
Glavna korist o sve više i više digitalnih servisa bi bilo pojačanje korištenja sustava e-Građani. Kakva je s tim sustavom situacija sada i kakvi su njegovi izgledi u narednom razdoblju, više u ovoj kolumni naredni ponedjeljak!
Dr.sc. Miroslav Mađarić
Nezavisni inovacijski konzultant
